أفضل برامج لإدارة حسابات البريد الإلكتروني

عناصر الموضوع

1- ماهو برنامج إدارة حسابات البريد الإلكتروني

2- أفضل برامج لإدارة حسابات البريد الإلكتروني

3- أشهر برامج لإدارة حسابات البريد الإلكتروني

4- أهم الميزات التي يجب البحث عنها في أداة إدارة البريد الإلكتروني

كما يعلم أي رجل أعمال، فإن البريد الإلكتروني جزء أساسي من إدارة الأعمال. ومع ذلك فإن صندوق البريد الوارد الممتلئ يمكن أن يعيق الإنتاجية. ولكن يمكن أن يكون للبريد الوارد الممتلئ تأثير سلبي على الإنتاجية.

في هذا المقال سنعرض لك أفضل برامج لإدارة حسابات البريد الإلكتروني لمساعدتك على متابعة بريدك الإلكتروني. من الأدوات التي تساعدك على تنظيم صندوق الوارد الخاص بك إلى الأدوات التي تساعدك على تنظيم اتصالاتك والتعاون مع الآخرين. من المؤكد أنك ستجد الأداة المناسبة لاحتياجاتك.

1- ماهو برنامج إدارة حسابات البريد الإلكتروني

برنامج إدارة حسابات البريد الإلكتروني هو أداة لتنظيم وإدارة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك. وهو مصمم لجعل البريد الإلكتروني أكثر قابلية للإدارة لكل من الأفراد والشركات. من التنظيم إلى الأتمتة تتجاوز حلول إدارة البريد الإلكتروني ما يمكن أن يفعله عميل البريد الإلكتروني العادي. وتؤدي الميزات الرئيسية مثل المجلدات والقواعد والتقويمات وصناديق البريد الوارد المشتركة إلى إضفاء النظام على الفوضى، وفي بعض الحالات تتيح التعاون.

تربط ميزات التكامل الاتصالات مع إدارة علاقات العملاء وبيانات المشروع لتوفير السياق. كما أنها تساعد على الاستفادة من أفضل الممارسات في إدارة البريد الإلكتروني. علاوة على ذلك يمكن استخدامه لمجموعة متنوعة من حالات الاستخدام. بما في ذلك دعم العملاء ودعم الموظفين والمبيعات والتسويق.[1]

2- أفضل برامج لإدارة حسابات البريد الإلكتروني

يعتمد أفضل برامج لإدارة حسابات البريد الإلكتروني على احتياجاتك المحددة. وفيما يلي قائمة بالأدوات التي تغطي حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا. نستعرض أفضل الحلول، مع التركيز على الميزات الرئيسية مثل قابلية التوسع والسعر والتكامل وسهولة الاستخدام.

• برنامج Missive

للفرق الصغيرة والمتوسطة التي تبحث عن مزيج مثالي من الوظائف والقدرة على تحمل التكاليف.

Missive هو برنامج متكامل وبديهي وقوي لإدارة البريد الإلكتروني، مصمم لمساعدة فرق العمل على إدارة اتصالاتهم.

يستخدم Missive أدوات تعاون متقدمة مثل الدردشة، وصندوق بريد الفريق، والتأليف المشترك، والمهام، والتقويم، والحالة، وما إلى ذلك. داخل صندوق البريد من أجل مساعدة الفرق على التعاون. بالإضافة إلى ذلك تتوفر مجموعة من الأدوات للحفاظ على إنتاجية الفرق. يمكن للقواعد أتمتة سير عمل الفريق من خلال تشغيل الإجراءات عند استيفاء شروط معينة. يمكن أيضًا مشاركة الإجابات والقوالب الجاهزة مع الجميع في الفريق أو المؤسسة، بحيث يمكن الإجابة عن الأسئلة الشائعة في وقت أقل. كما يمكن دمج محادثتين مرتبطتين في واحدة لتجنب زيادة عبء البريد الإلكتروني.

• برنامج Microsoft Outlook

ربما يكون Microsoft Outlook أحد أشهر أدوات إدارة حسابات البريد الإلكتروني المتاحة؛ فهو يحتوي على جميع الميزات الأساسية التي تتوقعها من برنامج لإدارة بريدك الإلكتروني. مثل إعادة التوجيه والتقويم والمهام وصندوق الوارد الجماعي وجهات الاتصال.

يتمتع بواجهة نظيفة يمكن لأي شخص التعود عليها والبدء في استخدامها بسهولة. كما يستند عميل البريد الإلكتروني إلى الويب ويمكن استخدامه على الويب وتطبيقات سطح المكتب المستقلة والهواتف المحمولة.

ميزة أخرى لمايكروسوفت Outlook هي تكامله مع الأدوات الأخرى في مجموعة Microsoft 365 مثل Word وExcel وSkype يتم تضمين Outlook في اشتراكات Microsoft 365. مما يجعله خيارًا ممتازًا للشركات التي تستخدم Microsoft 365 بالفعل وتحتاج إلى مدير بريد إلكتروني أساسي. ومع ذلك قد تكون النسخة المجانية للأفراد أقل سهولة في الاستخدام لأنها تعرض إعلانات.

• برنامج Gmail

Gmail هو البريد الإلكتروني الافتراضي لمستخدمي Google Workspace. وعلى الرغم من أنه قد يبدو محدودًا من حيث التعاون الجماعي مقارنةً بتطبيقات إدارة حسابات البريد الإلكتروني مثل Missive أو Help Scout. إلا أنه يتمتع بالوظائف الأساسية المتوقعة من أداة إدارة البريد الإلكتروني.

ربما يكون Gmail أكثر عملاء البريد الإلكتروني شهرةً واستخدامًا على نطاق واسع. واجهة المستخدم البسيطة والنظيفة تجعل من السهل على أي شخص استخدامه. ومثل Outlook فهو يتكامل مع أدوات أخرى في مجموعة Google. مثل التقويم والمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والعروض التقديمية و Google Drive.

هناك أيضًا ميزات مثل العلامات لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني، والحماية من الرسائل غير المرغوب فيها والفلاتر للمساعدة في إدارة رسائل البريد الإلكتروني. ومع ذلك إذا كنت تبحث عن برنامج لإدارة البريد الإلكتروني من أجل التعاون الجماعي. فقد لا يكون Google Gmail هو الحل الأفضل.[2]

3- أشهر برامج لإدارة حسابات البريد الإلكتروني

• برنامج Spike

Spike عبارة عن منصة تعاونية لإدارة البريد الإلكتروني. وهو يتبع نهجًا مختلفًا عن تطبيقات البريد الإلكتروني التقليدية. حيث ينظم الرسائل في محادثة تشبه الدردشة.

يساعدك على إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من خلال دمجها في صندوق وارد واحد وتوفير طريقة للتعاون مع الآخرين في المحادثات والمهام والملاحظات.

إحدى أهم ميزات Spike هي القدرة على إنشاء مجموعات والدردشة مع جميع الأعضاء؛ فهو يشبه تطبيق Facebook Messenger أكثر من كونه عميل بريد إلكتروني تقليدي. تظهر سلاسل البريد الإلكتروني أيضًا كمحادثات دردشة. بالإضافة إلى ذلك يستخدم Spike أيضًا الذكاء الاصطناعي لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها. وهذا يساعد على التركيز على الرسائل المهمة. ومع ذلك بالنسبة للقادمون من Outlook أو Gmail فسيتعين عليهم بالتأكيد التكيف مع واجهة المستخدم الفريدة من نوعها.

• برنامج Superhuman

تقدم معظم منصات إدارة البريد الإلكتروني ميزات التعاون وفريق العمل لزيادة إنتاجية البريد الإلكتروني. ويتميز Superhuman عن غيره من الحلول الأخرى بتقديمه عميل بريد إلكتروني نظيف لحسابات Gmail.

لا يدعم Superhuman سوى Gmail وGoogle Workspace. ولكنه يقدم ميزات مثل الفرز التلقائي للبريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي والتأجيل والتذكير بالمتابعة لضمان كفاءة البريد الإلكتروني الفردي وإنتاجيته.

• برنامج SaneBox

إذا كنت لا تحتاج إلى ميزات التعاون في البريد الإلكتروني أو لا تستخدم صندوق بريد مشترك. فقد يكون SaneBox هو الحل المناسب لك. يعمل مدير البريد الإلكتروني هذا مع معظم مزودي خدمات البريد الإلكتروني ويستخدم الذكاء الاصطناعي لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني وفرزها في مجلدات؛ كما يوفر SaneBox القدرة على تصفية رسائل البريد الإلكتروني المشتتة للانتباه عن طريق وضعها تلقائيًا في مجلد منفصل.

• برنامج Helpwise

Helpwise  هو مركز مساعدة يوفر أيضًا أدوات لإدارة رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء. صُمم Helpwise لمساعدة الشركات في عمليات خدمة العملاء. ويقدم مجموعة من الميزات للمساعدة في إدارة رسائل البريد الإلكتروني. بما في ذلك قوالب البريد الإلكتروني، وصناديق البريد الوارد المشتركة، والملاحظات، والقواعد، والمهام.[3]

4- أهم الميزات التي يجب البحث عنها في أداة إدارة البريد الإلكتروني

يمكن أن تكون إدارة رسائل البريد الإلكتروني سهلة للغاية باستخدام الأدوات المناسبة. ومع ذلك اختيار الأداة المناسبة للمهمة. تحتاج إلى تحديد الميزات الرئيسية التالية:

• المجلدات:

تساعدك المجلدات على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حسب الفئة.

• العلامات:

مثل المجلدات، تعد العلامات طريقة رائعة لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن أن تساعدك على تتبع تقدم استفسارات العملاء وتحديد أولوياتهم. وتسمح منصات مثل Missive بمشاركة العلامات عبر المؤسسة.

• القواعد:

طريقة رائعة لأتمتة سير العمل مع مجموعة متنوعة من الإجراءات التي يتم تشغيلها عند وقوع الأحداث. تتراوح هذه الإجراءات من تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الواردة في مجلدات وتسميات إلى إرسال رد تلقائي عند استيفاء شروط معينة.

• الغفوة:

هي ميزة رائعة تسمح لك بتعيين تاريخ ووقت لتذكيرك برسائل البريد الإلكتروني. هذه الميزة مثالية لإزالة رسائل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد التي لا تتطلب ردًا فوريًا.

• الإجابات المحفوظة:

تعد طريقة موفرة للوقت عندما تحتاج إلى الإجابة على استفسارات متشابهة عبر البريد الإلكتروني. وهي مفيدة بشكل خاص لفرق خدمة العملاء الذين اعتادوا على تلقي نفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا.

• الدعم متعدد الحسابات:

يعد الدعم متعدد الحسابات طريقة رائعة لإدارة جميع الاتصالات في مكان واحد. واعتمادًا على الأداة التي تستخدمها يمكنك ربط الحسابات الشخصية وحسابات العمل والحسابات المشتركة في البرنامج نفسه؛ وهذا يجعل من السهل تنظيم ومعالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.[4]

في ختام هذا المقال الذي يتحدث عن أفضل برامج لإدارة حسابات البريد الإلكتروني، أتمنى أن أكون قد وفقت فيما قدمته. وأن أكون قد استطعت أن أقدم العناصر الأساسية. وجميع المعلومات التي تدور حول الموضوع.

• missiveappأفضل 10 برامج لإدارة البريد الإلكتروني (+ كيفية اختيار واحد منها)-بتصرف
• th3professionalخمسة برامج مجانية لإدﺍﺭﺓ ﻭ ﺗﻨﻈﻴﻢ ﺭﺳﺎﺋﻞ ﺍﻟﺒﺮﻳﺪ ﺍﻹﻟﻜﺘﺮﻭني الخاص بك في مكان واحد كالمحترفين -بتصرف
• liveagentبرنامج إدارة البريد الإلكتروني-بتصرف
• inboxproأداة البريد الإلكتروني: الأنواع والميزات والفوائد والعوامل التي يجب مراعاتها -بتصرف

مشاركة المقال

وسوم