إدارة الشركات عن بُعد باستخدام الذكاء الاصطناعي

عناصر الموضوع

1- أدوات تنظيم العمل عن بعد وتحسين التواصل

2- تقنيات مراقبة الأداء وتخصيص المهام

3- تحسين تجربة الموظفين باستخدام الذكاء الاصطناعي

4- تحديات الإدارة عن بعد وكيفية التغلب عليها

5- أمثلة على شركات نجحت في إدارة فرقها عن بعد

وفي بداية الحديث عن إدارة الشركات عن بُعد. أجبرت جائحة كوفيد-19 الشركات على إدخال العمل عن بعد على نطاق واسع، ويعمل العديد من الموظفين الآن من المنزل، وبمساعدة التكنولوجيا، تمكنت المؤسسات من الحفاظ على الإنتاجية على الرغم من التباعد الجسدي بين مواقع الموظفين، إحدى التقنيات التي أصبحت شائعة بشكل متزايد في مجال العمل عن بعد هي الذكاء الاصطناعي . في هذا المقال سنتعرف على كيفية إدارة الشركات عن بعد بفعالية باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي، كما سنكتشف الأدوات والحلول الذكية التي تسهم في تحسين التواصل، تنظيم العمل، وزيادة الإنتاجية لفريقك عن بعد.

1- أدوات تنظيم العمل عن بعد وتحسين التواصل

أدت ممارسات العمل المتغيرة إلى زيادة الحاجة إلى الأدوات والتكنولوجيا الافتراضية للحفاظ على إنتاجية الموظفين أثناء العمل عن بعد. فيما يلي بعض أفضل الأدوات للعمل عن بعد:

• Trello

هو أداة لإدارة الفريق عبر الإنترنت تتيح لك إنشاء لوحات وقوائم لتنظيم المهام والمشاريع،كما أنها أداة بسيطة وبديهية ، ستعرف كيفية استخدامها في بضع دقائق، تعتمد الخدمة على مبادئ نظام كانبان، كل مهمة عبارة عن بطاقة منفصلة، يمكن تسميتها وتلوينها حسب درجة الاستعجال، وتتحرك البطاقات حول لوحة المعلومات وفقاً لمرحلة العمل.

https://trello.com/

• Asana

هي أداة تعاونية لإدارة المشاريع والمهام عن بعد تتيح للفرق مشاركة البيانات وتخطيط وتنظيم وتتبع تقدم المهام التي يعمل عليها أعضاء الفريق، وهي مصممة لتخطيط المهام وتنسيقها وتقسيمها إلى مهام فرعية وتخصيصها لأعضاء الفريق، وإنشاء قاعدة بيانات منفصلة لكل مشروع للمساعدة في إدارة جميع الأعمال.

https://asana.com/

• ProofHub

هي أداة شاملة لإدارة المشاريع والتعاون الجماعي، تتيح لك طرق العرض المتعددة إدارة مشاريعك وفرقك بالكامل أينما كنت، تتيح لك هذه الأداة السهلة الاستخدام والبديهية إدارة المشاريع والتواصل مع أعضاء الفريق وتنظيم كل شيء في مكان واحد، كما يتيح لك إنشاء المهام وتعيينها ومراقبة تقدم المهام وتتبع ساعات العمل وأتمتة المهام المتكررة وإنشاء تقارير.[1]

https://www.proofhub.com/

2- تقنيات مراقبة الأداء وتخصيص المهام

يستخدم المديرون الأساليب التقليدية للتقييم، وبالتالي يعتمدون على اتخاذ القرارات الذاتية، ومع ذلك، فإن الخطأ البشري شائع للغاية، يعد التحيز للأحداث الأخيرة إحدى الطرق التي يمكن من خلالها إساءة تقدير أداء الموظف، يحدث هذا عندما يركز المدير على سلوك الموظف الأخير أكثر من تركيزه على الأداء العام للموظف.

• أهمية استخدام الذكاء الاصطناعي في تقييم الأداء

• تقييمات ذات جودة أعلى
• رؤى في الوقت الفعلي
• مراجعات أداء أكثر كفاءة
• أخطاء أقل
• إدخال قابل للتخصيص

• أهم تقنيات مراقبة الأداء

• BambooHR

هو برنامج لإدارة الموارد البشرية قائم على الحوسبة السحابية مصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة، يوفر أدوات شاملة لإدارة بيانات الموظفين وتتبع الأداء، فهو يعمل على تبسيط عمليات الموارد البشرية وتحسين دقة البيانات وتسهيل إدارة القوى العاملة بفعالية على المتخصصين في الموارد البشرية.

https://www.bamboohr.com/

• 15Five

هي عبارة عن منصة لإدارة الأداء توفر مجموعة من أدوات المشاركة، بما في ذلك استطلاعات المشاركة والاجتماعات الفردية ومراجعات الأداء والأهداف والنتائج الرئيسية، تعمل المنصة على زيادة مشاركة الموظفين ومواءمة أهداف الفريق وتعزيز بيئة عمل أكثر إنتاجية.

https://www.15five.com/

• Lattice

هو برنامج شامل لإدارة الأداء مع التركيز على التغذية الراجعة المستمرة والقوالب الفردية والتغذية الراجعة بزاوية 360 درجة. وهو يساعد المديرين على دعم موظفيهم بشكل أفضل من خلال تحسين التواصل داخل فرق العمل وتوفير رؤى شاملة للأداء.[2]

https://lattice.com/

3- تحسين تجربة الموظفين باستخدام الذكاء الاصطناعي

لتقديم تجربة رائعة للعملاء، من الضروري توفير تجربة رائعة للموظفين بنفس القدر، ففي النهاية، يبدأ كل شيء بالموظفين الذين يصنعون المنتجات ويقدمون الخدمات، اكتشف كيف يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدتك في تحسين تجربة الموظفين وهذا للحديث عن إدارة الشركات عن بُعد.

• عرض المعرفة والموارد الداخلية لتسهيل وصول الموظفين إليها

عزز قاعدة معارفك باستخدام الأنظمة القائمة على الذكاء الاصطناعي لتعريف الموظفين بالمعلومات والموارد الداخلية، وهذا يحسن الكفاءة ويساعد على اتخاذ القرارات، سواءً كان الموظف يبحث عن مستندات متعلقة بالموارد البشرية أو يحتاج وكيل تكنولوجيا المعلومات إلى الوصول إلى إجراءات التشغيل القياسية.

• جمع الملاحظات وتعزيز مشاركة الموظفين

تواصل بانتظام مع موظفيك واجمع تعليقاتهم لفهم مشاعرهم؛ باستخدام الذكاء الاصطناعي، يمكنك تحليل مشاعرهم وتحديد مجالات التحسين من خلال التعليقات مثل الاستبيانات وتفاعلات الدردشة والرسائل. أثناء فترة التوجيه وبعدها.

• استخدم التحليل التنبئي لتوفير الدعم الاستباقي

يمكن للموارد البشرية استخدام الذكاء الاصطناعي لتحديد العلامات المبكرة لإنهاك الموظفين، ومعالجة المشكلة من خلال الدعم الاستباقي، وزيادة الاحتفاظ بالموظفين باستخدام الذكاء الاصطناعي.[3]

4- تحديات الإدارة عن بعد وكيفية التغلب عليها

مع ازدياد انتشار العمل عن بعد، أصبح التعاون بين فرق العمل عن بعد عاملاً مهماً في تحقيق الأهداف المؤسسية، ومع ذلك، بالإضافة إلى ذلك فإن التعاون عن بعد يأتي مع مجموعة التحديات الخاصة به التي يمكن أن تعيق الإنتاجية والتواصل.

• حواجز التواصل

التواصل هو أحد التحديات الرئيسية في العمل عن بعد، من الضروري إنشاء قنوات اتصال فعالة دون الاتصال المباشر وجهاً لوجه، يمكن أن يساعد الجمع بين أدوات الاتصال المتزامنة وغير المتزامنة، مثل مكالمات الفيديو والمراسلة الفورية ومنصات إدارة المشاريع.

• بناء الثقة والصداقة الوطيدة

بناء الثقة وتعزيز الصداقة الحميمة أكثر صعوبة في بيئات العمل عن بعد، شجّع أنشطة بناء الفريق الافتراضية والمحادثات غير الرسمية وتخصيص وقت للمحادثات غير المتعلقة بالعمل.

• الحفاظ على التركيز والإنتاجية

يمكن أن يشكل العمل عن بعد تحديات للحفاظ على التركيز والإنتاجية. شجّع أعضاء فريق العمل عن بعد على إنشاء مساحة عمل مخصصة. ووضع روتين يومي وتحديد حدود واضحة بين العمل والحياة الخاصة.[4]

4- أمثلة على شركات نجحت في إدارة فرقها عن بعد

• Buffer

هي شركة تعتمد على فريق عمل عن بعد يضم أكثر من 80 شخصاً منتشرين في ست قارات وأكثر من 50 مدينة. وفي حين أن البعض يعتبر فارق التوقيت أمرًا مزعجًا. إلا أن Buffer تعتبره أمرًا رائعًا. حيث تقدم الشركة دعمًا للعملاء على مدار 24 ساعة وتستجيب بسرعة لضمان رضا العملاء.

• Zapier

تأسست شركة زابالي في عام 2011. وتضم فريقاً من 48 موظفاً في تسعة بلدان حول العالم. وتعتقد أن هذا العدد القليل من الموظفين يعمل على تقليل السرعة والبيروقراطية. ليس من المستغرب أن تعتمد هذه الشركة التكنولوجية بشكل كبير على التكنولوجيا. حيث توفر لكل موظف الأدوات التي يحتاجها للتواصل مع أعضاء الفريق والقيام بما يحتاجون إليه.

• Groove

يتكون فريق Groove من تسعة موظفين يعملون عن بعد من تسع مدن مختلفة. وتعزو الشركة نجاحها إلى ثلاثة عوامل رئيسية هي: الثقافة والفلسفة والرؤية. وتوظيف أشخاص موهوبين يتمتعون بمؤشرات محددة. خبرة العمل عن بعد. ومهارات اتخاذ القرار، ومهارات التواصل الاستثنائية.[5]

وفي ختام الحديث عن إدارة الشركات عن بُعد. نتمنى أن نكون قد وضحنا كل ما يخص ” إدارة الشركات عن بعد باستخدام الذكاء الاصطناعي” متمنيا أن يكون قد وفر لكم المعلومات المطلوبة.

• goprospero أهم أدوات العمل عن بعد التي يجب عليك استخدامها -بتصرف
• pesto.tech Top 20 AI Systems for Performance Tracking and Employee Development -بتصرف
• neuralwriter 11 ways to use AI for a better employee experience -بتصرف
• remotepass كيفية التغلب على تحديات التعاون عن بُعد- بتصرف
• mostaql أسرار نجاح 6 شركات تقنيّة تعتمد العمل عن بعد- بتصرف

مشاركة المقال

وسوم