الأزمات التنظيمية: كيف تهدد استقرار المؤسسات؟ وكيف نتصدى لها بفعالية؟

هل تشعر بالقلق حيال مستقبل مؤسستك في ظل التقلبات المستمرة؟. هل تتساءل كيف يمكن لحدث غير متوقع أن يهدد استقرار كيانك بالكامل؟. إن فهم طبيعة الأزمات التنظيمية وكيفية التصدي لها بفعالية لم يعد رفاهية بل ضرورة ملحة لاستمرارية أي مؤسسة في عالمنا سريع التغير. فسيأخذك هذا المقال في رحلة موجزة لاستكشاف هذا التحدي الكبير مقدما لك رؤى قيمة حول كيفية حماية مؤسستك من الاضطرابات المحتملة.

 ما هي الأزمة التنظيمية؟

الأزمة التنظيمية هي حدث غير متوقع وغير روتيني وذو طبيعة كارثية محتملة.  ويهدد سمعة المؤسسة أو استقرارها المالي أو التشغيلي. وربما وجودها بالكامل فغالبا ما تنشأ هذه الأزمات من مزيج من العوامل الداخلية والخارجية .وتتطلب استجابة سريعة ومنظمة للحد من تأثيرها. فيمكن أن تكون هذه الأزمات مفاجئة مثل الكوارث الطبيعية أو الهجمات السيبرانية أو تتطور ببطء على مدى فترة طويلة .مثل الفضائح المالية أو تدهور جودة المنتج و بغض النظر عن طبيعتها فإن الأزمة التنظيمية تتطلب قدرة عالية. على اتخاذ القرارات تحت الضغط، وتعبئة الموارد، والتواصل الفعال مع جميع الأطراف المعنية. فإن الفشل في التعامل مع الأزمات. بشكل صحيح يمكن أن يؤدي إلى خسائر فادحة. ليس فقط على المستوى المادي ولكن أيضا على مستوى الثقة والسمعة.

تعرف أيضاَ على:الإدارة الفعالة للأزمات: قرارات حاسمة في لحظات مصيرية

كما تعتبر الأزمات التنظيمية بمثابة اختبار حقيقي لقدرة المؤسسة على الصمود والمرونة. فهي تكشف عن نقاط الضعف في الهياكل الداخلية. وتظهر مدى فعالية التخطيط لإدارة الأزمات. وتبرز أهمية القيادة الحكيمة في مواجهة هذه التحديات يصبح من الضروري تطوير إستراتيجية إدارة الأزمات قوية وشاملة. و تتضمن هذه الإستراتيجية تحديد المخاطر المحتملة ووضع خطط استجابة للطوارئ وتدريب الفرق على كيفية التصرف في المواقف العصيبة. كما يجب أن تتضمن متطلبات إدارة الأزمات آليات للتواصل الفعال والشفاف سواء مع الموظفين أو العملاء أو الجمهور.  وإن الاستعداد المسبق هو مفتاح النجاح في التعامل مع هذه المواقف حيث يسمح للمؤسسة بالانتقال من حالة رد الفعل إلى حالة الاستجابة الاستباقية.(1)

تعرف أيضاَ على:الفرق بين إدارة الأعمال والإدارة العامة: فهم الأدوار والمهام بوضوح

ما هي الأزمات وأنواعها؟

تعرف الأزمات بشكل عام بأنها نقطة تحول حاسمة أو موقف غير مستقر ينذر بتغيير كبير ومفاجئ. فقد يكون سلبيا في أغلب الأحيان. ويهدد الأهداف الأساسية أو الوجود بحد ذاته .و تختلف الأزمات في طبيعتها ومسبباتها وتأثيراتها. ويمكن تصنيفها إلى عدة أنواع. على سبيل المثال هناك الأزمات الاقتصادية التي تؤثر على الأسواق المالية والنمو الاقتصادي والأزمات الاجتماعية. التي تنشأ من التوترات داخل المجتمعات والأزمات البيئية الناتجة عن الكوارث الطبيعية أو التلوث و في سياق إدارة الأزمات في الشركات. تبرز الحاجة إلى فهم هذه الأنواع المختلفة لتطوير استراتيجيات استجابة مناسبة فإن تحديد أسباب نشوء الأزمات أمر بالغ الأهمية لتجنبها أو التخفيف من حدتها قبل تفاقمها.

تعرف أيضاَ على:التوجيه في الإدارة وأثره على تعزيز التواصل واتخاذ القرار

و تتسم الأزمات بخصائص معينة تجعلها تحدي فريد للإدارة. مثل عنصر المفاجأة وتهديد الأهداف والحاجة الملحة لاتخاذ القرارات. ففي كثير من الأحيان تتطلب الأزمة استجابة فورية ودقيقة حيث أن أي تأخير قد يؤدي إلى تفاقم الوضع و تتنوع أنواع الأزمات. لتشمل الأزمات التكنولوجية مثل اختراق البيانات أو فشل الأنظمة والأزمات التشغيلية. التي تعيق سير العمل اليومي والأزمات المتعلقة بالسمعة التي تؤثر على perception الجمهور للمؤسسة .و من المهم للمؤسسات أن تكون لديها القدرة على التمييز بين هذه الأنواع المختلفة من الأزمات وأن تكون مستعدة للتعامل مع كل منها بفعالية. فإن إدارة الأزمات والكوارث الطبيعية.  على سبيل المثال تتطلب خطط مختلفة تماما عن التعامل مع أزمة مالية و إن فهم هذه الفروقات هو أساس بناء إطار قوي لإدارة المخاطر والأزمات في بيئة العمل.

تعرف أيضاَ على:الإدارة الموقفية ودورها في تعزيز مرونة القادة وفعالية الفريق

ما هي أنواع الأزمات الثلاثة؟

عند النظر إلى التصنيفات الأكثر شيوعا للأزمات يمكننا غالبا حصرها في ثلاثة أنواع رئيسية. تشمل نطاق واسع من التحديات التي قد تواجهها المؤسسات والأفراد ة هذه الأنواع الثلاثة توفر إطار مبسط لفهم تعقيدات الأزمات. وتساعد في تطوير استراتيجيات استجابة مستهدفة  على سبيل المثال أنواع الأزمات:

 التقنية/التكنولوجية: تنشأ هذه الأزمات من فشل الأنظمة التكنولوجية أو الهجمات السيبرانية أو الأخطاء البرمجية. أو حتى الكوارث الطبيعية التي تؤثر على البنية التحتية التكنولوجية .مثال على ذلك هو تعطل شبكة الاتصالات الرئيسية لشركة ما مما يؤدي إلى توقف الخدمات وتعطيل العمليات. فالتعامل مع هذه الأزمات يتطلب سرعة ودقة في تحديد المشكلة واحتوائها واستعادة الأنظمة المتضررة فإن إدارة الأزمات في الشركات. غالبا ما تضع هذه الأنواع في صدارة اهتماماتها بسبب الاعتماد المتزايد على التكنولوجيا.

 الإنسانية/الاجتماعية: تتعلق هذه الأزمات بالقضايا التي تؤثر على الأفراد والمجتمعات مثل الأوبئة والكوارث الطبيعية. التي تؤدي إلى نزوح السكان أو الاضطرابات المدنية أو حتى فضائح تتعلق بالموظفين داخل المؤسسة. و على سبيل المثال تفشي مرض معد يتطلب استجابة صحية عامة واسعة النطاق كما تتطلب هذه الأزمات تعاطف وتواصل فعال مع الجمهور بالإضافة إلى توفير الدعم والمساعدة للمتضررين و من خصائص إدارة الأزمات. في هذا السياق هو التركيز على الجانب البشري.

الاقتصادية/المالية: تنشأ هذه الأزمات من تقلبات السوق أو الانهيارات المالية أو الديون المتراكمة أو الإفلاس أو أي حدث يؤثر سلبا على الوضع المالي للمؤسسة أو الاقتصاد الكلي .و على سبيل المثال انخفاض مفاجئ في قيمة الأسهم لشركة ما و تتطلب هذه الأزمات اتخاذ قرارات مالية حكيمة وإعادة هيكلة الديون والبحث عن مصادر تمويل بديلة لضمان استمرارية العمل. فإن فهم أسباب نشوء الأزمات المالية هو الخطوة الأولى نحو تجنبها.

و إن إدراك هذه الأنواع الثلاثة يساعد المؤسسات على تطوير خطط طوارئ مخصصة لكل سيناريو مما يعزز من قدرتها على التعامل مع الأزمات التنظيمية المختلفة بفعال

ية.

تعرف أيضاَ على:كيفية تطوير إدارة الموارد البشرية

ما هي العناصر الأربعة لإدارة الأزمات؟

فإن التركيز على هذه العناصر يمكن أن يقلل بشكل كبير من الآثار السلبية لـ الأزمات التنظيمية. ويعزز من قدرة المؤسسة على التعافي و تعتبر هذه العناصر بمثابة العمود الفقري لأي خطة ناجحة لإدارة الأزمات. فإن التخطيط لإدارة الأزمات يشمل جميع هذه العناصر لضمان الاستعداد الأمثل و تتمثل هذه العناصر الأربعة في:

الوقاية والتخفيف: يركز هذا العنصر على تحديد المخاطر المحتملة قبل وقوع الأزمة واتخاذ التدابير اللازمة لتقليل احتمالية حدوثها أو التخفيف من آثارها إذا وقعت. كما يتضمن ذلك تحليل المخاطر وتنفيذ تدابير السلامة وتطوير أنظمة الإنذار المبكر ووضع سياسات وإجراءات تهدف إلى تقليل التعرض للأخطار. فقد تقوم شركة بتركيب أنظمة أمان سيبراني متطورة لمنع الهجمات الإلكترونية. وهذا العنصر هو حجر الزاوية في إستراتيجية إدارة الأزمات حيث يفضل دائما الوقاية على العلاج.

الاستعداد: يتعلق هذا العنصر بوضع الخطط والإجراءات وتدريب الفرق وتجهيز الموارد اللازمة للاستجابة بفعالية عند وقوع الأزمة. و يتضمن ذلك تطوير خطط استمرارية الأعمال وتحديد فرق الاستجابة للأزمات وتدريبها على أدوارها ومسؤولياتها وإجراء تمارين ومحاكاة للأزمات لاختبار جاهزية الخطط. كما يشمل التأكد من توفر الموارد اللازمة مثل المعدات والتكنولوجيا والاتصالات فمتطلبات إدارة الأزمات تتطلب استعداد مستمر لمواجهة مختلف التحديات.

الاستجابة: هذا هو العنصر الذي يتم تفعيله فور وقوع الأزمة و يركز على اتخاذ الإجراءات الفورية لاحتواء الأزمة وحماية الأرواح والممتلكات وتقليل الأضرار .و يتضمن ذلك تفعيل خطة الاستجابة للأزمات وتشكيل فريق إدارة الأزمات والتواصل الفعال مع الأطراف المعنية (الموظفين، العملاء، وسائل الإعلام، السلطات) .فالهدف الرئيسي هو السيطرة على الوضع ومنع تفاقمه و إدارة الأزمات في الشركات. تتطلب استجابة سريعة ومنظمة لتقليل الخسائر.(2)

تعرف أيضاَ على:أبعاد الإدارة الاستراتيجية: مفاتيح لفهم التخطيط والتنفيذ بعمق

في الختام  العالم يتسم بالتغير المستمر والتحديات المتزايدة لم يعد التعامل مع الأزمات مجرد خيار بل ضرورة استراتيجية .فلقد استعرضنا في هذا المقال مفهوم الأزمات التنظيمية وأنواعها المختلفة والعناصر الأساسية لإدارتها بفعالية فإن الاستعداد المسبق ووجود خطط استجابة واضحة وفهم شامل للمخاطر المحتملة. هي مفاتيح رئيسية لضمان استمرارية أي مؤس

سة. و تذكر إن الأزمة ليست نهاية المطاف بل فرصة للتعلم والتطور وتعزيز المرونة التنظيمية.

• Harvard Business ReviewThe Four Phases of Crisis Management -بتصرف
• Institute for Public RelationsCrisis Management -بتصرف

مشاركة المقال

وسوم