التنظيم الرسمي وغير الرسمي: فهم البنية المؤسسية وأثرها على الأداء

ما هو التنظيم الرسمي وغير الرسمي؟الجواب ببساطة هو أن الترتيب الرسمي يمثل البنية المخططة التي تعتمدها المؤسسة لتوزيع المهام والسلطات بشكل منهجي. بينما البنيه غير الموثقة تنبثق بشكل طبيعي من العلاقات الشخصية والتفاعلات اليومية بين الموظفين. كلا النوعين يؤثران بشكل مباشر على كفاءة الأداء، فالترتيب المعتمد يضمن الوضوح والانضباط، أما غيرالمعتمد فيدعم التعاون والمرونة سنتناول. في هذا المقال نظرة شاملة عن التنظيم الرسمي وغير الرسمي، ونتعرف على خصائص كل منهما، وأنواعهما، وأمثلة تطبيقية، وتأثيرهما على الأداء.

ما هو النظام الرسمي وغير الرسمي في نظم المعلومات الإدارية؟

في بيئة الأعمال المعاصرة، أصبحت نظم المعلومات الإدارية تعتمد بشكل متزايد على التنظيم الرسمي وغير الرسمي لتدعيم اتخاذ القرار وتحقيق الكفاءة التشغيلية النظام الرسمي يتمثل في الهيكل الإداري المعتمد، حيث تحدد الأدوار والمسؤوليات، وتعتمد السياسات المعتمده، ويتم توثيق الإجراءات بدقة أما النظام غير المعتمد، فهو يمثل القنوات البديلة التي ينشئها الموظفون لتبادل المعرفة أو تسهيل التعاون، دون الاعتماد على الإجراءات الرسمية.

من أبرز ملامح الفرق بين التنظيم الرسمي والغير رسمي في نظم المعلومات الإدارية أن الرسمي يعتمد على قواعد وبيانات دقيقة تأتي من قواعد البيانات والأنظمة المتكاملة. بينما غير الموثق يعتمد على تبادل المعلومات غير المعتمده بين الزملاء. على سبيل المثال، قد ينشئ الموظفون مجموعات غير رسمية عبر تطبيقات التواصل لتبادل الأخبار أو دعم بعضهم في العمل، مما يؤثر بشكل مباشر على فعالية العمل الجماعي وجودة المعلومات المتداولة.

الجمع بين النظامين يسمح بتحقيق توازن بين الانضباط المؤسسي والمرونة العملية، وهو ما تسعى إليه أغلب المؤسسات الحديثة التي تتعامل مع بيانات ضخمة ومعقدة.[1]

تعرف أيضًا على:أهمية وظيفة التنظيم في الإدارة لضمان سير العمل بكفاءة

ما هي خصائص التنظيم غير الرسمي؟

يعد الهيكل الترتيبيي غير الموثق شبكة من العلاقات التي تنشأ تلقائيًا بين الأفراد داخل المؤسسة، نتيجة التفاعل اليومي، والانتماءات المشتركة، أو الميول الشخصية. لا يتبع هذا القواعد المكتوبة أو السلطات المعتمدة، لكنه ذو تأثير قوي على سير العمل.

من أبرز خصائص التنظيم الغير رسمي أنه مرن ويتغير بسهولة، ويبنى على الثقة المتبادلة لا السلطة المعتمدة  كما أنه يعزز التواصل السريع بين الأفراد، ويمنحهم شعورًا بالانتماء والدعم الاجتماعي.

ورغم أنه لا يظهر في الهيكل الإداري، فإن التنظيم الرسمي وغير الرسمي يتفاعلان باستمرار داخل بيئة العمل.الهيكل الترتيبي غير الموثق قد يكمل الموثق من خلال تسهيل التعاون، لكنه في بعض الأحيان قد يعرقل الإجراءات إذا خالف القواعد العامة لذلك، فهم خصائصه والتعامل معه بذكاء يعزز من استقرار المؤسسة وتماسكها الداخلي.

تعرف أيضًا على:الأزمات التنظيمية: كيف تهدد استقرار المؤسسات؟ وكيف نتصدى لها بفعالية؟

ما هي الأمثلة الرسمية وغير الرسمية؟

لفهم التنظيم الرسمي وغير الرسمي بشكل أوضح، من المفيد التطرق إلى أمثلة واقعية تبرز الفروق بينهما من حيث النشأة والوظيفة والتأثير.

أمثلة على التنظيم الرسمي:

• توزيع المهام داخل المؤسسة حسب الهيكل .
• إصدار تعميم رسمي من الإدارة العليا لجميع الأقسام.
• اعتماد سياسات التوظيف والترقية حسب لوائح مكتوبة.
• تنظيم الاجتماعات الدورية حسب جدول معتمد مسبقًا.

أمثلة على التنظيم غير الرسمي:

• تكوين مجموعات “واتساب” بين الموظفين لتبادل النصائح والمساعدة.
• تبادل المعلومات بشكل شخصي بعيدًا عن القنوات المعتمده.
• وجود قائد غير رسمي يحظى بثقة الفريق رغم عدم حمله للمنصب الموثق.
• اجتماعات غير رسمية في وقت الاستراحة لمناقشة قضايا العمل.

تعرف أيضًا على:أسلوب القيادة الإدارية الفعال: كيف يؤثر على أداء الفريق؟

ما هي أنواع التنظيم في الإدارة العامة؟

في الإدارة العامة، يتنوع التنظيم الرسمي وغير الرسمي إلى عدة أنواع تتلاءم مع طبيعة الجهات الحكومية وأهدافها التنموية والترتيبيه.

الأنواع الأساسية للتنظيم:

• التنظيم الوظيفي: يعتمد على تقسيم العمل حسب الوظائف (محاسبة، موارد بشرية، مشتريات).
• التنظيم الجغرافي: يقسم حسب المناطق أو المحافظات لتسهيل الرقابة والتواصل.
• التنظيم حسب الخدمات: مثل تنظيم الوزارات حسب القطاعات (الصحة، التعليم، النقل).
• التنظيم المختلط: يجمع بين أكثر من نمط، لتحقيق التوازن والمرونة.

أما من جهة التنظيم غير الرسمي، فلا توجد أنواع محددة كما في البنيه الرسمية. بل تنشأ هذه الشبكات الاجتماعية بشكل تلقائي وقد تختلف من جهة لأخرى. ومع ذلك، يمكن ملاحظتها من خلال مجموعات التأثير، أو أنماط التعاون غير المخططة بين الموظفين.

وتجدر الإشارة إلى أنه لا يمكن فصله كليًا عن الهيكل الرسمي؛ بل يؤثر فيه ويكمل دوره، خصوصًا في المؤسسات الحكومية التي تتميز بتعدد المستويات الإدارية.

تعرف أيضًا على:التعرف على مداخل التغيير التنظيمي لتحقيق تحول مؤسسي ناجح

كيف يؤثر التنظيم الرسمي وغير الرسمي على أداء الموظفين؟

يلعب التنظيم الرسمي وغير الرسمي دورًا محوريًا في تشكيل بيئة العمل. وبالتالي في تحديد أداء الأفراد والفرق في الإطار المرجعي للعمل، من خلال تحديد الصلاحيات، والمسؤوليات، والمسارات الوظيفية، مما يضمن استقرار العمليات.

في المقابل، فإن الهيكل غير الرسمي يوفر بيئة تفاعلية أكثر حرية، حيث يشعر الأفراد بالانتماء والدعم من الزملاء. هذه البيئة تسهل مشاركة المعرفة وتقلل من التوترات التي قد تنشأ بسبب القواعد الرسمية الصارمة.

من جهة أخرى، فإن مزايا وعيوب التنظيم الرسمي والغير رسمي تتضح في هذا السياق فمن مزايا  الموثق: الوضوح والرقابة وتحديد المسؤوليات. أما عيوبه فتشمل الجمود البيروقراطي وعدم المرونة.بينما غير الموثق يتميز بالمرونة والدعم النفسي للموظفين. لكن عيوبه قد تشمل التكتلات غير المرغوبة أو نشر الشائعات.

لذلك، من المهم أن تعتمد المؤسسات مزيجًا متوازنًا من كلا النوعين، من أجل تحقيق أعلى درجات الإنتاجية وتحسين العلاقات الداخلية.

تعرف أيضًا على:إدارة المشاريع التنموية مفتاح تحقيق التنمية المستدامة

العلاقة بين التنظيم الرسمي وغير الرسمي والهيكل التنظيمي العام

يعد الهيكل الترتيبى الأداة الأساسية التي تعبر عن مفهوم التنظيم داخل أي مؤسسة.وهو يجسد العلاقات الرسمية بين الإدارات والموظفين، ويوضح خطوط السلطة والتواصل. لكن في الواقع، لا يمكن للهيكل أن يعمل بكفاءة من دون الأخذ في الاعتبار وجود البنيه غيرا لرسميه.

يشكل الهيكل التنظيمي العمود الفقري للتنظيم الرسمي، لكنه لا يعكس كامل الديناميكية داخل المؤسسة فعلى سبيل المثال، قد يكون هناك موظفون يرجع إليهم دائمًا لأخذ المشورة رغم أنهم ليسوا ضمن المناصب العليا في الهيكل هذا دليل على أن غير الرسمي يتداخل بعمق مع الشكل الرسمي.

ومن هنا يظهر بوضوح كيف يتفاعل التنظيم الرسمي وغير الرسمي . فبينما يوفر الرسمي الشكل والمحتوى، يضيف غير الموثق العنصر البشري الذي يعزز الانتماء والتعاون غير المقيد. هذه العلاقة التكاملية لا يجب تجاهلها، بل يجب إدارتها بحكمة للاستفادة القصوى من نقاط القوة في كلا النظامين..[2]

تعرف أيضًا على:الإدارة الفعالة ودورها في بناء بيئة عمل محفزة ومنتجة

من خلال ما سبق، يمكننا أن نؤكد أن فهم طبيعة التنظيم الرسمي وغير الرسمي ضروري لبناء بيئة عمل متوازنة تدعم الكفاءة والتعاون في آن واحد. البنية الرسمية توفر النظام والانضباط. بينما غير الرسمية يقدم الدعم المعنوي والمرونة الجمع بينهما لا يجب ان يكون مجرد توافق، بل استراتيجية واعية لتحقيق أهداف المؤسسة وتعزيز بيئتها.

• Indeed Informal Organizations vs. Formal Organizations: Differences and Advantages ( بتصرف)
• Informing ScienceDoing the Organizational Tango: Symbiotic Relationship between Formal and Informal Organizational Structures for an Agile Organization(بتصرف)

مشاركة المقال

وسوم