كيفية إستغلال الوقت
عناصر الموضوع
1- كيف تستغل وقتك بفعالية وكفاءة؟
2- نصائح لإستخدام الوقت بشكل فعال
3- 7 طرق للتأكد من استخدام وقت فراغك بحكمة
كيفية إستغلال الوقت تعد مهارة أساسية في حياتنا اليومية. يمكن للإدارة الفعالة للوقت أن تزيد من الإنتاجية وتضمن تخطيط أولوياتك بشكل صحيح. هناك استراتيجيات مختلفة يمكنك استخدامها لإدارة وقتك بفعالية، وتعد كيفية إستغلال الوقت مهارة أساسية تحتاج إلى ممارسة لتطويرها.
1- كيف تستغل وقتك بفعالية وكفاءة؟
المشكلة:
أنت مطالب بإنجاز المزيد في وقت أقل، اليوم من السهل أن تشعر بالإرهاق بسبب عوامل مختلفة ومنها إن يتم تعيين المهام الجديدة بإستمرار. وأن يكون هناك المزيد من اجتماعات الفيديو للتخطيط والحضور. وزيادة عدد رسائل البريد الإلكتروني والأوراق والتقارير التي يجب قراءتها والرد عليها. والمزيد من العروض التقديمية للاستماع إليها وتقديمها وأيضا الرؤساء والموظفين والزملاء الذين يريدون المزيد من وقتك. ويتطلب هذا التحدي منك التعرف على كيفية إستغلال الوقت بفعالية وكفاءة لتحقيق أهدافك.
الإدارة الفعالة للوقت:
هل تركز على الأشياء الصحيحة والأهداف والمشاكل والفرص الصحيحة؟ لا تضيع وقتك في حل المشكلات الخاطئة أو السعي وراء الأهداف الخاطئة. عندما تكون واضحًا بشأن أهم أولوياتك. فإنك تتخذ قرارات أفضل وتشعر بتوتر أقل، وتتضمن الإجراءات التي ستساعدك على الاستمرار في التركيز على ما هو أكثر أهمية واستخدام وقتك بفعالية فيما يلي:
1- تدوين الأولويات وجعلها مرئية:
حيث يقوم بعض الأشخاص بنشرها في منطقة عملهم. ويحتفظ آخرون بقائمة مكتوبة يراجعونها عدة مرات في اليوم.
2- المراجعة الدورية ومراجعة أولوياتك:
حيث نحن نعيش في عالم ديناميكي غالبًا ما يتطلب تعديلات على أولوياتك.
3- تعلم أن تقول لا:
بالتأكيد هناك أوقات تحتاج فيها إلى مساعدة الناس. ولكن العديد من الطلبات التي تتلقاها ليست ذات صلة بأولوياتك القصوى. لذلك عليك أن تقول لا، لا أستطيع المساعدة. وقل نعم لمواصلة التركيز على ما هو أكثر أهمية.
4- التحقق من المحاذاة:
هل تتوافق جميع اجتماعاتك ومشاريعك ومهامك مع أهم أولوياتك؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، قم بإجراء التغييرات حيثما أمكن ذلك. [1]
5- جدولة الوقت دون انقطاع:
دع الناس يعرفون متى تكون متاحًا ومتى لا تكون كذلك، وقم بجدولة بعض الوقت كل يوم. وهو الوقت الذي يمكنك فيه التركيز بشكل فردي على أهم أهدافك.
6- إزالة الفوضى:
احذف ما لا تحتاجه. حيث تتطلب الفوضى منك مراجعة الكثير من الأشياء للعثور على ما تبحث عنه. وستكون مضيعة كبيرة للوقت.
7- التعامل مع المستندات الورقية والإلكترونية مرة واحدة فقط:
تذكر أنه لا يوجد سوى ثلاثة أشياء يمكنك القيام بها احفظه. ورميها بعيدا أو حذفها، واتخاذ الإجراءات اللازمة.
8- مندوب:
قم كل يوم بإلقاء نظرة على قائمة مهامك وفكر في ما يمكنك إعادة تعيينه لرئيسك وزملائك وأفراد عائلتك وأصدقائك وموظفيك.
9- نوّع قراءتك:
ليس عليك قراءة كل كلمة في كل مقال ومذكرة وتقرير، في بعض الحالات. من الأفضل أن تقوم فقط بمسح المادة، وعند قراءة المقالات التجارية. أحيانًا أقرأ الجملة الأولى في كل فقرة للحصول على النقاط الرئيسية. وبطبيعة الحال، في حالات أخرى تحتاج إلى قراءة كل كلمة بعناية فائقة.
10- قلل من مقدار الوقت الذي تقضيه في المماطلة:
قم بتقسيم المهام إلى أجزاء صغيرة الحجم. وحدد مواعيد نهائية لبدء العمل على مهام معينة بالإضافة إلى مواعيد نهائية لإكمال المهمة. والمواعيد النهائية تحفزنا على البدء والانتهاء في الوقت المحدد.
قيادة وحضور الاجتماعات المثمرة. وتأكد من وجود هدف محدد وجدول أعمال واضح لجميع الاجتماعات التي تقودها وتحضرها.
2- نصائح لإستخدام الوقت بشكل فعال
يمكن للإدارة الفعالة للوقت أن تزيد من الإنتاجية وتضمن تخطيط أولوياتك بشكل صحيح. وهناك استراتيجيات مختلفة يمكنك استخدامها لكيفية إستغلال الوقت بفعالية. وتعد الإدارة الجيدة للوقت مهارة أساسية تحتاج إلى ممارسة لتطويرها.
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي العملية التي تستخدمها لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية في حياتك العملية. من خلال تحديد الأهداف وتنظيم مساحة العمل الخاصة بك والتخطيط لكيفية تقسيم وقتك إلى كتل ذات معنى تؤدي إلى تقليل التوتر وزيادة الإنتاج. وهناك العديد من الفوائد المرتبطة بالإدارة الجيدة للوقت وهي مهارة ذات قيمة عالية في مكان العمل. وذلك لأن الأشخاص الذين يتمتعون بإدارة جيدة للوقت يحققون أقصى قدر من العمل الذي ينجزونه. مما يؤدي إلى عمل ذي جودة أعلى مع قوة عاملة أكثر سعادة.
يفهم الأشخاص الذين يتمتعون بمهارات جيدة في إدارة الوقت كيفية تحديد أولويات المهام وتجنب المماطلة والاستمتاع بالتوازن بين العمل والحياة.
فوائد إدارة الوقت:
هناك العديد من المزايا المرتبطة بالإدارة الجيدة للوقت، ويمكن أن يفيدك بالطرق التالية:
- يمنحك المزيد من الوقت
- يخفف التوتر
- القدرة على تحقيق الأهداف
- يزيد من مكانتك المهنية
- يتيح لك فرصًا أكبر للنمو الوظيفي
- يقلل من المماطلة
- يزيد الإنتاجية
- نوعية حياة أفضل مع المزيد من وقت الفراغ
نصائح لإدارة الوقت بشكل جيد
إليك بعض النصائح لمساعدتك على تطوير هذه المهارة القيمة:
تحليل وقتك:
يساعدك تتبع مهامك لملاحظة مقدار الوقت الذي تقضيه في مشاريع معينة على تخطيط جدولك بشكل أكثر دقة. وبمجرد أن تدرك الوقت الذي تستغرقه كل مهمة، يصبح ملء التقويم أو الجدول الزمني أقل صعوبة، حيث يمكنك كيفية إستغلال الوقت بفعالية أكبر وفقًا للمشاريع الفردية.
ضع حدودًا زمنية لكل مهمة من مهامك:
من السهل السماح للمهام بأن تستغرق وقتًا أطول مما تحتاجه حقًا. وإذا قمت بتعيين مقدار معين من الوقت لمهمة ما. فهذا يساعدك على الحفاظ على التركيز ويمنع المماطلة. وإنها فكرة جيدة أن تقوم بتضمين هامش من الوقت حول كل مهمة في حالة استغراقها وقتًا أطول مما قدرت حتى لا تستخدم الوقت المخصص للمهمة التالية.
اكتب قائمة بالمهام الصغيرة:
عندما يكون لديك مشروع أو مهمة للقيام بها. قد تجد أنه لإكمال المهمة، تحتاج إلى القيام بعدة مهام أصغر. وإذا قمت بتقسيم المهام الأكبر إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإنجاز. فستتمكن من معرفة متى أكملت كل واحدة من هذه المهام وحققت تقدمًا.
فكر في خطتك الأسبوعية في يوم السبت:
إن أخذ الوقت قبل بداية أسبوع العمل لوضع خطة يساعد على توفير التركيز والوضوح لما سيأتي. ويجب أن تتذكر أن الوقت المتاح لديك والطاقة يتغيران مع كل يوم. وسوف تحقق المزيد إذا قمت بوضع هذه العوامل في الخطة.
وضع خطط متقدمة:
يساعدك التخطيط على حساب أي أحداث غير متوقعة قد تحدث. وإنها فكرة جيدة أن تخطط لليوم التالي إما في الليلة السابقة أو أول شيء في الصباح.
قم بالمهام الأكثر أهمية أولًا:
يجب أن تحاول إكمال المهام الأكثر صعوبة قبل أي مهمة أخرى. حتى لا تضطر إلى قضاء يومك في القلق بشأن المهمة الصعبة إذا أنجزتها قبل المهام الأخرى.
تفويض كلما أمكن ذلك:
اعتمادًا على حالتك، قد يكون من الأفضل العثور على شخص آخر يمكنه القيام بمهام معينة نيابةً عنك. وإذا كان بإمكانك تفويض مهام أصغر أو أكثر بساطة. فسيكون لديك المزيد من الوقت المتبقي للتركيز على المهام الأكثر أهمية أو الأكبر.
تخلص من الانحرافات:
أنت لا تستخدم وقتك بشكل فعال عندما تقسم انتباهك بين مهمتين أو أكثر. ومن الأمثلة على ذلك كتابة تقرير ولكن التوقف للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني. وستكون أكثر إنتاجية بكثير عندما تتخلص من عوامل التشتيت وتركز عقلك. وقد تحتاج إلى تغيير بيئة عملك لتجنب الأنشطة التي تلفت انتباهك إلى مكان آخر.
قم بتغيير جدولك المعتاد:
قد تجد أنه يمكنك العمل بكفاءة أكبر إذا قمت بتغيير جدولك اليومي. ويمكنك الإستيقاظ مبكرًا بـ 30 دقيقة ولكن تجد أنك تكسب 90 دقيقة إضافية. بسبب انخفاض وقت السفر أو لأن عددًا أقل من الأشخاص في مكان العمل يعني اضطرابات أقل. [2]
ضع هامشًا زمنيًا في جدولك الزمني:
إذا حاولت أن تحزم الكثير في جدولك الزمني. فقد تجد أن هذا يؤدي إلى نتائج عكسية، وسيكون من المفيد أن تمنح نفسك وقتًا للتفكير والاسترخاء في جدولك الزمني. وعندما تخطط لجدولك الزمني، يجب عليك تضمين هامش من الوقت الإضافي لكل مهمة. ويساعدك هذا إذا كانت المهمة تستغرق وقتًا أطول مما كنت تعتقد ويتيح لك الوقت للتركيز على المهمة القادمة. وستظل متحفزًا ومسترخيًا إذا خططت لجدولك الزمني ليتضمن وقتًا للاستراحة ومغادرة مكتبك.
3- 7 طرق للتأكد من إستخدام وقت فراغك بحكمة
حدد أهدافًا واضحة:
ابدأ بتحديد ما تريد تحقيقه خلال وقت فراغك. يمكن أن يكون الاسترخاء أو النمو الشخصي أو ممارسة الهوايات أو قضاء الوقت مع أحبائك أو استكشاف اهتمامات جديدة. وإن تحديد أهدافك بوضوح سيساعد في توجيه عملية اتخاذ القرار.
تحديد الأولويات والجدول الزمني:
قم بتقييم أهمية أنشطتك المختلفة وحدد أولوياتها وفقًا لذلك. وخصص فترات زمنية محددة لكل نشاط في جدولك. تمامًا كما تفعل مع العمل أو الالتزامات الأخرى. ومن خلال جدولة وقت فراغك، فإنك تضمن تخصيص الوقت الكافي للأنشطة التي تهمك.
التخطيط لجميع مجالات حياتك:
اهدف إلى تحقيق التوازن بين مختلف جوانب حياتك. مثل النشاط البدني والتواصل الاجتماعي والتعلم والاسترخاء والتنمية الشخصية. ويمكن أن يساعدك اتباع روتين شامل على تحقيق أقصى استفادة من وقت فراغك مع اجتناب الإرهاق أو إهمال مجالات مهمة في حياتك.
جرب أشياء جديدة:
استخدم وقت فراغك كفرصة لاستكشاف هوايات أو اهتمامات أو أنشطة جديدة. ويمكن أن يوفر هذا إحساسًا بالحداثة والإثارة. مما يساهم في النمو الشخصي وتوسيع آفاقك. [3]
ممارسة اليقظة الذهنية:
كن حاضرًا وشارك بشكل كامل في الأنشطة التي اخترتها خلال وقت فراغك. وتجنب القيام بمهام متعددة أو تشتيت انتباهك بالأجهزة الرقمية. ومن خلال الانغماس في اللحظة الحالية. ستستمد قدرًا أكبر من المتعة والإشباع من هذه الأنشطة.
تعيين الحدود:
من الضروري وضع حدود وحماية وقت فراغك من التعدي على العمل أو الالتزامات الأخرى. وقم بتوصيل حدودك للآخرين، أو رفض الطلبات بأدب أو إعادة الجدولة عند الضرورة. وإن حراسة وقت فراغك يساعدك على الحفاظ على إيقاع صحي بين العمل والحياة.
تعكس وضبط:
قم بتقييم كيفية إستغلال الوقت بانتظام وقيّم ما إذا كان يتوافق مع أهدافك وقيمك. وإذا وجدت أن بعض الأنشطة لا تجلب لك السعادة أو الرضا. ففكر في استبدالها بأنشطة جديدة تتناسب بشكل أفضل مع اهتماماتك وتطلعاتك.
المفتاح هو تصميم خطة وقت فراغ تناسب تفضيلاتك. وتتوافق مع أهدافك، وتسمح بالمرونة. وقم بتخصيص هذه الاستراتيجيات لتناسب وضعك الفريد واستمر في التجربة حتى تجد روتينًا يجلب لك الرضا والسعادة.
المراجع
- smartbriefكيف تستغل وقتك بفعالية وكفاءة؟ - بتصرف
- indeedنصائح لإستخدام الوقت بشكل فعال - بتصرف
- medium7 طرق للتأكد من إستخدام وقت فراغك بحكمة - بتصرف
