كيفية كتابة الخطاب
كيفية كتابة الخطاب تعتمد على فهم الغرض منه وتحديد الفئة المستهدفة قبل البَدْء في صياغته، حيث يعد الخطاب وسيلة للتواصل الرسمي أو الشخصي لنقل فكرة أو طلب أو معلومة بوضوح. تبدأ عملية الكتابة بتحديد الموضوع الأساسي، ثم تنظيم الأفكار في مقدمة تمهّد للموضوع، وجسم يحتوي على التفاصيل، وخاتمة تلخص المطلوب أو الهدف. من المهم اختيار الكلمات المناسبة والأسلوب الملائم للسياق، مع مراعاة سلامة اللغة والنحو. كما يفضل مراجعة الخطاب بعد الانتهاء للتأكد من (خلوه) من الأخطاء ولضمان وصول الرسالة بالشكل المطلوب للقارئ.
كيف أبدأ بكتابة خطاب؟
كيفية كتابة الخطاب تبدأ أولاً بفهم الغرض من الخطاب والجهة التي سيوجَّه إليها.
ثم يأتي دور نموذج كتابة خطاب كمرشد عملي يساعد في ترتيب الأفكار وتنسيق المحتوى. لا بد من استخدام أسلوب واضح، مهذب، وبلغة فصحى خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية.
تبدأ الخطابات عادة بكتابة التاريخ والمكان في الزاوية اليمنى العلوية. يلي ذلك كتابة اسم المرسل إليه ولقبه الوظيفي بدقة، مع التحية الافتتاحية الرسمية مثل “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
ثم يقدَّم الموضوع بإيجاز في سطر واحد يسمى “الموضوع”. بعد ذلك تأتي فقرات الخطاب التي تتضمن الهدف منه، والمعلومات الأساسية، أو الطلب الموجه.
الخطاب هو وسيلة مكتوبة أو شفوية تستخدم للتواصل بين الأفراد أو الجهات الرسمية. وقد يكون الخطاب رسميًا موجهًا إلى جهة حكومية أو مؤسسة، أو شخصيًا موجهًا إلى فرد معين. ولأن الخطاب يظهر شخصية كاتبه، لا بد من كتابته بصيغة واضحة، مهذبة، ومنظمة. في هذا المقال نستعرض خطوات كتابة الخطاب بأنواعه، مع أهم العناصر التي يجب أن يتضمنها.
يجب أن يكون الأسلوب لبقًا ومقنعًا، مع توثيق أي معلومات ضرورية. تختتم الرسالة بعبارة ختامية مثل “وتفضلوا بقبول فائق الاحترام”، يليها اسم المرسل وتوقيعه. هكذا تبدأ كتابة خطاب رسمي بطريقة صحيحة.[1]
تعرف أيضًا على: خمس رسائل إلى أمي نزار قباني
كيف تبدأ خطاب رسمي؟
لفهم كيفية كتابة الخطاب بطريقة احترافية، لا بد من التعرّف على الأساسيات المهمة التي تشكل هيكل الخطاب الرسمي.
تبدأ طريقة كتابة خطاب طلب بتحديد الجهة المعنية، وصياغة عنوان مناسب للخطاب.
من المهم كتابة تحية رسمية في المقدمة، تتبعها نموذج مقدمة خطاب تعبّر فيها عن الاحترام والغاية من الكتابة. ينبغي أن يكون الأسلوب واضحًا ومختصرًا، بعيدًا عن التعقيد اللغوي. يفضل أن تبدأ الخطاب بجملة تمهيدية مثل: “أتقدم إليكم بهذا الخطاب راجيًا منكم ثم توضح السبب المباشر للطلب أو الموضوع الرئيسي الذي يدور حوله الخطاب. بعد ذلك، يفصّل الكاتب النُّقَط الأساسية بشكل منظّم.
نصائح مهمة لكتابة الخطاب
- احرص على قصر الفقرات وتنظيمها.
- تجنب الأخطاء اللغوية والإملائية.
- راعِ أسلوب الاحترام خصوصًا عند مخاطبة جهات رسمية.
- لا تستخدم عبارات عامية أو مبالغات، وكن واضحًا ومحددًا.
- راجع الخطاب قبل إرساله للتأكد من دقته ووضوحه.
تعرف أيضًا على: أنواع الخيال في الأدب
أنواع الخطابات
تنقسم الخطابات إلى نوعين رئيسين:
الخطاب الرسمي
يستخدم في المعاملات الإدارية، كطلب وظيفة، أو مخاطبة جهة رسمية، أو تقديم شكوى.
الخطاب الشخصي
يوجه إلى شخص بعينه، مثل رسالة شكر، أو تهنئة، أو مواساة.
في نهاية الخطاب، تستخدم عبارات ختامية لائقة مثل: “وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير”. وأخيرًا يوقّع الخطاب باسم المرسل وبياناته. هذه الخطوات تعد أساسية لكل من يريد تعلم كتابة خطاب رسمي متكامل.
تعرف أيضًا على: مكونات السيرة الذاتية
ماذا نقول في بداية الخطاب؟
من المهم عند تعلّم كيفية كتابة الخطاب أن نعرف كيف نبدأه بطريقة صحيحة ومؤثرة.
فالبداية القوية تعطي انطباعًا جيدًا وتمهّد لمحتوى الخطاب. في الغالب، يستهل الخطاب بتاريخ اليوم في الأعلى، ثم اسم الجهة أو الشخص المرسل إليه.
بعد ذلك تأتي التحية الرسمية مثل: “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”. يلي تلك جملة افتتاحية تعبّر عن سبب الكتابة، ويمكنك الرجوع إلى خطاب مكتوب جاهز للاطلاع على الصياغات الشائعة.
تعرف أيضًا على: أشهر كتب الفلسفة للمبتدئين
من أمثلة هذه الجمل: “أرفع إليكم خطابي هذا بشأن أو “أتقدم إليكم بطلب يتعلق بـ يجب أن تكون المقدمة مختصرة وواضحة، لا تتجاوز سطرين إلى (ثلاثة).
كتابة الخطاب فن يحتاج إلى وضوح، واحترام، وتنظيم. سواء كنت تكتب خطابًا رسميًا أو شخصيًا، فإن الأسلوب اللائق والصيغة الصحيحة يتركان انطباعًا إيجابيًا لدى المتلقي. وكلما تمرّنت على كتابة الخطابات، ازدادت مهارتك وتطوّر أسلوبك.
يستحسن أيضًا تضمين نبرة احترام وتقدير، تظهر حسن الأدب واللباقة. بعد هذه البداية، يمكن الانتقال إلى شرح الفكرة أو الطلب. البداية القوية تعد من مفاتيح نجاح الخطابات الرسمية.[2]
تعرف أيضًا على: كيف أتعلم كتابة الشعر
كيف أكتب خطابة؟
إذا أردت أن تتعلّم كيفية كتابة الخطاب بطريقة سليمة، فابدأ بتحديد نوع الخطاب، رسميًا كان أو غير رسمي.
أما في حالة الخطاب الإداري، خصوصًا الموجّه إلى المدير، فينبغي أن يكون دقيقًا وواضحًا. يمكنك الرجوع إلى نموذج خطاب رسمي للمدير كنقطة انطلاق.
ابدأ بتسجيل التاريخ واسم الجهة، ثم استخدم تحية رسمية مناسبة. في الفَقَرة الأولى، عبّر عن احترامك، وحدد الغرض من الخطاب باختصار.
في الفقرات التالية، قدّم تفاصيل إضافية، مثل الخلفية أو البيانات المتعلقة بالموضوع.
احرص على أن تكون نبرة الخطاب رسمية، مهذبة، وخالية من الأخطاء. اختتم الخطاب بجملة شكر أو رجاء مثل: “راجيًا منكم النظر في طلبي بعين الاهتمام”.
ثم اكتب اسمك الكامل، والتوقيع، والمسمى الوظيفي إن وجد. هذه الخطوات تضمن خطابًا منسقًا ومهنيًا.
سواء كنت تكتب خطابًا رسميًا لمؤسسة أو خطابًا وديًا لشخص قريب، فإن قوة الخطاب لا تكمن فقط في الكلمات، بل في الأسلوب والصياغة والتنظيم. تذكّر أن الخطاب الناجح هو ما يقرأ بارتياح، ويفهم بوضوح، ويحترم مضمونه وأسلوبه. اجعل هدفك دائمًا إيصال الفكرة بأدب وإقناع، وستجد أن الكلمات تصبح وسيلتك الأقوى للتأثير والتواصل.
تعرف أيضًا على: أجمل روايات الحب
في النهاية، تبقى كيفية كتابة الخطاب مهارة تحتاج إلى وضوح الفكرة وحسن التعبير، مع ترتيب الأفكار بشكل يسهل فهمها. فالخطاب الجيد هو الذي يصل إلى القارئ أو المستمع ببساطة ودون تعقيد، ويعبر عن الهدف بشكل مباشر. الاهتمام بالصياغة والمراجعة يضمن أن تكون الرسالة قوية وواضحة، مما يزيد من فرصة تحقيق الغرض المطلوب.
المراجع
- frommetoyouletters.co.uk10 ways to start your letter — From Me To You بتصرف
- Oxbridge EssaysHow to Start and End a Formal Letter: A Simple Guide بتصرف
