أفضل طرق إدارة الوقت للمديرين التنفيذيين

عناصر الموضوع

1- التعريف والأهمية إدارة الوقت.

2- تِقْنِيَّات إدارة الوقت.

3- أهمية إدارة الوقت في مجال العمل.

4- إستراتيجيات لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية.

5- طرق إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية.

الوقت مثل الذهب، إذا أردته على نحو صحيح يعطيك أفضل النتائج، يحتاج الأمر إلى الموازنة الجيدة بين وقت العمل والترفيه، لذلك تتطلب إلى عدة من الخطوات التي تسهم في إدارة الوقت وإنجاز المهام الضرورية.

1- التعريف والأهمية إدارة الوقت

تدل إدارة الوقت على عملية التنظيم والتخطيط لطريقة تجزئة وقتك بين أنشطة مخصصة لتنفيذ أكبر قدر من الكفاءة والإنتاجية.

تتيح الإدارة الجيدة للوقت من العمل على نحو أكثر ذكاءً، وليس بجهد كبير بحيث تقوم بالكثير من العمل في وقت قليل، حتى حينما يصبح الوقت قليلا والضغوط كثيرة. فهو يسهم في قلة التوتر، وتحسين الأداء، ويعمل ذلك في النهاية إلى النمو الوظيفي وتعزيز نوعية الحياة.

الحاجة إلى إدارة الوقت

إن جلجلة الحياة العصرية وصداها يمكن أن يجعلنا في عدة من الأحيان نشعر بالتعب والإرهاق. لقد صارت الضرورة إلى إدارة فعالة للوقت أمرًا بالغ الأهمية.

من المحتمل أن تسهم إدارة الوقت على نحو أفضل على الالتزام بالمواعيد النهائية، والابتعاد عن المماطلة، والوصول إلى التوازن بين العمل والحياة، وبناء الكثير من الفرص للنمو.

2- تِقْنِيَّات إدارة الوقت

يوجد عدة من تِقْنِيَّات إدارة الوقت الأكثر فعالية التي تستطع أن تسهم على تعزيز الإنتاجية.

مصفوفة أيزنهاور

تشمل هذه التقنية تحديد المهام إلى أربعة أرباع طبق على مدى ضروريتها وأهميتها. هذه الأرباع هي:

• عاجل ومهم: المهام التي ينبغي القيام بها فوراً.
• مهم ولكن ليس عاجلا: المهام التي يجب جدولتها في وقت لاحق.
• عاجل ولكن ليس مهماً: المهام التي محتملا تفويضها للآخرين.
• غير عاجل وغير مهم: المهام التي يستطع القضاء عليها.
• تسهم مصفوفة أيزنهاور في تعيين أولويات المهام، حيث يصدق على إنفاق الوقت والجهد على الأنشطة المهمة حقًا.

تِقْنِيَّة بومودورو

• تحفز هذه التقنية الأفراد على العمل مع الوقت المتوفر لهم، وليس ضده. وإليك كيف يعمل:
• انتقي مهمة للعمل عليها.
• اضبط مؤقتًا لمدة 25 دقيقة وأشرع في المهمة حتى ينطفئ المؤقت.
• خذ استراحة قليلة 5 دقائق.
• أعد العملية. بعد إنهاء أربعة بومودوروس، خذ استراحة أكبر 15-30 دقيقة.
• تحسن هذه التقنية الانتباه الشديد، وتخفض من التعب المتعلق بساعات العمل الطويلة.
• نصيحة احترافية: الطريقة الأبسط لبداية الوقت هي البحث عنه خلال مثال: مؤقت 25 دقيقة.

حظر الوقت

• يحوي تعيين الوقت تجزئة يومك إلى فترات زمنية، مع تخصيص كل كتلة لإنجاز مهمة معينة أو عدة من المهام.
• عن طريق تحديد وإدارة الوقت لأنشطة مخصصة، تستطع حجب المهام من أن تقتضي وقتًا أطول مما تتطلب إليه والتقليل من الوقت الضائع في تعيين ما يستلزم القيام به بعد ذلك.

قاعدة 80/20 (مبدأ باريتو)

يدل مبدأ باريتو على أن 80% من النتائج تحضر من 20% من الجهود. وعن طريق تحديد المهام التي تنفذ النتائج الأكثر أهمية والانتباه عليها، تستطع الانتفاع من وقتك على نحو أكثر كفاءة. [1]

3- أهمية إدارة الوقت في مجال العمل

تقتضي أهمية إدارة الوقت في مجال العمل كونه يشبه عامل المرساة، فهو الذي يستطيع على المحافظة على توازن العملية الإنتاجية في الشركة، والمعزز لها في عملية نموها وتنفيذها للأرباح؛ فعملية إدارة الوقت تساعد في:

• بناء بيئة عمل إيجابية يحدث فيها تأدية المهام الوظيفية في جداولها المخصصة من دون عقبات أو مشاحنات جانبية بين الأفراد العاملين.
• تعزيز الإنتاجية على نحو يخدم احتياجات الشركة وأهدافها، ويحسن على الجانب الآخر من شعور العامل بمكانته وأهمية دوره في عملية الإنتاج.
• تسهم في تعيين الأولويات اللازمة للشركة وتجزئتها في هيئة نقاط مخصصة تخدم أهداف الشركة ونظرتها المستقبلية.
• تعطي الموظفين السلاسة في استغلال وقتهم، حيث يسهم في عملية التطوير الذاتي، ويعزز فرصهم للترقي الوظيفي السريع. [2]

4- إستراتيجيات لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية

التأطير الزمني (Timeboxing)

هي إستراتيجية مخصصة نحو الهدف حيث يتم تأدية العمل ضمن أُطر زمنية.

حيث تسهم على تجزئة المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر، عِلَاوَة على ذلك إتمامها في فترة زمنية مناسبة. لا بد أن يصبح لكل مهمة إطار زمني مرتبط بها لا يستمر أكثر من ثلاث ساعات.

تقسيم الوقت إلى فترات زمنية (Time blocking)

تُشبه هذه الإستراتيجية سابقتها، ولكن بدلاً من جدولة وقت مخصص لكل مهمة على حدة، سوف تتدرب على تجزئة فترات معينة من التقويم المتعلق بك للمهام المتجانسة.

ابدأ بتحديد أولوياتك اليومية أو الأسبوعية. بالإضافة إلى ذلك، جَمِّعِ المهام المتطابقة بحيث تستطع العمل عليها في وقت واحد.

تقنية الطماطم (Pomodoro method)

تسهم تِقْنِيَّة الطماطم على التصرف مع العمل في أطر زمنية قليلة ثم اتخاذ فترات راحة بين جلسات العمل. وهي إستراتيجية نافعة لأنها تحفز على فترات الراحة المنتظمة، للتشجيع الذاتي ونافعة لعقلك.

استعمل مؤقت (STOPWATCH) ولائحة مهام ذات أولوية وسمة غفوة في تنبيهاتك على الهاتف. وشرع في ضبط عداد الوقت لمدة 25 دقيقة، وحاول تقضية هذا الوقت في العمل على مهمة. ومن ثم، بمجرد انتهاء الوقت، استغرق استراحة لمدة خمس دقائق.

التهمِ الضفدع (Eat the Frog)

مارك توين له مقولة طريفة محتواها، إذا كان عملك هو أكل ضفدع، فمن الأحسن أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح.

تحفزك إستراتيجية التهام الضفدع على التصرف مع المهام الكبيرة أو الصعبة أولاً قبل الشروع على المهام الأقل أهمية.

مبدأ باريتو (Pareto principle)

مبدأ باريتو هو نظير طريقة التهام الضفدع، حيث تحفزك هذه الإستراتيجية على تأدية المهام السهلة والسريعة أولًا، حتى تشعر بالكثير من الإنجاز والتشجيع مع نهاية يومك.

غالبًا ما يعرف مبدأ باريتو باسم قاعدة 80/20 قاعدة رئيسة واحدة: تستغرق 20% من وقتك في إنجاز 80% من عملك. بناء على ذلك، تتفرغ لمعالجة 20٪ من عملك الذي يقتضي 80% من وقتك.

مبدأ إنجاز الأمور (Getting Things Done GTD))

أول خطوة لإنجاز الأمور هي كتابة كل ما ترغب إلى القيام به. عن طريق تسريح قوة العقل والاستناد عوضا عن ذلك على وسائل إدارة الوقت، تستطع التركيز على عمل الإجراءات بدلًا من التفكير فيما عليك القيام به.

اجعل كل مهامك القادمة في مكان واحد. عِلَاوَة على ذلك، عند كتابة كل ما تتطلب إلى العمل به، رتب عملك وخصص أولوياته. [3]

5- طرق إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية

أشهر طرق علمية حدثها خبراء مهتمين بإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية وهي:

برنامج PROCRASTE

إذا كنت من الأفراد الذين يحبذ تأجيل أعمالهم إلى وقت لاحق، فهذا التطبيق مناسب بالنسبة إليك، حيث يسهم في تعيين أهدافك المرادة التي ترغب تحقيقها في أسرع وقت، ومن ثم الاستناد إليه في حالة تطلبك إلى عدة من المقترحات المتعلقة بهذا العمل والحلول السريعة التي تسهم في إنجازها.

يحتاج التطبيق، تعيين مهمة واحدة لتحقيقها، ويعطيك مدة زمنية مخصصة للبلوغ على مكافأة عند نجاحك في تنفيذ تلك المهمة، وهو متاح لمستخدمي أندرويد وآيفون وآيباد.

برنامجTIMELY

هذا البرنامج ملائم للغاية مع المشاريع والمهام قليلة الأمد، حيث تستطع من تنظيم المهام اليومية ومشاركة الأفكار عن المدة التي قد تقتضيها المشروع، ويخصص التطبيق أسبوع العمل المتعلق بك مقدماً، ويتيح لك بتقدير الوقت الضروري لكل مهمة، وذلك اعتمادا إلى تحليلاتك، حيث يسهم في تنظيم الوقت على نحو جيد وفعالية كبير، وهذا ما يقابل على حياتك بالإيجابية والانتفاع من كل دقيقة في يومك.

هذا التطبيق متوفر لمستخدمي أندرويد على غوغل بلاي ومستعملي آيفون وآيباد وأنظمة التشغيل ماك وإس عن طريق آب ستور، بالإضافة إلى ذلك أنه متوفر لمستخدمي نظام التشغيل ويندوز خلال مايكروسوفت.

برنامج HABIT LIST

من أحسن برامج تنظيم وإدارة الوقت والانتفاع منها، حيث يسمح لهذا التطبيق أن يلاحظ عاداتك وإمكانياتك في المحافظة عليها وسط يومك، وذلك عن طريق تعيين الأهداف التي تخصصها لنفسك، ويسهم في وضع لائحة أهداف يومية، وينبهك بها في نطاق جدولك اليومي.

هذا التطبيق متوفر لمستخدمي آيفون وآيباد وأنظمة التشغيل ماك وإس عن طريق آب ستور.

برنامج Evernote

عن طريق تطبيق Evernote، تستطع كتابة وتنزيل كل ملاحظاتك اليومية، والبلوغ إليها من أي مكان، بالإضافة إلى ذلك أنه يسهم في تنظيم عملية الملاحظات ومشاركتها مع الآخرين بكل سلاسة.

يتاح هذا التطبيق على أنظمة أندرويد وآي أو إس ولمستعملي نظام ويندوز خلال مايكروسوفت. [4]

ختاما، إجادة مهارات إدارة الوقت هو رحلة، وليس اتجاهاً. مع تقدم مشهد الحياة والعمل، ستتحسن أيضًا الإستراتيجيات والتقنيات الضرورية. تذكر أن الأمر لا يرتبط بالتضييق على كل ثانية حتى تجف، ولكن ترتبط بتنفيذ أقصى انتفاع من كل لحظة. وعن طريق عمل ذلك، يستطع للمرء أن يعيش حياة أكبر إنتاجية وتوازنًا وكفاءة.

• clockitتقنيات إدارة الوقت: طرق فعالة لتعزيز الإنتاجية-بتصرف
• e3melbusinessأهمية إدارة الوقت في مجال العمل وأهم 7 استراتيجيات ناجحة فيه-بتصرف
• argaam18 نصيحة واستراتيجية لإدارة الوقت لإنجاز أعمالك-بتصرف
• alroeya طرق كيفية تنظيم الوقت.. 28 طريقة عليك الاعتماد عليها يومياً-بتصرف

مشاركة المقال

وسوم