أنواع إدارة المشاريع ودورها في تحقيق التوازن بين الوقت والجودة

أنواع إدارة المشاريع تعتبر من الركائز الأساسية لنجاح أي مؤسسة تسعى إلى تنفيذ خططها بكفاءة وتحقيق أهدافها في الوقت المحدد وضمن الميزانية المحددة. إذ إن إدارة المشاريع ليست مجرد عملية تنظيمية. بل هي منهجية متكاملة تهدف إلى ضمان سير العمل بسلاسة من مرحلة التخطيط وحتى مرحلة الإغلاق، مع مراقبة جودة المخرجات باستمرار. وتبرز أهميتها في بيئة العمل الحديثة التي تتسم بالتعقيد والتغير السريع. حيث تتطلب المشاريع قدرة عالية على التكيف والابتكار. وقد أشار رسول الله ﷺ إلى أهمية الإتقان في العمل بقوله: “إن الله يحب إذا عمل أحدكم عملاً أن يتقنه”. وهو ما يعكس ضرورة اعتماد منهجيات إدارة المشاريع الحديثة لضمان الجودة والنجاح.

ما هو الفرق بين شهادة PMP وPMO؟

الفرق بين PMP وPMO يكمن في الهدف والمجال. PMP هي شهادة معترف بها عالميًا تمنح للمحترفين الذين يثبتون كفاءة في إدارة المشاريع وفقًا للمعايير المعتمدة من معهد إدارة المشاريع PMI. أما PMO فهي اختصار لـ Project Management Office أو مكتب إدارة المشاريع. وهو كيان تنظيمي داخل المؤسسة يعنى بتنسيق وإدارة المشاريع ضمن إطار موحد. ولتطبيق فعال لأحد أنواع إدارة المشاريع، يتطلب وجود PMO قوي يدعم مديري المشاريع الحاصلين على PMP من خلال تقديم الموارد، القوالب، والدعم اللازم.

تعرف أيضاً على:أسرار إدارة المشاريع الناجحة في بيئة العمل الحديثة

ما هي شهادة PMO؟

توجد عدة أنماط شائعة لمكاتب إدارة المشاريع (PMO)، من أبرزها:

• النموذج المركزي:

يعتمد على وجود جهة موحدة تشرف على جميع المشاريع في المنظمة، وتضع السياسات والإجراءات العامة مع ضمان الالتزام الصارم بها.

• النموذج اللامركزي:

يمنح الأقسام أو الوحدات المختلفة حرية أكبر في إدارة مشاريعها ذاتيًا، مع الاكتفاء بحد أدنى من الإرشاد أو التوجيه.

• النموذج الهجين:

يدمج بين النموذجين السابقين، حيث تقوم الإدارة المركزية بوضع المعايير الأساسية، مع ترك مساحة من الاستقلالية للفرق.

ويعتمد اختيار النموذج الأمثل على عوامل مثل طبيعة المؤسسة، وحجمها، ومدى تعقيد مشاريعها، مما يجعل هذا القرار خطوة محورية لتحقيق كفاءة عالية في إدارة المشاريع.

تعرف أيضاً على:ماهي وظائف إدارة المشاريع وكيف تؤثر في جودة ووقت التسليم؟

ما هي خطوات إدارة مشروع؟

تمر إدارة أي مشروع بخمس مراحل أساسية، تشارك بشكل رئيسي في جميع أنواع إدارة المشاريع.

وهي كالتالي:

• البدء،
• التخطيط،
• التنفيذ،
• المراقبة،
• والإغلاق.

تبدأ العملية بتحديد نطاق المشروع وأهدافه بدقة. يلي ذلك إعداد خطة مفصلة تشمل الموارد المطلوبة، والميزانية، والجدول الزمني. بعد ذلك تأتي مرحلة التنفيذ التي يتم فيها إنجاز الأعمال المقررة. تليها مرحلة المراقبة للتأكد من سير العمل وفق الخطة الموضوعة. وفي النهاية، تختتم الدورة بإغلاق المشروع وتسليم مخرجاته، مع إجراء تقييم شامل للنتائج. وتجدر الإشارة إلى أن تفاصيل هذه المراحل قد تختلف تبعًا لنوع إدارة المشاريع المعتمد. [1]

تعرف أيضاً على:مبادئ إدارة المشاريع: الأساس المتين لنجاح كل مشروع

 ما هي مواد إدارة المشاريع؟

تشمل دراسة إدارة المشاريع مجموعة واسعة من المواد، من أبرزها التخطيط الاستراتيجي، وتحليل الجدوى، وإدارة المخاطر، وإدارة الجودة. علاوة على ذلك، تشمل هذه الدراسة مهارات القيادة، والتواصل الإداري، وإعداد الجداول الزمنية، وتقدير التكاليف. بالإضافة إلى ذلك، تتناول المقررات موضوعات متقدمة مثل إدارة العقود وإدارة أصحاب المصلحة. بينما تهدف هذه المواد مجتمعة إلى تزويد الدارسين بأساس معرفي قوي، فإنها تمكنهم من إدارة المشاريع بكفاءة واحترافية، مما يزيد من فهم الطالب لكافة أنواع إدارة المشاريع.

تعرف أيضاً على:نبذة عن إدارة المشاريع وأهميتها في تحقيق النجاح المؤسسي

ما هي انواع مكتب إدارة المشاريع؟

هناك ثلاثة أنواع رئيسية من مكاتب إدارة المشاريع (PMO):

PMO الداعم (Supportive):

يقدم الدعم الفني والتوجيهي، ويوفر الوثائق والنماذج، لكنه لا يفرض رقابة مباشرة على المشاريع.

PMO المسيطر (Controlling):

يشرف على المشاريع ويضمن الالتزام بالسياسات والإجراءات.

PMO التوجيهي (Directive):

يتولى إدارة المشاريع بشكل مباشر بدلاً من فرق المشاريع نفسها. كل نوع من هذه الأنواع يخدم غرضًا مختلفًا، ويتماشى مع إحدى أنواع إدارة المشاريع التي تُطبق بناءً على ثقافة المنظمة وحجم مشاريعها.

تعرف أيضاً على:منهجيات إدارة المشاريع: أدوات حديثة لتحسين الأداء والنتائج

 مهام مكتب إدارة المشاريع

تتنوع مهام مكتب إدارة المشاريع لتشمل دعم المشاريع بالمعلومات والموارد، علاوة على مراقبة الأداء ووضع المعايير، بالإضافة إلى تدريب الفرق وإعداد تقارير الإدارة العليا وتقييم المخاطر. كما يلعب المكتب دورًا مهمًا في اختيار المشاريع ذات الأولوية ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية. بينما تعتبر هذه المهام ضرورية لتطبيق فعال لأحد أنواع إدارة المشاريع، فإنها تعتمد بشكل كبير على إدارة مؤسسية متكاملة للمبادرات لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة.

تعرف أيضاً على:مفهوم إدارة المشاريع: البداية لفهم عالم التخطيط والتنفيذ

 أهداف إدارة المشاريع

تتمثل الأهداف الجوهرية لإدارة المشاريع في إنجاز المهام ضمن الإطار الزمني والميزانية المقررة، مع ضمان رفع مستوى جودة المخرجات، وإدارة المخاطر بكفاءة، وتحقيق رضا جميع أصحاب المصلحة. علاوة على ذلك، قد تختلف هذه الأهداف نسبيًا تبعًا لأنواع إدارة المشاريع المعتمدة. بالإضافة إلى ذلك، هناك من يركز على السرعة والمرونة مثل منهجية الإدارة الرشيقة، بينما يمنح البعض الآخر الأولوية للدقة والتوثيق كما هو الحال في النماذج التقليدية.

تعرف أيضاً على:ما هي متطلبات إدارة المشاريع لتحقيق نتائج مبهرة؟

نماذج مكتب إدارة المشاريع؟

توجد ثلاثة أنماط رئيسية شائعة لمكاتب إدارة المشاريع (PMO):

• النموذج المركزي:

يعتمد على جهة واحدة تشرف على جميع المشاريع في المنظمة، وتضع السياسات والإجراءات الموحدة، مع ضمان تطبيقها بدقة عالية.

• النموذج اللامركزي:

يمنح الأقسام أو الوحدات المختلفة حرية أكبر في إدارة مشاريعها بشكل مستقل، مع توفير قدر محدود من الإرشاد.

• النموذج الهجين:

يدمج بين النموذجين، حيث تحدد الإدارة المركزية المعايير الأساسية، مع ترك مساحة من الاستقلالية للفرق.

ويعتمد اختيار النموذج الأمثل على طبيعة المؤسسة وحجمها ومدى تعقيد المشاريع التي تديرها، مما يجعله عاملًا أساسيًا في نجاح أسلوب إدارة المشاريع المتبع.

تعرف أيضاً على:إدارة المشاريع التنموية مفتاح تحقيق التنمية المستدامة

مهام إدارة المشاريع

تشمل مهام إدارة المشاريع: تحديد الأهداف، تخطيط الموارد، تنسيق الفرق، متابعة التنفيذ، إعداد التقارير، التواصل مع المعنيين، تحليل المخاطر، إدارة الميزانية، وضمان الجودة. تعتبر هذه المهام أساسية لتطبيق أي من أنواع إدارة المشاريع بطريقة ناجحة ومهنية.

تتنوع المهام التي تقع ضمن مسؤولية إدارة المشاريع لتشمل:

تحديد الأهداف:

من خلال التنسيق مع الجهات المعنية لفهم الأولويات.

تخطيط الموارد:

يشمل الموارد البشرية، المالية، والتقنية.

تنسيق الفرق:

توزيع المهام ومتابعة الأداء وضمان التعاون الفعّال.

متابعة التنفيذ:

التأكد من تنفيذ الخطة وفق الجدول الزمني.

إعداد التقارير والتواصل:

توصيل حالة المشروع إلى أصحاب المصلحة بوضوح وشفافية.

تحليل وإدارة المخاطر:

استباق المشكلات ووضع خطط بديلة.

إدارة الميزانية:

ضبط النفقات والحد من التجاوزات.

ضمان الجودة:

من خلال المراجعة المستمرة للمخرجات وتطبيق معايير الجودة.

تمثل هذه المهام الإطار العملي لتطبيق أنواع إدارة المشاريع بكفاءة تامة في البيئات المتغيرة. [2]

تعرف أيضاً على:أساسيات مصطلحات إدارة المشاريع لكل محترف مبتدئ

في الختام، شمل نماذج PMO النموذج المركزي، النموذج اللامركزي، والنموذج الهجين، ويُختار كل نموذج وفق احتياجات المنظمة وهيكلها الإداري. علاوة على ذلك، تساعد هذه النماذج على تنظيم الموارد وتقليل المخاطر. بالإضافة إلى ذلك، يسهم الفهم الجيد لنماذج PMO في تعزيز كفاءة الفرق وتحقيق أهداف المشروع بفاعلية.

بالتالي، يتضح أن ما هو المدير المالي؟ إطار شامل يضمن نجاح المشاريع وتحسين أداء المؤسسات. وكما قال تعالى: ﴿وَقُلِ اعْمَلُوا فَسَيَرَى اللَّهُ عَمَلَكُمْ﴾ [التوبة: 105]، فإن الإتقان والتخطيط يعكس القيم الإسلامية في حسن العمل.

• Project manager What Is Project Management? (بتصرف)
• indeed8 Project Management Ideas To Build Your Portfolio (بتصرف)

مشاركة المقال

وسوم