إدارة التغيير والتواصل: سر نجاح التحولات المؤسسية

ما هي إدارة التغيير والتواصل؟

تعرف أيضًا على: التحديات والفرص في إدارة التغيير في العمل

ما هي قوى التغيير في المنظمات؟

قوي التغيير في المنظمات هي العوامل أو المحركات التي تدفع المؤسسة نحو إحداث تغييرات في أساليب العمل، أو ثقافة المؤسسة، أو أهدافها الإستراتيجية. وتعد هذه القوي العنصر الأساسي لأي تحول تنظيمي، حيث تجبر القادة على إعادة التفكير في الطريقة التي تدار بها الأعمال، والتكيف مع بيئة متغيرة باستمرار، ويعد فهم هذه القوي جزء من إدارة التغيير والتواصل الفعالة. وتنقسم قوي التغيير عادة إلى نوعين وهما:

القوي الخارجية

وهي القوي التي تنشأ خارج حدود المنظمة عليها التغيير لمتابعة التطورات، ومن أهمها:

التغيرات التكنولوجية: الابتكارات الرقمية والأنظمة الذكية التي تفرض على المؤسسات تحديث أدواتها وأساليبها.

الظروف الاقتصادية: مثل الركود أو التضخم أو تغير أسعار الصرف.

القوانين والتشريعات الحكومية: قوانين العمل أو الضرائب أو المعايير البيئية الجديدة.

التغيرات الاجتماعية والثقافية: تحولات في سلوك العملاء وتوقعاتهم، أو ظهور أجيال جديدة بقيم متعددة.

تعرف أيضًا على: الآثار السلبية للصراع التنظيمي: كيف يعرقل نجاح المؤسسة؟

القوي الداخلية

هي العوامل التي تخرج من داخل المنظمة نفسها، ومن أمثلتها:

ضعف الأداء التنظيمي: تقليل الإنتاجية أو تراجع جودة المنتجات أو الخِدْمَات.

تغيير في القيادة: تؤدي التغيرات في الإدارة العليا إلى إستراتيجيات وتوجيهات جديدة. ويتطلب ذلك تطبيق مبادئ إدارة التغيير والتواصل لضمان الاستمرارية الأعمال.

مشكلات في ثقافة المنظمة: على سبيل المثال قلة التواصل الداخلي، أو انخفاض الروح المعنوية للموظفين.[2]

تعرف أيضًا على: تطوير مؤسسي يبدأ من الأهداف وينعكس على السلوك

ما هي إدارة التغيير في المشاريع؟

تعد إدارة التغيير في المؤسسات الحكومية والمشاريع هي عملية منظمة تهدف إلى التعامل مع التعديلات أو التحولات. التي تطرأ على المشروع في أثناء تنفيذه، سواء كانت في نطاق العمل أو الوقت أو التكلفة، أو حتى الأهداف. حيث تهدف إدارة التغيير والتواصل إلى ضمان أن تتم هذه التغييرات بشكل منسق بما يحقق التوازن بين متطلبات التغيير والنجاح العام للمشروع. وفيما يلي خطوات إدارة التغيير والتواصل في المشروعات:

• التعرف على الحاجة للتغيير

يبدأ التغيير أحيانًا بطلب تعديل من العميل أو الفريق، أو عند اكتشاف خطر أو فرصة تستدعي للتغيير.

• تقديم طلب تغيير

وهي عبارة عن وثيقة رسمية تحتوي على تفاصيل التغيير المطلوب، وأسبابه، وتأثيره المحتمل.

تعرف أيضًا على: أبرز نظريات إدارة التغيير وكيفية تطبيقها في المؤسسات الحديثة

• تحليل وتقييم التغيير

حيث يتم فحص التغيير من حيث تأثيره على الوقت والتكلفة، والجودة ونطاق العمل والمخاطر.

• مراجعة القرار والموافقة

حيث يتم عرض نتائج التحليل على مجلس التغيير أو مدير المشروع لكي يقرروا، قبول التغيير وتنفيذه، أو رفض التغيير، أو تأجيله لوقت لاحق.

• تحديث خطط المشروع

إذا تمت الموافقة يتم تعديل، خِطَّة العمل والميزانية والجداول الزمنية، وخطط التواصل والمخاطر.

تعرف أيضًا على: ما هو التغيير التنظيمي؟ فهم شامل لمفهومه وأهميته

ما هو دور التواصل في التغيير التنظيمي؟

يعدّ التواصل التنظيمي عنصر أساسي في إنجاح أي عملية تغيير داخل المؤسسات. إذ يمثل الجسر الذي يربط بين القيادة والعاملين، ويحول الإستراتيجيات والخطط إلى واقع قابل للتطبيق. وعند الحديث عن التغيير التنظيمي، فإن فعالية التواصل تلعب دور أساسي في التغلب على التحديات، تقليل المقاومة، وتحفيز الموظفين على الدعم والمشاركة، وفيما يلي دور التواصل في التغيير التنظيمي:

تقليل الغموض والمخاوف

أي تغيير يخلق حالة من عدم اليقين، وقد يصاحبه مقاومة داخلية، وهنا يظهر دور التواصل في طمأنة الموظفين عن طريق رسائل واضحة وصادقة. والرد على التساؤلات وتقديم التفسيرات، بالإضافة إلى تقديم معلومات منتظمة تبقي الجميع على اطلاع بتطورات الخِطَّة، وهو جوهر إدارة التغيير والتواصل.

إشراك الموظفين وتعزيز المشاركة

التواصل لا يفضل أن يكون أحادي الاتجاه، عندما يعطي الموظفين الفرصة للتعبير عن آرائهم ومخاوفهم. حيث يشعرون بأنهم جزء من التغيير وليسوا مجرد متلقين. مما يؤدي إلى رفع مستويات التفاعل والانتماء، وزيادة تقبل التغيير وتقليل المقاومة، اكتشاف حلول جديدة من داخل الفرق العاملة، وهو يعد جزء مهم من إدارة التغيير والتواصل.

تحفيز ثقافة التعلم والتحسين

عن طريق التواصل الفعال يصبح التغيير فرصة للتطوير، وليس تهديدًا. فالموظفين يتعلمون من التفاعل المستمر، ويتقبلون ثقافة التغيير جزء من بيئة العمل. وهذا يحسن الابتكار والتعزيز المستمر، ويظهر أهمية إدارة التغيير والتواصل في بناء بيئة عمل متكاملة.

تعرف أيضًا على: ماهو معنى اللوجستية

وفي الختام، لم يعد التغيير اختيار بل هو ضرورة إستراتيجية، غير أن نجاح هذا التغيير لا يعتمد على وضوح الرؤية فقط بل يهتم بدرجة كبيرة على مُدْي فاعلية إدارة التغيير والتواصل داخل المؤسسة. ولقد تبين أن التغيير المؤسسي يتأثر بعدة قوي داخلية وخارجية، مما يحتاج مرونة في الأداء واستعداد للتكيف، ثم أن اتباع نماذج التغيير المعروفة والالتزام بمراحل إدارة التغيير يساعد في توجيه العملية بشكل منظم، ويأتي دور التواصل التنظيمي عنصر أساسي لا غني عنه، فهو الذي يربط بين الإدارة والموظفين ويحول الإستراتيجيات إلى واقع والمقاومة إلى دعم فعال.

• hbr.orgChange Management Requires a Change Mindset )بتصرف)
• mbaknol.comForces for Organizational Change (بتصرف)

مشاركة المقال

وسوم