ما هي إدارة التواصل الداخلي؟ ولماذا لا تنجح المؤسسات بدونها؟

يعزز إدارة التواصل الداخلي، الفعّال داخل المؤسسة تعاون الموظفين ومشاركتهم وإنتاجيتهم، ومع نمو الشركات وتطورها، عليها أن تتقن أنواعًا مختلفة من التواصل الداخلي، بما في ذلك التواصل من أعلى إلى أسفل، والتواصل الأفقي، والتواصل بين الإدارات.

ما هي أنواع التواصل الداخلي؟

لاستخدام إدارة التواصل الداخلي، بفعالية، من المفيد فهم أنواعه المختلفة. فئات إدارة التواصل الداخلي، هي كما يلي:

الاتصالات العمودية

• عندما يتواصل موظفون من مستويين تنظيميين مختلفين، فإنهم ينخرطون في تواصل داخلي عمودي.
• يمكن أن يحدث هذا في بيئات منظمة، مثل المذكرات الداخلية أو اجتماعات الموظفين المنظمة، أو بصورة غير رسمية في محادثة بين مدير وموظف يعمل في قسمه.
• بالنسبة إلى الموظفين الأعلى رتبة، يعد التواصل العمودي فرصة لتقديم التوجيهات لهم ومساعدتهم على فهم ما تتوقعه الشركة منهم بصورة أفضل.

تعرف أيضًا على: الإدارة المالية الشخصية: دليلك للسيطرة على أموالك بذكاء

الاتصالات الأفقية

• التواصل الأفقي هو الشكل الأكثر شيوعًا للتواصل في معظم المكاتب، ويحدث بين موظفين على المستوى نفسه من الهيكل التنظيمي.
• عندما يناقش موظفان مكلفان بنفس المشروع كيفية توزيع عبء العمل، فإنهما ينخرطان في تواصل أفقي. يعدّ التواصل الأفقي الفعّال داخل الشركة أمرًا بالغ الأهمية، لبناء الفريق وخلق ديناميكية اجتماعية قوية.

والاتصالات الرسمية

• في التواصل الرسمي، ينقل موظف الشركة المعلومات إلى زملائه بوساطة هياكل رسمية. تشمل أشكال التواصل الداخلي في الشركات، الرسمي الشائعة اجتماعات الموظفين، ورسائل البريد الإلكتروني للشركة، وتقييمات الموظفين.

الاتصالات غير الرسمية

• التواصل غير الرسمي هو عندما يتحدث أو يكتب موظفان أو أكثر في شركة ما مع بعضهما البعض خارج القنوات الرسمية.
• أما المحادثة غير الرسمية بين موظفين، مثل الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني، فهي تواصل غير رسمي لا يتبع الإرشادات الرسمية للشركة.
• مع كونها غير رسمية، إلا أن هذه الأنواع من التواصل لا تزال أساسية لنجاح الشركة. فهي تحافظ على سعادة الموظفين، ثم إنَّها تعدّ طرقًا أسرع وأكثر فعالية للتواصل ومناقشة المشاريع دون إضاعة الوقت الذي قد تتطلبه الإجراءات الرسمية. [1]

تعرف أيضًا على: أساسيات الإدارة المالية المفاهيم، الأهداف، والوظائف

ما هي أهداف التواصل الداخلي؟

أهداف إدارة التواصل الداخلي، الرئيسة:

إعلام الموظفين

• من الأهداف الرئيسة للتواصل الداخلي وأهمية التواصل الداخلي في مكان العمل، إبقاء الموظفين على اطلاع.
• يضمن التواصل الداخلي بين الموظفين، حصول كل الموظفين على المعلومات اللازمة لأداء أدوارهم بفعالية.

التوافق الاستراتيجي

• مهام التواصل الداخلي، يلعب التواصل الداخلي دورًا حيويًا في ضمان انسجام الموظفين مع رسالة الشركة ورؤيتها وأهدافها طويلة المدى.
• عندما يعزز التواصل الداخلي أهداف الشركة باستمرار، يزداد شعور الموظفين بالتحفيز والالتزام بتحقيقها.

تعرف أيضًا على: الإدارة فن أم علم؟ تحليل شامل للمفهومين ودورهما في تطوير المؤسسات

تعزيز مشاركة الموظفين

• إن القوى العاملة المنخرطة بقوة هي ركيزة نجاح أي شركة، ويعد إدارة التواصل الداخلي، أداة فعّالة لتعزيز مشاركة الموظفين، مما يضمن شعورهم بالمشاركة والتحفيز والارتباط برسالة الشركة وقيمها.

إدارة التغيير

• مع نمو المؤسسات وتطورها، يصبح التغيير أمرًا حتميًا. سواءً كان إعادة هيكلة الشركة، أو إدخال تِقْنيَّات جديدة، أو تغييرات في السياسات، فإن كيفية إيصال هذه التغييرات تحدث فرقًا كبيرًا.
• تعتمد إدارة التغيير الفعّالة بصورة كبيرة على التواصل الداخلي الواضح والمتسق الذي يساعد الموظفين على فهم التطورات الجديدة والتكيف معها.

تعزيز الثقافة التنظيمية

• تعدّ الثقافة التنظيمية القوية من أهم عوامل رضا الموظفين والاحتفاظ بهم. وتلعب خطة التواصل الداخلي دورًا أساسيًا في تعزيز القيم الأساسية للشركة ورسالتها وهويتها.

تعرف أيضًا على: أهمية الإدارة الاستراتيجية

تعزيز الابتكار وتبادل المعرفة

• في بيئة الأعمال المتسارعة اليوم، يعدّ الابتكار وتبادل المعرفة أساسًا للحفاظ على القدرة التنافسية.
• يمكّن التواصل الداخلي من كسر الحواجز، وتسهيل التعاون بين الفرق، وتمكين الموظفين من تبادل الأفكار وأفضل ممارسات التواصل الداخلي والرؤى.

تحفيز الموظفين وتقديرهم

• يعدّ تكريم الموظفين علنًا على مساهماتهم من أكثر الطرق فعاليةً لتعزيز دافعيتهم. ويمكن استخدام التواصل الداخلي للاحتفاء بإنجازات الموظفين وتحفيزهم بوساطة التقدير العلني والمكافآت.

الامتثال وتعزيز السياسات

• في القطاعات ذات اللوائح التنظيمية الصارمة، يعدّ ضمان وعي الموظفين بسياسات الشركة ومتطلباتها التنظيمية والتزامهم بها أمرًا بالغ الأهمية.
• تلعب خطة الاتصال الداخلي دورًا محوريًا في إيصال رسائل الامتثال وضمان فهم الموظفين لإجراءات الشركة واتباعهم لها.

مناصرة الموظفين كجزء من أهداف الاتصال الداخلي

• مناصرة الموظفين هي عملية تمكينهم ليصبحوا سفراء للعلامة التجارية، داخليًا وخارجيًا.
• عندما يشارك الموظفون محتوى إيجابيًا للشركة مع شبكاتهم الشخصية، فإن ذلك يعزز وصول الشركة ومصداقيتها بوساطة خطة اتصالات داخلية موجهة نحو المناصرة.

تعرف أيضًا على: دور الإدارة الاستراتيجية في المؤسسة لتحقيق رؤية واضحة وأهداف دقيقة

ما هي مهام مسؤول التواصل الداخلي؟

المهام والمسؤوليات الرئيسة لموظف الاتصالات الداخلية هي:

• تطوير استراتيجية إدارة التواصل الداخلي، والعمل مع مجالات الأعمال لتنفيذ الاستراتيجية.
• مهام إدارة التواصل الداخلي بوزارة الصحة، بناء العلاقات داخل المديريات وبينها لتعزيز وضمان توصيل رسائل متسقة في كل أنحاء لَجنة الجمعية والتأكد من وجود فهم لأدوار كل مجالات الأعمال في تحقيق الأهداف المشتركة.
• ترجمة الأهداف والأولويات الاستراتيجية للشركة إلى رسائل ذات معنى لموظفي لَجنة الجمعية في سياق استراتيجية الشركة وقيمها.
• تطوير وتنفيذ نهج إبداعي وشامل لإشراك الموظفين وضمان حصول كل الموظفين على الفرصة للمشاركة والمساهمة.
• التواصل مع مجموعة الاتصالات الداخلية ولجنة الجمعية الأوسع بشأن الاتصالات الداخلية وتعديل محتوى الاتصالات ونهجها حسب الحاجة.
• تخطيط وكتابة وتحرير المحتوى المناسب لمجموعة من وسائل الاتصال مثل مساعد المدير، النشرة الإخبارية للموظفين، البريد الإلكتروني، وسائل التواصل الاجتماعي، رسائل الفيديو وما إلى ذلك.
• العمل مع فرق مشروع لَجنة الجمعية لتطوير وتنفيذ استراتيجيات الاتصال للمشاريع الداخلية.
• التعامل مع الاتصالات الداخلية بشأن المواقف الخارجية، التي تؤثر في كيفية إدراك لَجنة الجمعية، وتؤثر في سمعتها.
• العمل بصورة وثيقة مع قسم الإدارة العامة للموارد البشرية، لتطوير تقويم عمل للمشاركة للموظفين.
• إنشاء وتنفيذ آلية لمراقبة وتقييم وإظهار أثر نشاط الاتصالات الداخلية.
• مساعدة رئيس الاتصالات في إدارة الميزانية فيما يتعلق بالاتصالات الداخلية.
• الالتزام بكل سياسات وإجراءات موظفي لَجنة الجمعية بما في ذلك سياسات وإجراءات تكافؤ الفرص والكرامة في العمل، وكل متطلبات التدريب الإلزامي.
• إدارة المعلومات والسجلات وفقًا للسياسات المعمول بها والمتطلبات القانونية.
• وقد يطلب منك أيضًا القيام بمهام أخرى تطلبها لَجنة الجمعية منك بصورة معقولة. [2]

تعرف أيضًا على: تعريف الإدارة وأهميتها في نجاح الأفراد والمؤسسات

ما هو مفهوم الاتصال الداخلي؟

• التواصل الداخلي هو التبادل الاستراتيجي للمعلومات والتفاهم بين أعضاء المؤسسة. وهو الآلية التي تضمن توافق الكل، من الإدارة العليا إلى موظفي الخطوط الأمامية، ووضوح رؤيتهم وإطلاعهم على كل جديد ومشاركتهم.
• استراتيجية إدارة التواصل الداخلي، الناجحة تتجاوز مجرد نقل الرسائل، بل إنها تخلق شعورًا بالانتماء، وتعزز التعاون، وتدعم ثقافة الشركة.
• وعند تنفيذها بكفاءة، تعدّ القوة الدافعة لزيادة الإنتاجية، وتقليل دوران العمل، وزيادة رضا الموظفين.
• الآن بعد أن أصبح العمل عن بعد، وترتيبات المكاتب الهجينة، والفرق الموزعة هي القاعدة، لا يمكن التقليل من أهمية الاتصالات التجارية الداخلية القوية.

ختاما، اختيار أسلوب إدارة التواصل الداخلي، المناسب أشبه باختيار الحذاء المثالي. فكما أن الحذاء غير المناسب قد يسبب عدم الراحة، ويعيق الحركة، فإن أسلوب التواصل غير الملائم قد يعيق سير العمل، ويقلل الكفاءة، وكلاهما يؤدي حتمًا إلى استياء عام داخل المؤسسة. من ناحية أخرى، يعزز اختيار الأسلوب المناسب الأداء، ويعزز الراحة، ويرفع مستوى الرضا العام.

• Indeed What Is Internal Communication? (And Why It's Important)_بتصرف
• Niarecruitment Internal Communications Officer Oifigeach Cumarsáide Inmheánaí_بتصرف

مشاركة المقال

وسوم