ادارة فرق المشروع: أسرار بناء فريق ناجح وتحقيق أعلى إنتاجية

تُعتبر إدارة فرق المشروع من أهم عناصر نجاح أي مشروع، حيث تقوم على تنسيق الجهود بين أعضاء الفريق وتوزيع المهام بشكل منظم يضمن تحقيق الأهداف المرجوة في الوقت المحدد. فالإدارة الناجحة للفِرق لا تقتصر على التخطيط والتنظيم فقط. بينما تشمل أيضًا التحفيز، المتابعة، وحل المشكلات التي قد تواجه العمل. ومع التحديات المتزايدة في بيئة الأعمال الحديثة، أصبح دور إدارة فرق المشروع محورياً في تعزيز التعاون وتحقيق النتائج بكفاءة عالية.

مفهوم إدارة فرق المشروع

إدارة فرق المشروع هي طريقة لتنظيم وتوجيه الجهود والمهارات والموارد لمجموعة من الأشخاص بهدف الوصول إلى هدف مشترك وهو مثال على فريق عمل ناجح. يتم إنشاء هذه المجموعة للعمل معًا بشكل متعاون ومنسجم من أجل تحقيق النجاح والتفوق ضمن مجموعة محددة من المهام والالتزامات. من الضروري أن ندرك أن إدارة الفريق ليست مقتصرة على القيادة الهرمية والقيادة الفردية. بينما تحتاج إلى القدرة على تحفيز الأعضاء وتعزيز التعاون، بالإضافة إلى إدارة المنافسة وحل المشاكل واتخاذ القرارات بشكل جماعي. إنها عملية دائمة تحتاج إلى تعزيز وتحسين مستمر لضمان الأداء والنتائج المرغوبة. [1]

تعرف ايضًا على: تخطيط موارد المشروع: إدارة فعالة للإمكانيات لتحقيق أهدافك بكفاءة

أقسام إدارة المشاريع

تتنوع الطرق والأساليب في ادارة فرق المشروع، مما يتيح للمديرين اختيار الطريقة المناسبة لكل موقف وفريق. يعتمد اتخاذ القرار بشأن الأسلوب على عدة عوامل مثل نوع العمل، صفات الفريق، والأهداف المطلوبة. فيما يلي بعض أقسام إدارة المشاريع التي يمكن اتباعها في ادارة فرق المشروع:

تعرف ايضًا على: تقييم أداء المشروع: كيف تراقب تقدم مشروعك وتصحح المسار باحتراف؟

• الإدارة الإقناعية: تعتبر الإدارة الإقناعية أسلوبًا يعتمد على استخدام الحجج المنطقية والإقناع لتوجيه الفريق نحو تحقيق الأهداف. يستخدم المديرون في هذا الأسلوب القوة الفعلية للكلام والأدلة المقنعة لتحفيز أعضاء الفريق على اتخاذ قرارات صحيحة والمشاركة بفعالية.
• الإدارة التعاونية: تنجح الإدارة التعاونية من خلال تعزيز روح الفريق ومشاركة الجميع في اتخاذ القرارات. تركز هذه الطريقة على دمج الأفكار والمهارات المختلفة لأعضاء الفريق، مما يؤدي إلى حلول مبتكرة ومستدامة.
• الإدارة الاستشارية: تسمح الإدارة الاستشارية للمديرين باستخدام خبرات خارجية بشكل فعال لتعزيز قدرات الفريق الداخلي. يعتمد هذا النمط على التعاون مع مستشارين مختصين في مجالات معينة لتقديم رؤية وحلول مبتكرة لا يمكن أن يصل إليها الفريق بمفرده.
• الإدارة الديمقراطية: تعزز الإدارة الديمقراطية اشتراك جميع إدارة فريق العمل ومهارات القيادة في اتخاذ القرارات، مما يسهم في خلق بيئة عمل متساوية ومنفتحة. تعتمد هذه الطريقة على التصويت أو النقاش الجماعي لاتخاذ القرارات المهمة، مما يزيد من الشفافية ورضا الأعضاء في العمل.
• الإدارة الموثوقة: تقوم الإدارة الموثوقة على بناء علاقات ثقة بين المدير وأعضاء الفريق، مما يساهم في توفير بيئة عمل مستقرة ومحفزة. يعتمد هذا الأسلوب على الشفافية والنزاهة في المعاملات، مما يجعل أعضاء الفريق يعملون بثقة كاملة في قدرات بعضهم البعض.
• الإدارة التحويلية: تحدث الإدارة التحويلية تغيرًا هامًا في كيفية مواجهة الفرق للتحديات والمشاريع، من خلال توجيه وتحفيز أعضاء الفريق لتحقيق أهداف أعلى. يركز هذا الأسلوب على إلهام وتأثير الأعضاء، مما يشجع على الابتكار والتفكير خارج الأطر التقليدية.
• الإدارة قليلة التوجيه: تعزز الإدارة قليلة التوجيه استقلالية الفريق من خلال تقليل تدخل الإدارة، مما يمنح أعضاء الفريق مزيدًا من الحرية في اتخاذ القرارات وإدارة المهام بأنفسهم. ترتكز هذه الطريقة على الثقة في القدرات الذاتية للأفراد وتحفيزهم على المبادرة والابتكار، وهي مناسبة للبيئات التي تتطلب مهارات عالية ومعرفة فنية. [2]

تعرف ايضًا على: أسرار إدارة المشاريع الناجحة في بيئة العمل الحديثة

ما هو الفريق في إدارة المشاريع؟

تشكيل فريق مشروع افتراضي يتطلب عدد من الأعضاء، وكل شخص لديه واجباته ومسؤولياته، وهذه هي:

مدير المشروع

يعنى مدير المشروع بمتابعة العمليات الخاصة بالمشروع والتأكد من سيرها كما هو مخطط وفي إطار الميزانية المحددة. ومن مهامه الرئيسية:

• اختيار الأعضاء وتخصيص المهام لكل منهم.
• مراجعة الميزانية للتحقق من عدم تجاوز النفقات المخصصة.
• توفير المستلزمات الضرورية لمساعدة الأعضاء في إنجاز مهامهم.
• كما يعمل مدير المشروع كحلقة وصل بين الفريق والمستفيدين لضمان فهم الجميع لتقدم المشروع.

عضو فريق المشروع

عضو فريق المشروع هو الفرد الذي يقوم بأداء مهام معينة تم تحديدها من قبل مدير المشروع بناءً على مهاراته وخبراته. هؤلاء الأعضاء قد يكونون موظفين دائمين أو مستشارين أو متخصصين. وتتضمن مسؤوليات عضو الفريق:

• التعاون مع المستخدمين لتحديد متطلبات العمل.
• إتمام المهام ضمن المواعيد المقررة.
• المساهمة في تحقيق أهداف المشروع.

راعي المشروع

راعي المشروع هو الشخص الإداري الذي يوفر دعماً مستمراً للمشروع بالموارد الضرورية لضمان نجاحه، ويساعد على فتح قنوات اتصال بين مدير المشروع وفريق القيادة في الشركة. ومن واجباته الأخرى:

• معالجة الخيارات التجارية الهامة للمشروع.
• الحصول على الموافقات اللازمة لزيادة الميزانية أو تغيير جدول المواعيد.
• تقديم العون لمدير المشروع في الحصول على الموارد المطلوبة.

أصحاب المصلحة في المشروع

هؤلاء هم الأشخاص أو الجهات التي تساهم في المشروع إما عن طريق الدعم أو التمويل، ويجب أن يكونوا راضين لضمان نجاح المشروع.

يمكن أن يكونوا موظفين لديهم علاقة مباشرة بالمشروع مثل الراعي ومدير المشروع، أو مساهمين خارجيين مثل العملاء والمقاولين والموردين. تتضمن مهامهم:

• تحديد المخاطر التي قد تواجه المشروع.
• توفير المعرفة الفنية.
• التعرف على القيود الموجودة في المشروع.
• تقديم الملاحظات البناءة.

محلل أعمال

محلل الأعمال يعد جزءًا أساسيًا من فريق المشروع حيث يتعاون مع أصحاب المصلحة لتحديد الأهداف التي تعالج التحديات. ومن مهامه:

• تطوير فكرة المشروع.
• وضع استراتيجيات لتعزيز كفاءة العمليات.
• اتباع المعايير الفنية التي وضعها فريق المشروع.

تعرف ايضًا على: نبذة عن إدارة المشاريع وأهميتها في تحقيق النجاح المؤسسي

كيفية إدارة فريق إدارة المشاريع

يوجد عدد من الاستراتيجيات الفعالة التي ينبغي على مدير المشروع أن يتبعها عند إدارة الفريق، وهي:

تحقيق التوازن

• على مدير المشروع معرفة احتياجات المشروع ومدى توافق قدرات الأعضاء مع هذه الاحتياجات.
• يجب البحث عن المهارات المناسبة لدى أعضاء الفريق وتحقيق المستوى الأمثل بينهم، فلا يمكن اختيار شخص مؤهل ولكنه غير قادر على التكيف مع الفريق، كما لا يمكن اختيار شخص يملك فقط مهارات الاتصال.

الرؤية والشفافية

• يجب على مدير المشروع الالتزام بالشفافية، مما يعني ضرورة إطلاع كافة الأعضاء على المعلومات ورؤية المشروع بوضوح.
• فهذه الشفافية تعزز المساءلة، وتمكن الأعضاء من الاستفادة من مهاراتهم، وتساهم في متابعة التقدم.

تحقيق التواصل

• يتوجب على مدير المشروع التواصل المستمر مع الأعضاء طوال فترة العمل على المشروع.
• التواصل الجيد يساعد على توضيح أهداف المشروع والمخاطر المحتملة مما يسهل التعامل معها.

حل المشكلات

• للإدارة الفعالة، يجب أن يكون مدير المشروع قادراً على مواجهة المشاكل التي قد تحدث بين الأعضاء.
• إذا كانت المشكلات مرتبطة بإجراءات العمل، يمكن تعزيز التركيز على الأهداف الأساسية، وإذا كانت شخصية، يجب تحمل الحكمة والعمل نحو حلها بلطف.

ردود الفعل

• يتعين على مدير المشروع استلام آراء أعضاء الفريق وأسئلتهم حول المشروع، وكذلك معرفة تفضيلاتهم.
• لتحسين مهاراتك في إدارة المشاريع، يمكنك الاشتراك في الدورات التعليمية المعتمدة التي توفرها منصة بكه في هذا المجال.

تعرف ايضًا على: اكتشف أسرار النجاح في مجال إدارة المشروعات

• bakkahThe concept of managing project teams _بتصرف
• rightpeoplegroupProject management office: Functions, roles, and responsibilities _بتصرف

مشاركة المقال

وسوم