الإدارة المرئية أسلوب عصري لتحسين الأداء ورفع الكفاءة

في ظل التغيرات المتسارعة التي يشهدها عالم الأعمال اليوم، أصبحت الحاجة إلى أساليب إدارية فعالة وأكثر شفافية ضرورة لا غنى عنها. وتعد الادارة المرئية إحدى هذه الأساليب الحديثة، حيث تركز على إظهار المعلومات والبيانات الحيوية أمام جميع أفراد الفريق بشكل واضح ومباشر، مما يسهم في تعزيز الفهم المشترك، وتحسين اتخاذ القرار، ورفع كفاءة الأداء داخل المؤسسات.

ما هي الإدارة المرئية؟

الادارة المرئية  هي أسلوب إداري يستخدم الوسائل البصرية لعرض المعلومات والبيانات المهمة في أماكن العمل بطريقة واضحة وسهلة الفهم لجميع أفراد الفريق. ويهدف هذا النهج إلى تحسين الأداء، وتعزيز الشفافية، وتسريع اتخاذ القرارات من خلال توفير مؤشرات مرئية تُظهر الوضع الفعلي للعمل في أي وقت.

تعريف الإدارة المرئية:

• الإدارة المرئية هي نظام يتيح مراقبة سير العمليات، والتقدم في الأهداف، والمشاكل التشغيلية من خلال استخدام أدوات بصرية مثل المخططات، الجداول، الإشارات، الشاشات الرقمية، اللوحات البيضاء، وغيرها، بحيث يمكن للجميع “رؤية” ما يحدث داخل بيئة العمل بشكل مباشر ومستمر.

أهداف الإدارة المرئية:

• الشفافية: عرض كل ما يحدث بوضوح ليكون معروفًا للجميع.
• اتخاذ قرارات أسرع: من خلال الرؤية الفورية للمشكلات أو الانحرافات.
• تحفيز العاملين: لأنهم يرون أثر جهودهم بشكل مباشر.
• المراقبة الذاتية: حيث يمكن للموظفين تقييم أدائهم دون تدخل مباشر من الإدارة.
• تحقيق التحسين المستمر: من خلال التعرف السريع على مناطق الضعف والعمل على تحسينها.

مكونات الإدارة المرئية:

• لوحات الأداء (Performance Boards): تعرض فيها المؤشرات الرئيسية مثل الإنتاجية، الجودة، الحضور، والمشاكل اليومية.
• خرائط التدفق (Flow Charts): تُظهر تسلسل الخطوات أو العمليات.
• الرسوم البيانية والمخططات الزمنية: لمتابعة التقدم في المشاريع أو الأنشطة.
• شاشات العرض الرقمية: تُستخدم في المؤسسات الحديثة لعرض المعلومات الحية لحظة بلحظة.

تعرف أيضًا على: الإدارة الذاتية ودورها في تعزيز الابتكار وتحمل المسؤولية

أنواع الإدارة المرئية:

• إدارة مرئية تشغيلية (Operational Visual Management):
• تركز على سير العمليات اليومية.
• تُستخدم في المصانع أو خطوط الإنتاج لعرض مؤشرات الأداء أو التنبيهات.
• إدارة مرئية استراتيجية (Strategic Visual Management):
• تعرض الأهداف طويلة المدى وخطط التحسين.
• تُستخدم في مكاتب الإدارة العليا والمشاريع الكبرى.

فوائد الإدارة المرئية:

• تقليل الوقت في الاجتماعات والتقارير.
• تسهيل التواصل بين الفرق.
• تحسين ثقافة الانضباط والمسؤولية.
• دعم العمل الجماعي ومشاركة المعلومات.
• تعزيز التحسين المستمر (Kaizen) خصوصًا في البيئات التي تتبع نهج Lean Management.

تطبيقات الإدارة المرئية:

• في المصانع: متابعة الإنتاج ومشكلات الجودة.
• المستشفيات: متابعة حالات المرضى وتوزيع المهام.
• المدارس: عرض الخطط الدراسية، الالتزامات، والإنجازات.
• في المكاتب: مراقبة تقدم المشاريع وإدارة الوقت.[1]

تعرف أيضًا على: الإدارة بالأهداف: السر وراء فرق العمل عالية الأداء

ما هو مفهوم الإدارة البصرية؟

الإدارة البصرية أو الادارة المرئية هي منهج إداري يعتمد على استخدام الوسائل البصرية لنقل المعلومات وتنظيم العمل داخل المؤسسة أو الفريق، بهدف تسهيل الفهم، وتسريع اتخاذ القرار، وتحفيز السلوكيات الصحيحة دون الحاجة إلى تدخل مباشر أو مستمر من الإدارة.

تعريف الإدارة البصرية:

• الإدارة البصرية هي استخدام الإشارات البصرية، مثل الألوان، الرموز، الرسوم البيانية، اللوحات، الشاشات، اللافتات، والمخططات، لعرض المعلومات المهمة داخل بيئة العمل، بحيث تكون هذه المعلومات مرئية للجميع بسهولة، وتمكّن كل فرد من معرفة ما يجري، وما يجب عليه فعله، وما إذا كان هناك أي خلل أو تحسّن.

أهداف الإدارة البصرية:

• الشفافية: جعل كل شيء واضحًا للجميع.
• تحديد الانحرافات بسرعة: معرفة ما إذا كان هناك خطأ أو خلل فورًا.
• تحفيز السلوك الصحيح: بدون أوامر مباشرة من المشرف.
• دعم العمل الجماعي: الجميع يشارك بناءً على نفس المعلومات.
• تقليل الحاجة للإشراف المباشر: لأن كل فرد يعرف ما يجب فعله من خلال المؤشرات البصرية.

أين تستخدم الإدارة البصرية؟

• في المصانع: لمراقبة الإنتاج ومتابعة الجودة.
• المستشفيات: لتحديد الأولويات في رعاية المرضى أو متابعة المهام الطبية.
• المدارس: لعرض الجداول والواجبات والإنجازات.
• المكاتب: لتتبع التقدم في المشاريع والمهام.
• في متاجر البيع بالتجزئة: لتنظيم العرض والتخزين والمساحات.[2]

تعرف أيضًا على: الإدارة بالاستثناء استراتيجية ذكية لمتابعة الأداء وتفويض الصلاحيات

كيف تكون الادارة علم وفن؟

الإدارة علم وفن في آنٍ واحد هو مفتاح أساسي لفهم طبيعة العمل الإداري، وكيفية نجاح القادة والمديرين في بيئات العمل المختلفة.

أولًا: لماذا تعد الإدارة علمًا؟لأنها تقوم على قواعد ونظريات:

الإدارة مثلها مثل العلوم الأخرى (كالفيزياء أو الاقتصاد)، تمتلك مجموعة من المبادئ والقوانين التي تم التوصل إليها من خلال الملاحظة، البحث، والتجربة. من أمثلة ذلك:

• مبدأ التخصص وتقسيم العمل (فايول)
• نظرية التحفيز (ماسلو)
• الإدارة بالأهداف (دراكر)

تعتمد على البيانات والتحليل:

المدير يستخدم أدوات علمية لتحليل الأداء، تقييم السوق، وقياس الإنتاجية، مثل:

• التحليل الإحصائي
• مؤشرات الأداء (KPIs)
• إدارة الجودة الشاملة (TQM)

قابلة للتعليم والتعلم:

• مثل أي علم، يمكن تعلم الإدارة في الجامعات والمعاهد عبر المناهج، الكتب، والدورات.

قابلة للتطبيق والتجريب:

• تجرى تجارب ودراسات في عالم الإدارة لاختبار فعالية قرارات أو استراتيجيات معينة، تمامًا كما في العلوم التطبيقية.

تعرف أيضًا على: الفرق بين العضو المنتدب والرئيس التنفيذي من هو القائد الفعلي للشركة؟

ثانيًا: لماذا تعد الإدارة فنًا؟

لأنها تتطلب مهارات شخصية وإنسانية:

العلم يعطيك القاعدة، لكن الفن هو كيفية تطبيقها بذكاء وبطريقة ملائمة. المدير الناجح يحتاج إلى:

• مهارات التواصل الفعّال.
• الذكاء العاطفي.
• القدرة على الإقناع والتفاوض.
• إدارة الوقت والضغوط.

لأن كل موقف يختلف:

• الإدارة ليست وصفة واحدة تنجح في كل مكان. التعامل مع فريق في شركة تقنية يختلف عن مصنع أو مدرسة. وهنا يظهر فن التكيّف مع المواقف والأشخاص.

 القيادة تتطلب إبداعًا وابتكارًا:

• المواقف المعقدة لا تحل دائمًا بالمعادلات، بل تتطلب تفكيرًا إبداعيًا وقرارات تعتمد على الحدس، التجربة، والرؤية المستقبلية.

لأن التعامل مع البشر فن:

• كل موظف له شخصية، ثقافة، ودوافع مختلفة. المدير الناجح هو من يعرف كيف “يقرأ” من أمامه ويحفزه، ويكوّن علاقات قائمة على الثقة والاحترام.
• الإدارة علم وفن معًا: فهي علم مثل الادارة المرئية لأنها تعتمد على المعرفة والمنهجيات المدروسة، وهي فن لأنها تحتاج إلى موهبة ومهارة شخصية في التطبيق.

تعرف أيضًا على: أسرار إدارة الحوكمة الناجحة في عصر التحديات المتغيرة

ما هو مثال لنظام الإدارة المرئية؟

مثالاً تفصيليًا لنظام الإدارة المرئية يمكن تطبيقه في مصنع أو خط إنتاج صناعي، وهو من أكثر البيئات التي تستفيد من هذا النوع من الإدارة:

مثال تطبيقي: نظام الادارة المرئية في مصنع لتجميع الأجهزة الكهربائية

بيئة العمل:

• مصنع يقوم بتجميع أجهزة الميكروويف.
• يحتوي على 5 محطات إنتاج متسلسلة.
• يعمل في 3 ورديات (صباحية، مسائية، ليلية)

أهداف النظام:

• تقليل الأخطاء في الإنتاج.
• تحسين سرعة اتخاذ القرار.
• تعزيز التواصل بين فرق العمل.
• تقليل الهدر (الزمن/المواد)
• إشراك العاملين في مراقبة الأداء.

 عناصر نظام الإدارة المرئية المطبق:

لوحات الأداء اليومية :

موضوعة في بداية كل خط إنتاج.

تحتوي على:

• عدد الوحدات المطلوب إنتاجها.
• عدد الوحدات التي تم إنجازها حتى الآن.
• عدد الوحدات المرفوضة (Defects).
• مؤشرات الانحرافات (أخضر = طبيعي، أصفر = تنبيه، أحمر = تدخل فوري)
• يتم تحديثها يدويًا أو إلكترونيًا كل ساعة.

شاشات العرض الرقمية (Digital Dashboards):

• في مركز مراقبة الإنتاج.
• تعرض مؤشرات لحظية:
• أداء كل خط إنتاج.
• نسبة الأخطاء.
• أعطال الماكينات.
• زمن التوقف.
• تساعد مديري الورديات على اتخاذ قرارات فورية.

لوحات المتابعة اليومية (Stand-up Meeting Boards):

تستخدم في الاجتماعات السريعة في بداية كل وردية.

تتضمن:

• إنجازات الأمس.
• أهداف اليوم.
• أهم التحديات والمخاطر.
• اقتراحات التحسين من العاملين.
• يشجع الجميع على المشاركة والتفاعل.

لوحات خطوات العمل القياسية (Standard Work Boards):

• توضح خطوات كل مهمة بصور أو رسوم توضيحية بجوار كل محطة.
• تساعد العمال الجدد على التعلم السريع، وتضمن التزام الجميع بالإجراء الموحد.

تعرف أيضًا على: الفرق بين أنماط الإدارة وأثرها على فريق العمل

وفي الختام، يتضح أن الادارة المرئية ليست مجرد أسلوب تنظيمي، بل هي ثقافة عمل تعزز الشفافية، وتدعم التواصل الفعال، وتسهم في تحقيق الأهداف بكفاءة أعلى. إن تبني هذا النهج في بيئة العمل يعد خطوة استراتيجية نحو بناء فرق عمل أكثر تعاوناً، ومؤسسات أكثر قدرة على التكيّف والابتكار في ظل التحديات المتغيرة.

• peakvmWHAT IS VISUAL MANAGEMENT _بتصرف
• cenareoVisual management: concept and implementation _بتصرف

مشاركة المقال

وسوم