الإدارة بالاستثناء استراتيجية ذكية لمتابعة الأداء وتفويض الصلاحيات

الادارة بالاستثناء هي أسلوب إداري ذكي يركز على متابعة الانحرافات الجوهرية في الأداء بدلاً من التفاصيل الروتينية اليومية، مما يتيح للقادة تفويض الصلاحيات بفعالية. هذه الاستراتيجية تعزز كفاءة العمل وتوفر وقت الإدارة العليا للقرارات المصيرية.

ما معنى الإدارة بالاستثناء؟

الادارة بالاستثناء هي أسلوب إداري يركز على التدخل الإداري فقط عند حدوث انحرافات جوهرية أو مشكلات غير عادية عن الأداء المخطط أو المعايير المتفق عليها. بينما يتم تفويض القرارات الروتينية واليومية للمستويات الإدارية الأدنى.

شرح الفكرة الأساسية

• يقوم هذا الأسلوب على تحديد المعايير أو الخطط أو الأهداف مسبقًا.
• تتم مراقبة الأداء بانتظام ومقارنته بهذه المعايير.
• إذا كان الأداء ضمن الحدود المسموحة لا حاجة لتدخل المدير.
• إذا كان هناك انحراف كبير أو مشكلة غير متوقعة هنا يتدخل المدير.

أنواع الانحرافات التي تستدعي “الإدارة بالاستثناء”

• انحراف مالي:مثل تجاوز الميزانية المقررة بنسبة كبيرة.
• انحراف في الأداء:مثل انخفاض معدل الإنتاج بنسبة ملحوظة.
• انحراف في الجودة:مثل زيادة نسبة المنتجات المعيبة.
• انحراف سلوكي أو تنظيمي:مثل صراعات حادة بين فرق العمل، أو غياب جماعي.

مميزات الإدارة بالاستثناء

• توفير الوقت للمديرين للتركيز على الأمور الاستراتيجية.
• تحفيز الموظفين على تحمل المسؤولية واتخاذ قراراتهم.
• تسريع عمليات اتخاذ القرار في المواقف الحرجة.
• تقليل العبء الإداري وعدم تشتيت الجهود في التفاصيل.
• الحد من تدخل الإدارة في الأمور الروتينية.

تعرف أيضًا على: أساسيات الإدارة: كيف تدير فريقًا وتحقق نتائج؟

عيوب أو تحديات الإدارة بالاستثناء

• تحتاج إلى نظام دقيق للرقابة والمتابعة لاكتشاف الانحرافات بدقة.
• قد يشعر بعض الموظفين بقلة التواصل مع الإدارة.
• لو لم تحدد المعايير بوضوح، قد يختلف فهم ما هو “استثناء”.
• خطر تأخر التدخل إذا لم تُكتشف الانحرافات مبكرًا.

متى يستخدم هذا الأسلوب؟

• في المؤسسات الكبيرة ذات الهيكل الإداري الهرمي.
• عندما تكون هناك خطط ومعايير واضحة يمكن القياس عليها.
• في البيئات التي تحتاج إلى سرعة في التعامل مع المشاكل الكبرى دون تعطيل العمل اليومي.

الفرق بين “الإدارة بالاستثناء” و”الإدارة التقليدية”

• العنصر الإدارة بالاستثناء الإدارة التقليدية.
• التدخل الإداري فقط في الحالات الاستثنائية تدخل مستمر في جميع العمليات.
• الوقت والجهد موفَّر ومركز مشتت وضائع في التفاصيل.
• المسؤولية موزعة على الموظفين مركزة في يد المدير.
• اتخاذ القرار سريع في الأزمات أبطأ بسبب انشغال الإدارة بالتفاصيل.[1]

تعرف أيضًا على: دليلك الشامل لفهم الإدارة العامة وتحقيق التميز المؤسسي

ماذا يقصد بالإدارة بالاستثناء؟

يقصد بـ الادارة بالاستثناء أنها أسلوب إداري يقوم على فكرة عدم تدخل الإدارة في كل صغيرة وكبيرة، بل التدخل فقط عند حدوث مشكلة أو انحراف كبير عن الخطط أو الأهداف المحددة.أي أن المدير لا يراقب أو يراجع كل التفاصيل اليومية، وإنما:

• يضع خططًا ومعاييرًا واضحة للأداء.
• يترك الموظفين يعملون ويأخذون قراراتهم في الأمور العادية.
• يتدخل فقط إذا ظهر انحراف كبير عن هذه المعايير (مثل انخفاض الإنتاج بشكل كبير، أو ارتفاع التكاليف بشكل غير طبيعي، أو تأخر في تسليم العمل)

” الادارة بالاستثناء تعني ترك الأمور الروتينية تسير كما هي، والتفرغ للتعامل مع الحالات غير العادية أو الطارئة فقط.” [2]

تعرف أيضًا على: العلاقة بين الإدارة العامة وعلم النفس فهم السلوك لتحسين الأداء المؤسسي

ما هو نظام إدارة الاستثناءات؟

نظام الادارة بالاستثناء هو إطار إداري يهدف إلى تحديد ومعالجة الانحرافات أو الاستثناءات التي تخرج عن الأداء الطبيعي أو المخطط له داخل المنظمة. يقوم هذا النظام على أساس أن المدير لا يحتاج إلى التدخل في كل الأمور، بل يتدخل فقط عندما تظهر حالات غير معتادة، سواء كانت إيجابية أو سلبية.

الفكرة الأساسية للنظام:

• لا يتم التدخل الإداري إلا في حالة وجود استثناء.
• “الاستثناء” هو أي تغير كبير أو مفاجئ عن المعايير المحددة مسبقًا.
• يهدف النظام إلى التركيز على النقاط الحرجة والمشكلات الجوهرية، بدلًا من إضاعة الوقت في مراقبة الأمور العادية.

مراحل نظام الادارة بالاستثناء:

تحديد المعايير.

يتم أولًا وضع معايير دقيقة وواضحة للأداء، مثل:

• الإنتاج المطلوب.
• التكاليف المتوقعة.
• جودة المنتجات.
• المواعيد الزمنية للتسليم.

تحليل الاستثناء

يتم فحص سبب الانحراف أو الخطأ. مثل:

• هل السبب في الموردين؟
• هل هناك عطل في الماكينات؟
• هل المشكلة بشرية أو فنية؟

اتخاذ القرار

• يتم التدخل من قبل الإدارة العليا لحل المشكلة، أو تصحيح الانحراف، أو تعديل الخطط.
• التغذية الراجعة والتحسين المستمر.
• بعد معالجة الاستثناء، يتم تعديل النظام أو المعايير إذا لزم الأمر.

الوضع العادي:

• إذا كانت الأرقام الفعلية قريبة من هذه المعايير ➝ لا تدخل إداري.

الوضع الاستثنائي:

• الإنتاج انخفض إلى 600 وحدة.
• نسبة الهدر ارتفعت إلى 10%.
• التكلفة ارتفعت إلى 15 جنيه.

تعرف أيضًا على: الفرق بين أنماط الإدارة وأثرها على فريق العمل

هنا يتدخل نظام إدارة الاستثناء لإرسال إنذار للإدارة، والتي بدورها:

• تبحث عن السبب.
• تتخذ القرار (تصليح آلة، تدريب موظف، تغيير مورد)

مزايا نظام إدارة الاستثناء:

• تركيز جهود الإدارة على القضايا المهمة فقط.
• توفير الوقت والموارد.
• زيادة كفاءة الأداء داخل المؤسسة.
• تسريع اتخاذ القرار في الحالات الطارئة.
• تشجيع الموظفين على تحمل المسؤولية في الأمور العادية.

نظام الادارة بالاستثناء هو أسلوب ذكي وفعال لرفع كفاءة الإدارة، حيث لا يتم التدخل إلا عند ظهور انحراف واضح عن المعايير، مما يساعد في استخدام وقت الإدارة بشكل أكثر فاعلية وتركيزًا على المشكلات التي تستحق التدخل فعلًا.

تعرف أيضًا على: أسرار إدارة الحوكمة الناجحة في عصر التحديات المتغيرة

ما هو مبدأ الاستثناء؟

مبدأ الاستثناء هو أحد المبادئ الأساسية في علم الإدارة، ويقصد به: أن الإدارة لا تتدخل إلا عند حدوث حالات غير عادية أو انحرافات كبيرة عن المعايير أو الخطط الموضوعة مسبقًا، وتترك الأمور العادية أو الروتينية لتدار من قبل المرؤوسين أو النظام المعتاد.

مبدأ الاستثناء:

• في أي مؤسسة، توجد أنشطة يومية روتينية وأخرى غير متوقعة.
• مبدأ الاستثناء يعني أن المدير لا يحتاج إلى مراقبة كل صغيرة وكبيرة.
• بل يركز فقط على الحالات التي تخرج عن المسار الطبيعي مثل زيادة التكاليف بشكل غير مبرر، أو انخفاض كبير في المبيعات، أو تأخير غير معتاد في تسليم المنتجات.
• أما الأمور التي تسير ضمن الحدود المسموح بها ➝ فلا تتطلب تدخل المدير.

أمثلة على تطبيق مبدأ الاستثناء:

في الإنتاج:

• إذا كانت نسبة المنتجات المعيبة 2% وهي النسبة الطبيعية، لا حاجة للتدخل.
• لكن إذا ارتفعت إلى 10%، فهنا يتم تطبيق مبدأ الاستثناء ويجب التدخل فورًا.

 الإدارة المالية:

• إذا تجاوزت المصاريف الشهرية الحد المخطط له بشكل كبير، يتم التحقيق والتصرف.

في التعليم:

• إذا تأخر طالب مرة أو مرتين ➝ طبيعي.
• لكن إذا تكرر غيابه 10 مرات دون سبب ➝ يطبق مبدأ
• الاستثناء وتتخذ إجراءات.

أهداف مبدأ الاستثناء:

• توفير الوقت والجهد للإدارة.
• منع التشتت في متابعة الأمور البسيطة.
• التركيز على المشكلات الحقيقية التي تحتاج لحلول.
• رفع كفاءة اتخاذ القرار.

متى يستخدم مبدأ الاستثناء؟

• عندما تكون هناك خطط ومعايير واضحة مسبقًا.
• في المؤسسات التي تعتمد على نظم رقابة وتحليل الأداء.
• في البيئات التي تحتاج إلى سرعة اتخاذ القرار دون الانشغال بالتفاصيل اليومية.

مبدأ الادارة بالاستثناء هو أداة إدارية فعالة تُستخدم للتركيز على الانحرافات والمشكلات الجوهرية فقط، مما يساعد الإدارة على توجيه جهودها حيث تكون الحاجة الحقيقية للتدخل.

تعرف أيضًا على: الفرق بين العضو المنتدب والرئيس التنفيذي من هو القائد الفعلي للشركة؟

في الختام، تعد الادارة بالاستثناء استراتيجية عملية تعزز التركيز على الأولويات وتسرّع عملية اتخاذ القرار. من خلال متابعة الانحرافات المهمة وتفويض الصلاحيات، تسهم هذه المنهجية في رفع كفاءة المؤسسات وتحقيق أهدافها بفاعلية.

• tallyfyDefinition – What is Management by Exception? _بتصرف
• indeedWhat Is Management by Exception? Definition and Principles _بتصرف

مشاركة المقال

وسوم