الفرق بين الفاعلية والفعالية في الإدارة: فهم دقيق لتحقيق النجاح المؤسسي

كثيرا ما تستخدم هاتان الكلمتان بالتبادل مما يخلق التباس قد يعيق تحقيق الأهداف المنشودة. و في هذا المقال سنغوص في أعماق كل مفهوم موضحين الفروقات الدقيقة التي تميزهما.وكيف يمكن لهذا الفهم الدقيق أن يمهد الطريق لنجاح مؤسسي لا يضاهى. لنتعرف سويا على الفرق بين الفاعلية والفعالية في الإدارة. وكيف يمكن لهذا التمييز أن يكون حجر الزاوية في بناء إستراتيجيات إدارية قوية.

 ما هو الفرق بين الفاعلية والفعالية؟

غالبا ما يخلط الكثيرون بين مفهومي الفعالية والفاعلية. على الرغم من أن لكل منهما دلالة مختلفة تماما في سياق الإدارة.

• الفعالية : تشير إلى مدى تحقيق الأهداف المرجوة. فإنها تعني بفعل الشيء الصحيح أي التركيز على النتائج النهائية ومدى توافقها مع الأهداف المحددة. فعندما نقول إن مدير فعال فإننا نقصد أنه ينجح في الوصول إلى الأهداف التي وضعها بغض النظر عن الوسائل المستخدمة أو الموارد المستهلكة. فعلى سبيل المثال إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة 20%. فإن المدير الفعال هو من يحقق هذه الزيادة حتى لو تطلب الأمر إنفاق كبير أو جهد إضافي. و هذا المفهوم يركز بشكل أساسي على “ماذا نفعل؟” وهل أدى ذلك إلى النتيجة المرجوة أم لا.
• الفاعلية: فتشير إلى كيفية أداء المهام أي فعل الشيء بطريقة صحيحة وبأقل قدر من الموارد والوقت والجهد. فإنها تعني بتحسين العمليات وتقليل الهدر. فالمدير الفاعل هو من يحقق أهدافه بأقل التكاليف الممكنة وبأفضل استغلال للموارد المتاحة. على سبيل المثال إذا تمكنت شركة من إنتاج نفس العدد من الوحدات بجودة مماثلة ولكن بتكلفة أقل بنسبة 10%. فإنها تكون قد حققت فاعلية أكبر يمكننا القول إن الفاعلية تهتم بـ “كيف نفعل ذلك؟”. هل نستخدم الموارد بكفاءة؟ هل العمليات سلسة؟ لا يمكن فصل مفهوم الفاعلية عن مفهوم الجودة والتحسين المستمر حيث تسعى المنظمات دائما إلى تحقيق أهدافها بأقصى درجات. الفرق بين الفاعلية والفعالية في الإدارة والاستفادة من مواردها. و على الرغم من أن الفعالية قد تتحقق حتى مع إهدار الموارد إلا أن الفاعلية تتطلب دائما نظرة نقدية للعمليات لضمان أقصى استفادة ممكنة.(1)

تعرف أيضاَ على:ماهو مفهوم الإدارة بالنتائج

ما هي الفروق بين الفعالية والكفاءة في الإدارة؟

تتشابك مفاهيم الفعالية والكفاءة والفاعلية في أذهان الكثيرين. لكن فهم الفروق الدقيقة بينها أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح الإداري فلقد تحدثنا عن الفعالية كتحقيق الأهداف أي “فعل الأشياء الصحيحة” أما الكفاءة فهي مرتبطة بشكل وثيق بالفاعلية وتشير إلى “فعل الأشياء بطريقة صحيحة” أو “القيام بالعمليات بأفضل شكل ممكن”. بمعنى آخر الكفاءة هي القدرة على إنجاز المهام باستخدام أقل قدر من الموارد  سواء كانت وقت، مال، جهد، أو مواد خام  مع الحفاظ على مستوى عالي من الجودة. على سبيل المثال إذا كان المصنع ينتج 1000 واحدة بتكلفة 10000 دولار. ثم وجد طريقة لإنتاج نفس العدد من الوحدات بتكلفة 8000 دولار فهذا يعني أنه أصبح أكثر كفاءة.

تعرف أيضاَ على:أهمية وظيفة التنظيم في الإدارة لضمان سير العمل بكفاءة

و يمكن تلخيص الفرق بين الفاعلية والفعالية في الإدارة. في أن الكفاءة تركز على المدخلات والعمليات بينما الفعالية تركز على المخرجات والنتائج فقد تكون المنظمة ذات كفاءة عالية في أداء مهامها اليومية ولكنها قد لا تكون فعالة. إذا كانت هذه المهام لا تخدم الأهداف الإستراتيجية للمنظمة. فعلى سبيل المثال قد يكون قسم التسويق كفؤ للغاية في إنتاج مواد تسويقية بتكلفة منخفضة. لكن إذا لم تؤدِ هذه المواد إلى زيادة المبيعات فإنها لا تعتبر فعالة و لتحقيق النجاح الشامل. يجب أن تسعى المؤسسات إلى تحقيق كل من الفرق بين الكفاءة والفاعلية. لا يكفي أن تفعل الأشياء بطريقة صحيحة إذا كنت تفعل الأشياء الخاطئة. يجب على المديرين تقييم العمليات بشكل مستمر لضمان أقصى قدر من الفاعلية في الأداء مع التأكد من أن جميع الأنشطة تساهم في تحقيق الأهداف الإستراتيجية. فهذا هو جوهر الفكر الإداري الحديث الذي يجمع بين التحسين المستمر والتركيز على النتائج.(2)

تعرف أيضاَ على:دراسة إدارة الأعمال: الطريق إلى النجاح في عالم الشركات والإدارة

ما هي الفاعلية الإدارية؟

الفاعلية الإدارية هي جوهر الأداء المؤسسي المتميز. وتمثل القدرة على تحقيق الأهداف المحددة للمنظمة بأقصى كفاءة ممكنة وباستخدام أقل الموارد المتاحة. فإنها تتجاوز مجرد إنجاز المهام لتشمل تحسين العمليات، ترشيد الإنفاق، والاستغلال الأمثل للوقت والجهد. كما يمكننا القول إن الفاعلية الإدارية هي فن إدارة الموارد لتحقيق أقصى قدر من النتائج المرجوة و لا تقتصر الفاعلية الإدارية على تحقيق الأهداف الكمية فحسب. بل تمتد لتشمل تحسين جودة المخرجات و تعزيز رضا العملاء وبناء بيئة عمل محفزة و تعتمد الفاعلية الإدارية على عدة ركائز أساسية يمكن تلخيصها في النقاط التالية:

• التخطيط السليم: وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس وتحديد الخطوات اللازمة لتحقيقها.
• التنظيم الفعال: توزيع المهام والمسؤوليات بشكل منطقي وتحديد صلاحيات كل فرد أو قسم.
• التوجيه القيادي: تحفيز الموظفين وتوجيههم نحو تحقيق الأهداف وتوفير الدعم اللازم لهم.
• الرقابة المستمرة: متابعة الأداء و مقارنته بالخطط الموضوعة واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة.
• إدارة الموارد بكفاءة: الاستفادة القصوى من الموارد البشرية، المالية، والمادية المتاحة.

تعرف أيضاَ على:تطور الفكر الإداري: من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الحديثة

في سياق الحديث عن مفهوم الفاعلية لغة وإصطلاحاً تشير الفاعلية لغويا إلى القدرة على التأثير أو الإنجاز و اصطلاحيا. هي الكفاءة في استخدام الموارد لتحقيق الأهداف و تساهم الفاعلية الإدارية في بناء ثقافة مؤسسية تتميز بالمرونة و القدرة على التكيف والتركيز على التحسين المستمر. فعلى سبيل المثال تظهر مصفوفة الكفاءة والفاعلية بوضوح كيف يمكن للمنظمات أن تكون فعالة ولكن ليست كُفْء (تحقق الأهداف ولكن بجهد وموارد كبيرة)  ولكن ليست فعالة (تنجز المهام بكفاءة ولكن لا تحقق الأهداف المرجوة) أو الأفضل أن تكون فعالة وكُفْء في آن واحد فهذا هو المسعى الأسمى لأي إدارة تسعى للتميز والريادة و إنها عملية ديناميكية تتطلب تقييم وتعديل مستمرين لضمان أن المنظمة تسير على الطريق الصحيح نحو تحقيق رؤيتها وتظهر الفرق بين الفاعلية والفعالية في الإدارة في أدق تفاصيلها.

تعرف أيضاَ على:الإدارة المركزية واللامركزية: فهم الفروق وتأثيرها على أداء المؤسسات

ما هو الفرق بين الكفاءة والفعالية في إدارة الوقت؟

إدارة الوقت هي ركيزة أساسية للنجاح الشخصي والمهني وفهم الفروقات بين الكفاءة والفعالية في هذا السياق يمكن أن يحدث فرق كبير فعندما نتحدث عن الكفاءة في إدارة الوقت فإننا نعني إنجاز المهام بأسرع وقت ممكن وبأقل قدر من الجهد مع التركيز على العمليات و يتعلق الأمر بإتقان التقنيات التي تساعد على تقليل الوقت المستغرق في إنجاز مهمة معينة. أما الفعالية في إدارة الوقت فتشير إلى التركيز على إنجاز المهام الصحيحة التي تسهم بشكل مباشر في تحقيق الأهداف الأكبر والأكثر أهمية و يتعلق الأمر باختيار المهام ذات القيمة العالية وتخصيص الوقت الكافي لها حتى لو استغرقت وقت أطول.جوهر تعريف الفاعلية في التدريس  التي تشبه الفعالية في هذا السياق حيث لا يكفي أن يقوم المعلم بتغطية المنهج الدراسي بسرعة (كفاءة) بل يجب أن يضمن أن الطلاب قد استوعبوا المعلومات وحققوا أهداف التعلم (فعالية) و هذا يتطلب التركيز على الأهداف التعليمية وليس فقط على سرعة الإنجاز.الفرق بين الفاعلية والفعالية في الإدارة في أدق تفاصيلها التطبيقية.

تعرف أيضاَ على:أسباب التحول من الإدارة التقليدية إلى الإستراتيجية

فى الختام لقد ألقينا الضوء على الفروقات الجوهرية بين الفاعلية والفعالية في سياق الإدارة وأوضحنا كيف أن فهم هذه المفاهيم يعد حجر الزاوية في بناء إستراتيجيات إدارية ناجحة بينما تركز الفعالية على تحقيق الأهداف بغض النظر عن الموارد و تشدد الفاعلية على إنجاز المهام بأقل قدر من الموارد وأقصى كفاءة فإن الجمع بين هذين المفهومين هو ما يمكن المؤسسات من تحقيق التميز والنمو المستدام فتذكر دائما أن الهدف ليس فقط فعل الأشياء بطريقة صحيحة بل فعل الأشياء الصحيحة بطريقة صحيحة. هذا هو جوهر الفرق بين الفاعلية والفعالية في الإدارة.

• Management Study GuideDifference Between Effectiveness and Efficiency -بتصرف
• IndeedEfficiency vs. Effectiveness: Understanding The Differences -بتصرف

مشاركة المقال

وسوم