تقييم أداء المشروع: كيف تراقب تقدم مشروعك وتصحح المسار باحتراف؟

تقييم أداء المشروع يعد من أهم العمليات التي تضمن نجاح أي مشروع وتحقيق أهدافه بكفاءة عالية. فهو أداة حيوية تساعد على قياس مدى التقدم المحقق مقارنة بالخطة الموضوعة، والتعرف على نقاط القوة والضعف أثناء التنفيذ. من خلال تقييم أداء المشروع يمكن تحديد مدى فعالية استخدام الموارد، وضمان الالتزام بالجدول الزمني والميزانية، بالإضافة إلى قياس مستوى رضا العملاء والمستفيدين. كما يسهم التقييم في توفير بيانات دقيقة تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية المناسبة، مما يرفع من فرص نجاح المشاريع المستقبلية. لذلك يمثل تقييم أداء المشروع خطوة أساسية لضمان الاستمرارية والتميز.

كيف يتم تقييم المشروعات؟

تقييم المشروعات عملية حيوية تهدف إلى تحديد مدى نجاح المشروع في تحقيق أهدافه المحددة، وذلك من خلال تحليل أدائه في مختلف جوانبه فلا يقتصر التقييم على نهاية المشروع. بل هو عملية مستمرة تبدأ من مرحلة التخطيط، وتستمر طوال دورة حياة المشروع.

وتتعدد أساليب التقييم فمنها ما هو كمي يعتمد على الأرقام، والإحصائيات مثل تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع ومنها ما هو نوعي يركز على الجوانب غير الملموسة. مثل رضا أصحاب المصلحة، فيتطلب التقييم الفعال تحديد مؤشرات قياس نجاح المشروع بدقة ووضوح، بحيث تكون قابلة للقياس. والتحقق هذا التحديد الدقيق يساعد على توفير رؤية واضحة حول التقدم المحرز ويسمح للفريق باتخاذ قرارات مستنيرة في الوقت المناسب. كما أن هناك نموذج تقييم المشاريع والتي يمكن تخصيصها لتناسب طبيعة كل مشروع سواء كان تنموي أو تجاري.

يعد جمع البيانات، وتحليلها حجر الزاوية في عملية التقييم يجب أن تكون البيانات المجمعة دقيقة وموثوقة، وتأتي من مصادر متنوعة. مثل التقارير المرحلية، والاستبيانات، والمقابلات مع أفراد الفريق وأصحاب المصلحة.

وبعد جمع البيانات تأتي مرحلة تحليلها لتحديد نقاط القوة، والضعف، وتحديد الفرص التطويرية لهذا المشروع. على سبيل المثال قد يظهر التحليل أن هناك تأخير في جدول زمني معين. مما يتطلب اتخاذ إجراءات تصحيحية فورية. كما يمكن أن يكشف التقييم عن الحاجة إلى تعديل الموارد أو إعادة توزيعها لتحسين الأداء. وفي نهاية المطاف يساهم التقييم الفعال في تعزيز تقييم أداء المشروع  وتحقيق الأهداف المرجوة بكفاءة وفاعلية. [1]

تعرف أيضًا على: أفضل أدوات إدارة المشاريع الرقمية لتسريع الإنجاز وتحسين التنسيق

ماهو تقييم الأداء في إدارة المشاريع؟

تقييم الأداء في إدارة المشاريع هو عملية منهجية تهدف إلى مقارنة الأداء الفعلي للمشروع مع الأداء المخطط له وتحديد أي فجوات أو انحرافات، وللإجابة  على ما الفرص التطويريه لهذا المشروع؟

يعتبر هذا التقييم جزء لا يتجزأ من إدارة المشاريع ومؤشرات الأداء. حيث يوفر للمديرين رؤية شاملة حول مدى التقدم نحو تحقيق الأهداف يتضمن تقييم الأداء تحليل جوانب متعددة. مثل التكاليف، والجدول الزمني، ونطاق العمل، وجودة التسليمات.

من خلال هذا التقييم يمكن لمدير المشروع التعرف على المشكلات المحتملة قبل أن تتفاقم، واتخاذ الإجراءات الوقائية، والتصحيحية اللازمة. على سبيل المثال قد يظهر تقييم أداء المشروع أن التكاليف تتجاوز الميزانية المخصصة، مما يستدعي مراجعة الإنفاق وإعادة تخصيص الموارد.

 يتم تنفيذ تقييم الأداء بشكل دوري ومنتظم وليس فقط عند الانتهاء من المشروع، فهذا التقييم المستمر يسمح للفريق بالبقاء على دراية بوضع المشروع في جميع مراحله، ويشجع على ثقافة التحسين المستمر.

فيتضمن التقييم استخدام أدوات وتقنيات مختلفة. مثل تحليل القيمة المكتسبة الذي يربط بين نطاق العمل المنجز، والوقت المستغرق، والتكلفة الفعلية. بالإضافة إلى ذلك يتم استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية لتتبع التقدم في مجالات محددة، فهذه المؤشرات توفر أمثلة على مؤشرات الأداء التي يمكن استخدامها لتحديد مدى نجاح المشروع. في النهاية يساعد تقييم الأداء على ضمان أن المشروع لا يسير على المسار الصحيح، فحسب بل يتم إدارته بكفاءة، وفاعلية.

تعرف أيضًا على: كيف تحدد معايير نجاح المشروع وتحقق نتائج ملموسة؟

ماهي معايير أداء تقييم المشروع؟

تعتبر معايير أداء تقييم المشروع بمثابة الإطار الذي يتم من خلاله الحكم على نجاح المشروع، وفاعليته. فهذه المعايير تختلف باختلاف طبيعة المشروع، وأهدافه ولكنها تتشارك في مجموعة من الجوانب الأساسية. وفيما يلي بعض من أهم هذه المعايير التي تساعد على تقييم أداء المشروع:

• الجدول الزمني:  يحدد هذا المعيار مدى التزام المشروع بالجدول الزمني المخطط له يتم قياسه من خلال مقارنة التواريخ الفعلية لإنجاز المهام مع التواريخ المخطط لها فأي تأخير في الجدول الزمني. قد يؤثر على تسليم المشروع في موعده مما يتطلب تدخل فوري.
• الميزانية:يركز هذا المعيار على مدى التزام المشروع بالميزانية المخصصة. فيتم تتبع النفقات الفعلية ومقارنتها بالميزانية المقدرة لتحديد أي تجاوزات أو وفورات، فإدارة الميزانية بشكل فعال أمر حيوي لضمان استدامة المشروع.
• نطاق العمل:  يقيس هذا المعيار مدى تحقيق المشروع لنطاق العمل المحدد في البداية أي تغييرات في النطاق قد تؤدي إلى زيادة التكاليف والوقت وتؤثر على جودة المخرجات.

تعرف أيضًا على: دور مدير إدارة المشاريع في قيادة الفرق وتحقيق النجاح

• الجودة:يعنى هذا المعيار بمدى تلبية مخرجات المشروع للمعايير والمتطلبات المحددة فيتم قياس الجودة من خلال عمليات المراجعة، والاختبارات، وملاحظات العملاء وأصحاب المصلحة.
• رضا أصحاب المصلحة:يعتبر هذا المعيار من أهم معايير تقييم المشاريع التنموية حيث يقيس مدى رضا الأطراف المعنية بالمشروع سواء كانوا عملاء، مستثمرين، أو مستفيدين فرضاهم يعكس بشكل كبير نجاح المشروع وقيمته المضافة.
• المخاطر: يركز هذا المعيار على مدى فعالية إدارة المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على المشروع فيتم تقييم أداء المشروع بناء على كيفية التعامل مع هذه المخاطر وتقليل تأثيرها السلبي. [2]

تعرف أيضًا على: شهادة BMB بوابتك للاحتراف في عالم الأعمال والتقنية

ماهي أهم مؤشرات قياس الأداء في المشاريع؟

تعد مؤشرات قياس الأداء في المشاريع أدوات أساسية لمراقبة التقدم، وتتبع الأداء. فهذه المؤشرات توفر مقاييس قابلة للقياس تساعد مديري المشاريع على فهم وضع المشروع، واتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة. ومن خلال تحليل هذه المؤشرات يمكن لمدير المشروع تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، والمجالات التي تحقق أداء جيد ومن أمثلة مؤشرات الأداء التي يمكن الاعتماد عليها:

1- مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع

• مؤشر أداء الجدول الزمن:  يقيس مدى كفاءة استخدام الوقت، فإذا كان أكبر من 1 فهذا يعني أن المشروع يتقدم قبل الجدول الزمني
• مؤشر أداء التكلفة:  يقيس مدى كفاءة استخدام الميزانية، فإذا كان أكبر من 1 فهذا يعني أن المشروع يتم تنفيذه بأقل من الميزانية المخصصة
• نسبة الإنجاز المخطط:  تقارن بين العمل المخطط إنجازه في فترة معينة، والعمل الفعلي المنجز
• معدل العائد على الاستثمار:  يقيس العائد المالي الذي يحققه المشروع مقارنة بتكلفته

تعرف أيضًا على: ما هي إدارة المشاريع التقنية؟ التنظيم الذكي للنجاح الرقمي

2- مؤشرات الجودة

• عدد العيوب أو الأخطاء: يقيس عدد الأخطاء المكتشفة في مخرجات المشروع مما يعكس جودة العمل
• نسبة رضا العملاء: يتم قياسها من خلال استبيانات، ومقابلات لتحديد مدى رضا العملاء عن المنتج أو الخدمة النهائية

3- مؤشرات المخاطر

• عدد المخاطر المفتوحة: يوضح عدد المخاطر التي لم يتم إغلاقها بعد أو التعامل معها
• معدل وقوع الحوادث: يقيس عدد الحوادث أو المشاكل غير المتوقعة التي حدثت خلال تنفيذ المشروع

باستخدام هذه المؤشرات يمكن لمدير المشروع الحصول على صورة واضحة، وشاملة حول أداء المشروع وتقييم أداء المشروع بشكل دقيق وتحديد الحاجة إلى أي تعديلات أو إجراءات تصحيحية

تعرف أيضًا على: مهارة إدارة المشاريع وأثرها في تحقيق الأهداف بكفاءة

في الختام يمثل تقييم أداء المشروع أداة حيوية لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية. ولا يقتصر دوره على نهاية المشروع. بل هو عملية مستمرة تمكن المديرين من مراقبة التقدم. وتحديد الانحرافات وتصحيح المسار قبل أن تتفاقم المشكلات، فمن خلال تبني معايير ومؤشرات أداء واضحة يمكن للمشاريع أن تسير على الطريق الصحيح نحو النجاح، وتجنب الهدر في الموارد والوقت. فإن فهم هذه الآليات، وتطبيقها بشكل منهجي هو مفتاح الإدارة الاحترافية للمشاريع في عالمنا المتغير.

• World BankProject Performance and Evaluation -بتصرف
• Harvard Business ReviewHow to Measure the Success of a Project -بتصرف

مشاركة المقال

وسوم