فهم عناصر إدارة التغيير لبناء استراتيجيات فعّالة ومستدامة

عناصر إدارة التغيير ليست مجرد خطوات إدارية تقليدية، بل هي أدوات فعّالة تستخدم لضمان نجاح أي تحول تنظيمي أو تطوير استراتيجي. ففي عالم يتغير بوتيرة متسارعة، أصبحت المؤسسات مطالبة بتبنّي أساليب مدروسة للتعامل مع التغيير بدلًا من مقاومته. علاوة على ذلك فهي تبدأ من تشخيص الحاجة إليه، وتمر بتخطيط محكم، وتنتهي بترسيخ السلوكيات الجديدة داخل ثقافة المنظمة. ومن خلال فهم عناصرها، يمكن للقادة تحويل الأزمات إلى فرص، وتحقيق التطوير دون إرباك المنظومة.

ما هي عناصر إدارة التغيير؟

تتضمن إدارة التغيير في المؤسسات الحكومية، الناجحة كثير من عناصر إدارة التغيير، الأساسية التي تساعد على ضمان انتقالات سلسة وفعالة.

رؤية واستراتيجية واضحتان

• قبل الشروع في أي تغيير، من الضروري تحديد الهدف والنتيجة المرجوة.
• ما هو مفهوم إدارة التغيير؟ وسبب التغيير؟ كيف سيعود بالنفع على المؤسسة؟ تضمن الرؤية الواضحة فهم الكل لضرورة التغيير. بالإضافة إلى ذلك قدرتهم على مواءمة جهودهم لتحقيق الأهداف نفسها.

إشراك أصحاب المصلحة

• يؤثر التغيير في مختلف أصحاب المصلحة بطرق مختلفة، قد يتأثر به الموظفون والعملاء والموردون، وحتى المساهمون.
• من الضروري إشراك أصحاب المصلحة في مرحلة مبكرة من العملية لفهم مخاوفهم، وجمع ملاحظاتهم، وضمان مشاركتهم.

تعرف أيضًا على: الإدارة فن أم علم؟ تحليل شامل للمفهومين ودورهما في تطوير المؤسسات

التواصل

• يعدّ التواصل ركيزة عناصر إدارة التغيير، فبدون تواصل واضح ومتسق وشفاف، قد يشعر الموظفون بعدم اليقين بشأن التغييرات. بالتالي يؤدي إلى ارتباكهم وقلقهم.
• وهذا لا يعني فقط إبلاغ الموظفين بالتغييرات. بل أيضًا الاستماع إلى ملاحظاتهم ومخاوفهم وأفكارهم. ينبغي للقادة توضيح أسباب التغيير وفوائده وتأثيره على كل فرد.

التدريب والتطوير

• يجب أن يمتلك الأفراد المهارات والمعارف اللازمة للتكيف مع أساليب العمل الجديدة.
• ينبغي وضع برامج تدريبية لتثقيف الموظفين حول الأنظمة والأدوات والعمليات الجديدة.
• بالإضافة إلى التدريب الرسمي، ينبغي للمؤسسات تقديم دعم مستمر.

أنظمة الدعم

• قد يكون الانتقال إلى أنظمة أو سير عمل جديدة أمرًا صعبًا، وسيحتاج الموظفون إلى الدعم طوال العملية.
• يضمن نظام الدعم القوي معرفة الموظفين بمن يلجأون إليه للحصول على المساعدة. بالتالي يخفف من الإحباط، ويسرّع من تبني التغيير.

المراقبة والتغذية الراجعة

• بعد تطبيق التغيير، من المهم مراقبة التقدم وجمع التغذية الراجعة. لا تتوقف إدارة التغيير عند بدء التنفيذ؛ إنها عملية مستمرة.
• تساعد حلقات التغذية الراجعة المؤسسات على فهم أي تحديات يواجهها الموظفون، وتسمح بإجراء التعديلات اللازمة عند الحاجة. [1]

تعرف أيضًا على: ماهي الإدارة المالية؟

ما هي مراحل إدارة التغيير؟

سواء كنت تريد تكييف عملك تدريجيًا أو تريد تحولًا واسع النطاق، فإن عملية عناصر إدارة التغيير، الخاصة بك ستتضمن مراحل إدارة التغيير، الأساسية التالية:

التحضير

• يعدّ إعداد أصحاب المصلحة لعملية إدارة التغيير أمرًا بالغ الأهمية، يجب على كل فرد في مؤسستك فهم الحاجة إلى التغيير لتوفير الأساس اللازم لتحقيق نتائج ناجحة.
• اشرح أسباب عدم جدوى الوضع الراهن والفوائد المحتملة لتطبيق التغيير، أشرك الكل في عملية عناصر إدارة التغيير، لتقليل الاحتكاك وسوء التواصل.

التخطيط

• وضّح عملية إدارة التغيير بأكبر قدر ممكن من الدقة. يجب أن تتضمن هذه الخطة أهدافك الاستراتيجية العامة، ومؤشرات الأداء الرئيسة، ونطاق إدارة التغيير التنظيمي.
• حدّد أعضاء الفريق الذين سيشرفون على تنفيذ التغيير، ومقاييس قياس تقدمك، والإجراءات المحددة اللازمة لها.

التنفيذ

• في مرحلة التنفيذ، اتبع الخطوات الموضحة في وثيقة التخطيط. تعتمد كيفية تطبيق أنواع إدارة التغيير، على هيكل شركتك وأهدافك الاستراتيجية ورضا موظفيك.
• يعدّ التواصل الفعال والشفاف أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملية إدارة التغيير، استخدم قنوات الاتصال القائمة لتذكير فريقك بضرورة التغيير وجمع الملاحظات حول الإنجازات والتحديات التي واجهتها خلال التنفيذ.

منع التراجع

• بعد التنفيذ، يجب على الشركات ضمان استمرارية مبادرة التغيير في مؤسساتها، وإلا، فقد تعود الإدارة والموظفون إلى أنظمتهم السابقة أو تسمح بتوسع نطاق العمل.

تحليل ما بعد المشروع

• ستكشف المراجعة الشاملة لعملية إدارة التغيير لديك ما إذا كانت المبادرة قد نجحت أم فشلت أم كانت في مكان ما بينهما.

تعرف أيضًا على: أهمية الإدارة الاستراتيجية

من المبادئ الخمس الأساسية حول التغيير؟

عند تغيير الثقافة التنظيمية لأي شركة، سيواجه قادة المشاريع حتمًا بعض المعارضة. وتعدّ القدرة على تطبيق عناصر إدارة التغيير، مع مراعاة آراء المعارضين مهارةً أساسية، ولكن قد يكون من السهل إغفال المبادئ الخمسة الأساسية لها:

• من المؤكد أن كل عضو في الفريق سيكون له رد فعل مختلف تجاه التغيير: اسمح لأعضاء فريقك بالحصول على استجابتهم الخاصة، سواء كانت إيجابية أو سلبية، وتحدث معهم عنها بعد زوال صدمة التغيير المقترح.
• حاول تلبية احتياجات أعضاء الفريق: قد يلبّي التغيير الاحتياجات الأساسية لبعض أعضاء الفريق، ولكنه قد يعني أيضًا عدم تلبية متطلبات أفراد آخرين. ابذل قصارى جهدك لتلبية احتياجات الكل.
• حافظ على التوقعات تحت السيطرة: توثق من عدم شعور بعض أعضاء الفريق بخيبة الأمل، بسبب ما تعنيه التغييرات، حتى لا ينتهي الأمر بخيبة أمل أحد من النتيجة.
• الرد على أي مخاوف: لا تدع أعضاء الفريق يشعرون بالإرهاق، بسبب التغييرات، وتيقن من تهدئة أي مخاوف قد تكون لديهم.
• اعترف بإحساس الخسارة: قد يكون بعض أعضاء الفريق قد أمضوا فترة طويلة في الشركة، ولا يعرفون سوى أسلوب واحد في إدارة الأمور.

قد يصاحب التغيير الكبير شعورًا بالخسارة، وهو ما يتطلب التعامل معه على النحو المناسب.

تعرف أيضًا على: علاقة إدارة التسويق بالإدارة المالية

ما هي مراحل إدارة التغيير في العمل؟

قد تستخدم الشركة مجموعة من المراحل والتنويعات في خطة عناصر إدارة التغيير، وذلك حسب نوع التغييرات وتعقيدها. هذه المراحل الأربع الأساسية للتغيير ترشد الفريق خلال عملية تغيير مدروسة ومنظمة:

إنشاء استراتيجية

• خلال المرحلة الأولى، يضع مدير الخطة استراتيجيةً بتلخيص أهدافها ومتطلباتها ومواعيدها النهائية.
• غالبًا ما تتضمن هذه الاستراتيجية خطة تواصل لضمان إطلاع أصحاب المصلحة على التغييرات وأسبابها.

تعرف أيضًا على: دور الإدارة الاستراتيجية في المؤسسة لتحقيق رؤية واضحة وأهداف دقيقة

وضع خطة

• يعدّ إنشاء قائمة مهام لتحقيق أهداف المشروع جزءًا أساسيًا من تطوير الخطة. تساعد هذه القوائم على تحديد كل مرحلة من مراحل العملية، وتضمن التزام أعضاء الفريق بالمواعيد النهائية.
• كما يتضمن وضع الخطة تحديد العوائق المحتملة لتغيير السلوك ومعالجتها مبكرًا.

تدريب أعضاء الفريق

• يعدّ التدريب جزءًا أساسيًا من ضمان فعالية خطة إدارة التغيير.
• يدعم التدريب المنظّم استدامة التغيير بوساطة مساعدة الموظفين على اكتساب عادات جديدة والتخلص من العادات السيئة المرتبطة بالأنظمة القديمة.

تنفيذ الخطة

• الجزء الأول من تنفيذ خطة إدارة التغيير هو إنشاء عملية اتخاذ القرار.
• من المرجح أن تواجه الشركة تعقيدات غير مذكورة في خطة إدارة التغيير الرسمية، خاصةً خلال المراحل الأولى من منحنى التغيير.
• إن إنشاء عملية للمشكلات غير المتوقعة يمكّن الموظفين من إيجاد حلول سريعة وفعّالة.

تعرف أيضًا على: أهداف الإدارة المالية مفتاح النجاح المالي

هذا يساعد على إدارة التغييرات بسلاسة أكبر، ويحافظ على سير الخطة وفقًا للجدول الزمني، إذ يمكن لأعضاء الفريق اتخاذ القرارات في الوقت المناسب دون انتظار موافقة الإدارة العليا. [2]

ختامًا، عناصر إدارة التغيير، ليست مجرد أداة لإدارة التحولات، بل هي ضرورة استراتيجية للشركات لتحقيق النجاح في بيئة سريعة التطور. علاوة على ذلك من خلال إدارة عملية التغيير بفعالية، يمكن للمؤسسات معالجة الجوانب الفنية والمعنوية للتحول، مما يضمن استدامة التغيير بمرور الوقت.

• Beewatec Change Management: Definition, Methods and Key Components_بتصرف
• Indeed 4 Phases of a Change Management Plan (Plus Key Benefits)_بتصرف

مشاركة المقال

وسوم