فن إدارة الاجتماعات
عناصر الموضوع
1– ماهي إدارة الاجتماعات؟
2– مراحل إدارة الاجتماعات
3– كيفية الإدارة الفعالة؟
4- أفضل برامج لإدارة الاجتماعات
فن إدارة الاجتماعات هو مهارة أساسية لكل قائد أو مدير يهدف إلى تحقيق أهدافه التنظيمية بكفاءة وفعالية. في عالم الأعمال سريع التغير، أصبحت الاجتماعات وسيلة مهمة لتبادل الأفكار واتخاذ القرارات وتشجيع التعاون بين أعضاء الفريق. له العديد من الفوائد لذلك سوف نتعرف عليها من خلال مقالنا.
1- ماهي إدارة الاجتماعات؟
إدارة الاجتماعات أو بمعني آخر إدارة الاجتماعات الإستراتيجية، لتحقيق أهداف العمل ومناقشة تحديثات المشروع وحل مشاكل الفريق. يمكن لمديري الأعمال استخدام اجتماعات المجموعة لمساعدة أعضاء الفريق على اقتراح أفكار للمشاريع ومناقشة القضايا المختلفة التي قد يواجهونها.
فن إدارة الاجتماعات يمكن أن يشجعك على مشاركة الأفكار أو مشاركتها مع الآخرين. ويمكنك أيضًا إدارة الاجتماعات لتحديد المسؤوليات ومشاركة المعلومات القيمة لمساعدة أعضاء الفريق على التغلب على العقبات وفهم كيف يمكن لفريقك تحسين الإنتاجية.
لكي يكون نهج الإدارة هذا فعالًا، يلزم وجود مدير يتمتع بمهارات اتصال جيدة. ويجب عليه نقل المعلومات بوضوح وتجميع محاضر وتقارير دقيقة عن الاجتماعات. تتطلب هذه العملية أيضا مهارات تنظيمية جيدة، حيث تتطلب من المديرين إكمال العديد من المهام أثناء الاجتماعات والالتزام بجدول أعمال منظم.[1]
2- مراحل إدارة الاجتماعات
للتعرف على فن إدارة الاجتماعات، يجب إدراك أهم مراحل الإدارة الاستراتيجية للاجتماع. هي كما يلي:
أولًا: تخطيط الاجتماعات
تتضمن هذه المرحلة معرفة الغرض من الاجتماع والمشاركين والمواد التي يحتاجها الفريق عند جمعها. لذا فإن التخطيط للاجتماع هو حدث ناجح. والذي يتضمن إرسال استبيان إلى جميع الحاضرين لفهم احتياجاتهم وتفضيلاتهم والتعرف عليها. يمكن أن يساعد الحصول على هذه المعلومات المدير في اختيار أفضل أسلوب إدارة للاجتماع.
تتضمن المرحلة أيضا إنشاء قائمة بالخطوات التي يمكن اتباعها قبل الاجتماع وأثناءه وبعده لضمان نجاح الحدث.
قد تتضمن هذه المرحلة إسناد مسؤوليات معينة لكل مشارك وإنشاء نسخ من المستندات المهمة التي قد تكون مطلوبة أثناء الجمعية. كما يجدر عمل قائمة بمتطلبات الاجتماع. بما في ذلك المعدات اللازمة لتقديم عرض تقديمي.
يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد جدولة اجتماع بعيد أو اجتماع وجها لوجه. أخيرا ، من المهم التفكير في فترات الراحة والوجبات الخفيفة واستراحات القهوة. يمكنك الاتصال بالعديد من الموردين لإحضار المشروبات الغازية والمياه إلى فريقك.
ثانيًا: موعد ومكان الاجتماعات
جدولة اجتماع تحتاج إلى تحليل مدى توفر واهتمام المشاركين وتحديد تاريخ ووقت وموقع المجموعة، عند اختيار موقع، فكر في الطريقة التي يرغب بها أعضاء فريقك في تقديم عرضهم التقديمي. حيث قد تحتاج إلى موقع هادئ.
إذا كنت تفكر في حجز غرفة اجتماعات كبيرة بما يكفي لاستيعاب جميع المشاركين أو تنظيم اجتماع افتراضي. فاستخدم نظاما أساسيا متوافقا مع أجهزة الجميع. خلال مرحلة الاجتماع هذه. يطلب من جميع المشاركين تأكيد حضورهم عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، ومناقشة تغييرات اللحظة الأخيرة. والتأكد من اتساق مناطقهم الزمنية.
هذا مهم إذا كنت تفكر في عقد اجتماعات افتراضية مع أعضاء الفريق. على سبيل المثال في هذه المرحلة، تحتاج أيضا إلى إنشاء جدول أعمال يتضمن جميع الأفكار والأفكار والاحتياجات التي تلقيتها من أعضاء فريقك في المرحلة السابقة.
تحتاج إلى إنشاء جدول أعمال شامل من شأنها أن تسمح لكل مشارك لتلبية احتياجاتهم واهتماماتهم. على سبيل المثال، يمكنك جدولة وقت للعروض التقديمية. ونصف الوقت للمناقشات والعصف الذهني. ووقت لجلسات الأسئلة والأجوبة. [2]
ثالثًا: تنظيم الاجتماعات
في هذه المرحلة، سيتعين عليك إكمال معظم الخطوات التي أعددتها في المرحلة الأولى والثانية. من المهم هنا الإشارة إلى المرسل إليه المحدد حتى يسجل المحادثة على جهاز رقمي ويدون ملاحظات حول أهم تفاصيل الاجتماع.
في نهاية الحدث، يمكن لهذا المتخصص تأكيد التسجيل ونسخ المواد وإنشاء وصف مفصل للاجتماع، أولا، تأكد من أن جميع أعضاء الفريق حاضرون ومطلعون على عملية التسجيل.
يمكنك أيضا تذكيرهم بمراقبة جدول الأعمال وتشجيعهم على المشاركة في الأحداث والتأكد من أنهم يستمعون إلى بعضهم البعض. إذا لاحظت أن أحد أعضاء الفريق قد فقد الاهتمام بالاجتماع، فقم بدعوتهم لأخذ قسط من الراحة.
إذا كان لديك اجتماع افتراضي. فيمكنك استخدام التخزين السحابي للبيانات المشتركة لمشاركة المستندات وتصورها على الشاشة لكل مشارك في الوقت الفعلي.
أخيرًا. في نهاية الحدث يمكنك أن تطلب من مستلم معين تجميع ملخص للنقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها أثناء الاجتماع وإرسالها إلى كل عضو في الفريق.
رابعًا: العمل اللاحق مع المساعد
هي واحدة من أهم مراحل فن إدارة الاجتماعات، تتضمن هذه المرحلة الإجراءات التي يمكنك تنفيذها بعد الاجتماع، مثل إرسال محضر الاجتماع إلى كل مشارك. في هذه المرحلة. يمكن للمدير مراقبة كيفية أداء الموظف للمهام المعينة، يمكن للمدير أيضًا تقييم جودة العمل وتتبع كل معلم وإرسال تذكيرات للموظفين حول المهام والمواعيد النهائية المحدودة زمنيًا.
في هذه المرحلة، تظهر عملية المتابعة المنظمة جيدًا. مثل تقييم ما إذا كان المشروع يتطلب إجتماعًا آخر أو تنظيم سلسلة من الاجتماعات المنتظمة لمراقبة تقدم الفريق. أن المديرين يمكنهم مساعدتهم إذا واجه أعضاء الفريق صعوبات، مما يجعلهم أكثر راحة، يمكنك جعله أكثر تقدير.
3- كيفية الإدارة الفعالة؟
فيما يلي 5 خطوات يمكنك اتباعها لممارسة الإدارة الفعالة:[3]
أ- تقييم تطلعات الفريق
قبل تحديد أهداف عمل جديدة. تحتاج إلى فهم أولويات وتطلعات فريقك. من المفيد التحدث عن كل مشارك وأهدافه المهنية، ولماذا يريدون تحقيقها وكيفية التخطيط لها. ستساعدهم هذه المعلومات في تحديد كيف يمكنهم مساعدة أنفسهم في تحقيق أهدافهم وما يمكنهم فعله للشعور بالتحفيز.
يمكن أن يساعدك أيضا في تحديد ما إذا كان للمشاركين المختلفين أهداف متشابهة أو متطابقة. يجب عليك استخدام هذه المعلومات عند تحديد أهداف عمل عامة جديدة لفريقك.
ب- تقييم نقاط القوة والضعف في فريقك
تقييم إيجابيات وسلبيات فريقك العام، والمواهب وأوجه القصور في كل عضو. يمكن أن تظهر هذه المعلومات نقاط الضعف في مشروعك وتساعدك على تحديد احتياجاتهم. وسوف تساعدك أيضا على إيجاد سبل للقضاء على نقاط الضعف في فريقك.
على سبيل المثال، إذا كان فريقك يواجه صعوبة في إستراتيجية التسويق للشركة، فيمكنك إعداد ورشة عمل حول كيفية إطلاق حملة تسويقية ناجحة. إذا كان لديك اثنان من المتخصصين في المحاسبة في فريقك. فيمكنك أن تطلب منهم مساعدتك في إدارة ميزانية مشروعك.
ج- ضع أهدافًا لفريقك
لتحديد أهداف الفريق الجديدة، تحتاج إلى مواءمتها مع أهداف الشركة ورسالتها ورؤيتها وقيمها طويلة المدى. من الضروري أيضا مراعاة الغرض من المشروع ودور كل عضو في الفريق وأهدافه المهنية وطرق مراقبة وتقييم فعالية الفريق.
للقيام بذلك. يمكنك تعيين المسؤوليات بناء على مجموعة المهارات والأهداف المهنية لكل مشارك واستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIS) لتحديد تقدم المشروع.
د- إدارة فريقك وتقديم الملاحظات
تعني إدارة الفريق شرح كيفية تنفيذ المهام وتخصيص الموارد لتمويل المشاريع. يمكن أن يعني أيضا تشجيع الموظفين على اكتساب مهارات ومعارف جديدة يمكن أن تجعل عملهم أسهل.
تتضمن هذه العملية تزويدها بالتعليقات التي تسمح لها بمناقشة نتائج عملها وإجراء التعديلات. تساهم مثل هذه المحادثات في زيادة الإنتاجية وفهم أفضل لدورها. [4]
ه- الاعتراف بإنجازات الفريق
أخيرًا، فإن أهم خطوة للإدارة الفعالة هي الاعتراف بإنجازات أعضاء الفريق. ستقوم بالإبلاغ علنا عن جهودهم وإنجازاتهم عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني تهنئة إليهم أو الترويج لهم أو حتى مكافأتهم. ستساعدهم هذه الخطوة على الشعور بالتحفيز والامتنان وإلهام الزملاء لتحقيق نتائج أفضل في العمل.
4- أفضل برامج لإدارة الاجتماعات
يوجد العديد من البرامج التي تساعد على فن إدارة الاجتماعات. إليك اختياري لأفضل 10 برامج لإدارة الاجتماعات، وهي كالتالي:
- Deelأفضل برنامج لإدارة الاجتماعات مع ملحقات متكاملة لاجتماعات فردية أسهل.
- Topicflow الأفضل لمحادثات الأداء القائمة على البيانات.
- Google Meet أداة مؤتمرات الفيديو التي تسمح لما يصل إلى 250 حاضرًا بالانضمام.
- Zoomمنصة الاجتماع التي تتيح للمستخدمين تعظيم أجهزتهم المحمولة.
- Zoho Meetingالأفضل لعقد مؤتمرات آمنة على الإنترنت.
- Infinityبرنامج إدارة الاجتماعات الذي يسمح للمستخدمين بتنظيم جداول اجتماعات متعددة.
- GoToMeeting برنامج إدارة الاجتماعات لإنشاء وتبادل النصوص والتسجيلات الخاصة بالاجتماعات.
- Fellow لقاء برمجيات الإنتاجية بأدوات تعاونية وميزات حفظ السجلات.
في الختام، فن إدارة الاجتماعات هذه العملية مهارات قيادية، حيث يجب على المديرين إجراء الاجتماعات بطريقة تشجع أعضاء الفريق على التعبير عن أفكارهم. بفضل أسلوب قيادتهم، يمكنهم أيضا جعلهم يشعرون بالامتنان من خلال المساهمة في المناقشة.
المراجع
- indeed ماهي إدارة الاجتماعات؟ - بتصرف
- Project manager مراحل إدارة الاجتماعات - بتصرف
- empiraa كيفية الإدارة الفعالة؟ - بتصرف
- People managingpeople أفضل برامج لإدارة الاجتماعات - بتصرف
