كيفية إستخدام برامج إدارة الإجتماعات والمواعيد

عناصر الموضوع

1- تحديد الأهداف بوضوح

2- إستخدام التطبيقات المخصصة لإدارة المواعيد

3- تحديد التوقيت المناسب لجميع المشاركين

4- التواصل بشكل مسبق وإرسال تذكيرات

5- إستخدام الأدوات التكميلية لإدارة الإجتماعات

6- تقييم نتائج الإجتماع بعد انتهائه

7- تنظيم الإجتماعات المستقبلية بناءً على التقييمات السابقة

إدارة الاجتماعات والمواعيد بشكل فعال أصبحت من المهام الأساسية في حياتنا اليومية، سواء في العمل أو الحياة الشخصية. مع تزايد حجم الأعمال وضغوطات الحياة، أصبحت الحاجة إلى أدوات تنظيمية أكثر أهمية من أي وقت مضى ولحسن الحظ، هناك العديد من البرامج والتطبيقات التي تساعد في تنظيم المواعيد والاجتماعات بكل سلاسة ولكن استخدام هذه الأدوات بشكل صحيح يتطلب معرفة جيدة بكيفية الاستفادة القصوى منها لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

1- تحديد الأهداف بوضوح

أول خطوة في إدارة الاجتماعات والمواعيد هي تحديد الأهداف بوضوح. قبل أن تبدأ في استخدام أي برنامج فعليك أن تعرف بالضبط ماذا تريد من الاجتماع أو الموعد، وهل هو اجتماع تشاوري؟ أم لقاء لمراجعة تقدم العمل؟ تحديد الهدف سيساعدك على اختيار الأداة الأنسب سواء كانت أداة لتحديد المواعيد أو لأخذ الملاحظات، أو لمشاركة لملفات وبتحديد الهدف، سيكون بإمكانك توجيه استخدامك للبرامج بطريقة تساعد على تحقيقه.

2- إستخدام التطبيقات المخصصة لإدارة المواعيد

توجد العديد من البرامج التي تتيح لك تنظيم مواعيدك والاجتماعات بطريقة سهلة وفعالة مثل Google Calendar و Microsoft Outlook وCalendly هذه الأدوات تساعدك في تحديد مواعيد الاجتماعات بسرعة ودون أي تعقيد.

Google Calendar من أشهر الأدوات المستخدمة في إدارة المواعيد، ويسمح لك بإنشاء مواعيد واجتماعات مع إمكانية إرسال دعوات للمشاركين فيمكنك تحديد موعد الاجتماع وإضافة تفاصيل مثل الموقع أو رابط الفيديو، وكذلك تحديد المواعيد المناسبة لجميع المشاركين.

Calendly يتيح لك Calendly تحديد مواعيد مناسبة لك وللآخرين كل ما عليك فعله هو تحديد أوقات فراغك، ومن ثم يُمكن للأشخاص الآخرين اختيار المواعيد التي تناسبهم بناء على تلك الأوقات المتاحة فهذه الطريقة توفر عليك الكثير من الوقت والتنسيق. [1]

3- تحديد التوقيت المناسب لجميع المشاركين

عند تنظيم اجتماع عبر الإنترنت فأحد  أكبر التحديات التي قد تواجهك هو تنسيق التوقيت بين المشاركين وخاصة إذا كانوا يتواجدون في مناطق زمنية مختلفة والاختلافات في التوقيتات يمكن أن تؤدي إلى إرباك في تحديد الوقت المثالي للجميع وبالتالي قد يؤدي ذلك إلى تأخير الاجتماعات أو حتى إلغائها، ولكن لحسن الحظ، هناك أدوات وبرامج متخصصة تساعد في حل هذه المشكلة، وهذا يسهل عليك اختيار التوقيت المناسب لجميع الأطراف.

استخدام أدوات تحديد المناطق الزمنية

أدوات مثل World Time Buddy و Time Zone Converter أصبحت حل رائع لتحديد التوقيت الأمثل للاجتماعات بين عدة مناطق زمنية فهذه الأدوات تتيح لك إدخال الوقت في منطقة معينة، وتقوم بتحويله إلى الأوقات المناسبة للمشاركين في مناطق زمنية أخرى، ومن خلال هذه التطبيقات فيمكنك أن ترى بشكل فوري الفروق الزمنية بين المدن المختلفة، وهذا يساعدك في اختيار الوقت الذي يناسب أكبر عدد من الأشخاص.

World Time Buddy على سبيل المثال يتيح لك إضافة العديد من المدن أو البلدان التي ترغب في عقد الاجتماع فيها، ومن ثم تقوم الأداة بحساب الفروق الزمنية بين تلك المدن، وتعرض لك الأوقات المناسبة للاجتماع فيمكنك تحديد الوقت الذي يتناسب مع الجميع بناء على هذا المعطى.

تجنب الأوقات غير المناسبة

من خلال استخدام هذه الأدوات ستتمكن من تجنب اختيارات الأوقات التي قد تكون غير ملائمة لبعض المشاركين، وعلى سبيل المثال وتحديد وقت اجتماع في ساعات متأخرة من الليل في منطقة معينة أو في ساعات العمل الرسمية لمناطق أخرى يمكن أن يتسبب في إزعاج الحضور فهذه الأدوات توفر لك خيار دقيق يساعدك في تحديد الوقت الذي يناسب الجميع، ويعزز التفاعل والمشاركة الفعّالة.

مرونة في اختيار الوقت

من أهم المزايا التي توفرها هذه الأدوات هي منحك مرونة أكبر في اختيار الوقت وبمجرد أن تعرف الفروق لزمنية فيمكنك ببساطة تعديل مواعيد الاجتماعات لتناسب كافة المشاركين، وهذه المرونة تساعد في تقليل احتمالية تأجيل الاجتماعات أو تكرار المشاكل بسبب توقيت غير مناسب.

تحديد الأوقات المتاحة مسبقًا

قبل تحديد الموعد النهائي للاجتماع فيمكنك إرسال استطلاع للمشاركين لاستطلاع الأوقات التي تناسبهم، واختيار التوقيت الذي يوافق أغلبهم، ومع هذه الأدوات، يمكنك حساب وقت الاجتماع بناء على الاستطلاعات المرسلة، وهذا يجعل التوقيت أكثر توافقًا. [2]

4- التواصل بشكل مسبق وإرسال تذكيرات

يجب أن يتضمن كل اجتماع خطة تواصل مسبقة لضمان استعداد الجميع. بمجرد تحديد الموعد، قم بإرسال دعوات ومؤكدات حضور عبر البريد الإلكتروني أو عبر البرنامج المستخدم. معظم البرامج مثل Outlook وGoogle Calendar تقدم خاصية إرسال التذكيرات تلقائيًا لجميع المشاركين قبل الموعد بوقت معين (مثل 15 دقيقة أو ساعة).

من خلال هذه التذكيرات، ستتمكن من تقليل حالات التأخير أو الغياب غير المتوقع. بالإضافة إلى ذلك، قم بالتأكد من إرسال أي مستندات أو ملاحظات ضرورية قبل الاجتماع لكي يكون الجميع مستعدًا. [3]

5- إستخدام الأدوات التكميلية لإدارة الإجتماعات

أثناء الاجتماع، يمكن أن تكون هناك حاجة إلى ملاحظات أو مستندات إضافية. في هذه الحالة، يمكن للأدوات مثل Trello و Evernote أن تكون مفيدة جدًا. حيث يمكنك إنشاء ملاحظات منظمة ومشاركة الأفكار مع الفريق مباشرة أثناء الاجتماع.

• Trello: أداة رائعة لتنظيم المهام. يمكنك أن تقوم بإنشاء لوحة للمشروع وتحديد المهام المختلفة لأعضاء الفريق. كما تتيح لك إضافة ملاحظات في الوقت الفعلي أثناء الاجتماع، مما يجعل متابعة سير العمل أسهل.
• Evernote: تُستخدم لتسجيل الملاحظات وتخزين الأفكار أثناء الاجتماع. يمكن مزامنة الملاحظات بين جميع الأجهزة، مما يعني أنك ستكون قادرًا على الوصول إليها في أي وقت، ومن أي مكان. [4]

6- تقييم نتائج الإجتماع بعد إنتهائه

من المفيد بعد الاجتماع أن تقوم بتقييم نتائجه. يمكن لبرامج مثل Zoom وGoogle Meet أن تسجل الاجتماعات، وتتيح لك الرجوع إليها في أي وقت. من خلال مراجعة ما تم مناقشته، يمكنك تحديد النقاط التي تم تغطيتها جيدًا والأخرى التي تحتاج إلى مزيد من المناقشة في الاجتماعات المقبلة.

بعد الاجتماع، يمكن إرسال ملخص أو محضر يوضح أهم النقاط التي تم مناقشتها، القرارات التي تم اتخاذها، والخطوات القادمة. هذا يسهل متابعة تنفيذ المهام المقررة، ويُساعد الجميع على البقاء على نفس الصفحة.

7- تنظيم الإجتماعات المستقبلية بناءً على التقييمات السابقة

أداة قوية أخرى هي القدرة على تنظيم الاجتماعات بناء على تقييمات سابقة فإذا لاحظت أن هناك مشاكل متكررة تتعلق بتوقيت الاجتماعات أو بعض المهام التي لم يتم إنجازها فيمكنك تعديل خططك للاجتماعات المستقبلية وبرامج إدارة الاجتماعات تساعدك في تتبع هذه التقييمات وتحديد أي من الاجتماعات كانت أكثر فاعلية، وأيها تحتاج إلى تحسين. [5]

إن استخدام برامج إدارة الاجتماعات والمواعيد يمكن أن يساهم بشكل كبير في تحسين الكفاءة وتنظيم الوقت، وعن طريق تحديد الأهداف بوضوح واختيار الأدوات المناسبة فيمكنك ضمان أن الاجتماعات ستكون أكثر إنتاجية وأقل إضاعة للوقت، ومن خلال التنسيق المسبق وإرسال التذكيرات واستخدام الأدوات المناسبة أثناء الاجتماع ستكون قادر على إدارة مواعيدك واجتماعاتك بطريقة سلسة وفعالة.

• العوضي، ن. (2020). إدارة الوقت وتنظيم المواعيد باستخدام التكنولوجيا. دار الفكر العربي، القاهرةإستخدام التطبيقات المخصصة لإدارة المواعيد - بتصرف
• الجندي، ع. (2018). أدوات الاجتماعات الرقمية: كيفية تحسين الكفاءة في الاجتماعات الافتراضية. مكتبة السحاب، الرياضتحديد التوقيت المناسب لجميع المشاركين - بتصرف
• الهاشمي، س. (2019). التنظيم الفعّال للاجتماعات: استراتيجيات وأدوات مبتكرة. مجلة الإدارة الحديثة، 24(4)، 56-72التواصل بشكل مسبق وإرسال تذكيرات - بتصرف
• عبد الله، ع. (2021). تطبيقات تنظيم المواعيد: من التحديات إلى الحلول. دار الطباعة الجديدة، جدةإستخدام الأدوات التكميلية لإدارة الإجتماعات - بتصرف
• الحازمي، م. (2017). إدارة الاجتماعات عن بُعد: الأدوات والممارسات الفعّالة. مؤسسة التقدم المعرفي، عمانتنظيم الإجتماعات المستقبلية بناءً على التقييمات السابقة - بتصرف

مشاركة المقال

وسوم