كيف تحدد أولوياتك بشكل فعّال؟

عناصر الموضوع

1- ماهو ترتيب الأولويات؟

2- لماذا ترتيب الأولويات مهم؟

3- تقنيات إدارة الأولويات الفعالة

4- أمثلة على ترتيب الأولويات

في خضم الحياة المزدحمة والتزاماتنا المتعددة، يصبح تحديد الأولويات أمراً حيوياً لتحقيق النجاح والتوازن. كثيراً ما نجد أنفسنا نحاول القيام بكل شيء في وقت واحد، مما يؤدي إلى الشعور بالإرهاق والتشتت. ولكن، كيف نتمكن من تحديد أولوياتنا بشكل فعّل لنحقق أهدافنا دون أن نفقد التركيز أو الطاقة؟ في هذا المقال، سنستعرض خمس استراتيجيات مميزة تساعدك على تحديد أولوياتك بذكاء وفعالية، مما يضمن لك تحقيق النجاح والسعادة في مختلف جوانب حياتك.

1- ماهو ترتيب الأولويات؟

كيف تحدد أولوياتك؟ تحديد الأولويات هو العملية التي يتم من خلالها ترتيب بنود التنمية المحتملة حسب الأهمية. فيما يتعلق بإدارة المنتج، هذا يعني تحديد الموضوعات أو المبادرات أو الميزات التي يجب وضعها في خارطة طريق المنتج والمجموعة التالية من إصدارات المنتجات القادمة. [1]

2- لماذا ترتيب الأولويات مهم؟

قد يكون تحديد الأولويات هو أكثر المنتجات الوظيفية أهمية. وفقًا لتقرير حالة إدارة المنتجات لعام 2022، فهو الأكثر تحديًا. في التقرير، صنف 22٪ من المشاركين في الاستطلاع أكبر عقبة أمامهم.

نظرًا للمجموعة اللامتناهية نسبيًا من العناصر المحتملة التي يمكن لفريق تطوير المنتج تنفيذها، فإن تحديد العناصر الموجودة في تراكم المنتجات التي يتم العمل عليها بالفعل يلعب دورًا أساسيًا في النجاح العام للمنتج ونموه واعتماده وتعدد استخداماته.

وبما أن أفرقة تطوير المنتجات لديها موارد محدودة ولا يوجد سوى الكثير من الأشياء التي يمكن العمل عليها في وقت واحد، يجب على المنظمة أن تحدد المشاريع التي تصل إلى قمة القائمة استنادا إلى تأثيرها العام على تحقيق الأهداف والغايات الاستراتيجية. وهذا يعني أيضًا أن بعض البنود الأخرى يتم حذفها من الدراسة وليس ربطها بالعمل المستقبلي على الإطلاق.

تؤثر هذه القرارات بشكل عميق على اتجاه المنتج. تؤثر تجربة المستخدم وعرض قيمتها وجاذبيتها لقطاعات العملاء المختلفة على المنتج. يمثل كل عنصر يتم إعطاؤه الأولوية – أو لا يقوم بالقطع – مسارًا متباينًا للمنتج وجذبه ونجاحه في المستقبل. [2]

3- تقنيات إدارة الأولويات الفعالة

قبل أن تبتعد كثيرًا عن إدارة الأولويات، دعنا نأخذ لحظة ونفحص روتينك اليومي الحالي. كيف تعطي الأولوية لعملك؟ إن فهم ما تفعله حاليًا بوقتك هو الخطوة الأولى لتحسين القدرة على تحسينه.

دعونا نتعلم كيفية إعطاء الأولوية لمشاريعك وأنشطتك. ابدأ بهذه التقنيات السبعة للإدارة ذات الأولوية.

فرز المهام باستخدام القائمة الرئيسية

إذا كانت قائمة مهامك ممتلئة دائمًا، فستعرف بالفعل فوائد القائمة الرئيسية. يساعدك على تنظيم جدول عملك لمدة شهر مقدمًا وتعديله إذا دعت الحاجة.

لهذا النشاط، خذ 4 أوراق وقلم. تمثل كل ورقة المهام التي يتعين عليك إنجازها في فترات زمنية مختلفة – شهريًا وأسبوعيًا ويوميًا – وقائمة رئيسية لجميع المهام.

طريقة آيفي لي لتحديد الأولويات

واحدة من الطرق الهامة للإجابة على سؤال كيف تحدد أولوياتك؟ عندما تكون كل مهمة من مهامك أولوية، عليك أن تتعمق أكثر لمعرفة أيهما يجب أن يكون أولاً وثانيًا وهكذا في قائمتك. لهذا، يمكنك استخدام حكمة رجل الأعمال الناجح آيفي لي. اخترع نهج تحديد الأولويات هذا في عشرينيات القرن الماضي. منذ ذلك الحين ظلت شائعة كواحدة من أكثر تقنيات تعزيز الإنتاجية فعالية.

استراتيجية وارن بافيت المكونة من قائمتين

ماذا لو لم تتمكن من تحديد أهدافك طويلة المدى بوضوح ؟ سيساعدك وارن بافيت في أسلوبه البسيط ولكن العملي في نفس الوقت!

وارين بافيت هو أحد أنجح المستثمرين في العالم وهو حاليًا أحد أغنى الأشخاص اليوم في سن 90 عامًا. لمساعدته على النجاح، ابتكر استراتيجية خاصة ساعدته على التركيز على الأهداف الأكثر قيمة في حياته المهنية.

مصفوفة أيزنهاور

من الطرق الهامة للإجابة على سؤال كيف تحدد أولوياتك؟  من الأهداف طويلة المدى إلى الروتين اليومي. أنت تعرف بالفعل كيفية ترتيب مهامك حسب الأهمية ولكن ماذا لو كنت بحاجة إلى إعطائها الأولوية من خلال الاستعجال أيضًا ؟ ستساعدك مصفوفة أيزنهاور في ترتيب أهم المهام من خلال إلحاحها حتى تعرف من أين تبدأ.

اخترع دوايت أيزنهاور هذه الطريقة بناءً على الخبرة التي حصل عليها من إدارة الجيش الأمريكي في الحرب العالمية الثانية وشغل منصب الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة. ساعدته مصفوفة أيزنهاور على اتخاذ أصعب القرارات.

إيقاع الساعة البيولوجية

إيقاع الساعة البيولوجية، المعروف أيضًا باسم ساعة جسمك، هو عملية نوم واستيقاظ تتمتع بها أجسامنا بشكل طبيعي. تخبرنا ساعة الجسم متى نكون نشيطين أو جائعين أو متعبين. على الرغم من أنه شيء وراثي، يمكننا تغيير إيقاعاتنا اليومية مع تقدم العمر أو ضبطها على أنماط حياتنا. هناك فئتان رئيسيتان في إيقاعات الساعة البيولوجية:

• الطيور المبكرة، المعروفة أيضًا باسم القبرات، نشطة في الساعات الأولى. يستيقظون مع شروق الشمس ويذهبون للنوم قبل منتصف الليل.
• البوم الليلي نشيط للغاية في الليل ويحب النوم في النهار.

طريقة ABCDE

إذا كنت تعمل في العديد من المشاريع ولديك الكثير من المهام المهمة، فقد تمثل مواكبة ذلك تحديًا. فلماذا لا تعطي طريقة ABCDE فرصة؟ يطبق العديد من مديري المشاريع طريقة ABCDE لفرز مجموعة من المشاريع التي يحصلون عليها يوميًا في العمل. وعلى الرغم من أن هذه المشاريع يمكن أن يكون لها تعقيد مختلف، فإن طريقة ABCDE بسيطة ومفيدة للغاية للاستخدام. وهي من الطرق الهامة للإجابة على سؤال كيف تحدد أولوياتك؟

تناول تقنية الضفدع

أكل الضفدع هو أسلوب ما بعد تحديد الأولويات يهدف إلى توفير الوقت لك والسماح لك بإنجاز المزيد. ليس لديها خطوات على وجه الخصوص. بدلاً من ذلك، فإنه يتبع قاعدة واحدة بسيطة – القيام بأكثر المهام غير السارة في أقرب وقت ممكن. [3]

4- أمثلة على ترتيب الأولويات

من المهم أن تتذكر أنه لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع في تحديد الأولويات، حيث يعتمد ذلك على السياق والأهداف والقيم الشخصية. هناك العديد من الأمثلة على كيفية تحديد الأولويات في عدة مجالات مختلفة:

• في العمل

تحديد المهام الضرورية ذات الأولوية القصوى وتخصيص الوقت والجهد لإنجازها قبل المهام الأقل أهمية. تحديد وترتيب أولويات المهام التي تؤثر بشكل مباشر على تحقيق الأهداف الرئيسية للمشروع أو الفريق. التركيز على المهام التي تتطلب التعاون والتنسيق مع الفريق وضمان إنجازها في الوقت المناسب لضمان استمرار التقدم.

• في المشاريع التنموية

تحديد المشاريع التنموية ذات التأثيرات الإجتماعية والإقتصادية والبيئية الأكبر. وهنا يتم ترتيب المشاريع وفقاً لتوافقها مع أهداف التنمية المستدامة واحتياجات المجتمعات المستهدفة. تؤخذ في الاعتبار الأولويات التي تتطلب تدخلاً عاجلاً، مثل إمدادات المياه النظيفة والرعاية الصحية الأولية والتعليم. تحديد المشاريع التي يمكن أن تساهم في الاعتماد على الذات والاستدامة على المدى الطويل، مثل تطوير المهارات المهنية وتعزيز الزراعة المستدامة.

• في التعليم

 يتم التركيز على المواد الأساسية والمهارات التي تؤثر على التعلم في المواد الأخرى، مثل القراءة والكتابة والحساب. تحديد مواضيع ذات أولوية عالية في صلب المناهج الدراسية، مثل اللغة والعلوم والرياضيات. معالجة الواجبات والمشروعات المستحقة في مواعيد نهائية محددة وتأثيرها على الدرجات وتقدم الطلاب. [4]

في الختام، كيف تحدد أولوياتك؟ هو رحلة مستمرة نحو تحقيق التوازن والنجاح في حياتك. باستخدام الاستراتيجيات الخمسة التي استعرضناها، يمكنك تنظيم وقتك وطاقتك بذكاء، مما يتيح لك التركيز على ما هو حقاً مهم ويساهم في تحقيق أهدافك وطموحاتك. ابدأ اليوم بخطوة صغيرة نحو تنظيم أولوياتك وشاهد كيف يتغير مسار حياتك نحو الأفضل.

• Wikipedia ماهو ترتيب الأولويات؟ - بتصرف
• Teamwork لماذا ترتيب الاولويات مهم؟ - بتصرف
• Zapier تقنيات إدارة الأولويات الفعالة - بتصرف
• Asana أمثلة على ترتيب الأولويات - بتصرف

مشاركة المقال

وسوم