أهمية إدارة الوقت

عناصر الموضوع

1- تعريف إدارة الوقت

2- أهمية تنظيم الوقت

3- سلبيات عدم تنظيم الوقت

4- خطوات تنظيم الوقت

5- وسائل إدارة الوقت

6- مهام إدارة الوقت

7- نصائح مهمّة لتحسين مهارات إدارة الوقت في العمل

يواجه الجميع كثيرًا من مشكلة ضيق الوقت وتكاثر الضغوط اليومية، وكثرة الإجهاد والتعب وعدم التوصل في آخر الأمر إلى تأدية المهام المطلوبة، لأنك تشتت تفكيرك بين الكثير من المهام المختلفة، لذلك تتخذ إدارة الوقت في تلك اللحظة من أهم المهارات التي يجب على الجميع امتلاكها.

1- تعريف إدارة الوقت

هي عملية ترتيب وتخطيط الوقت للوصول إلى أقصى استفادة منه. فهي تحتوي على تحديد الأهداف، وتعيين الأولويات، ورسم خطط زمنية لأداء المهام، وإدارة الأنشطة والمهام اليومية. [1]

2- أهمية تنظيم الوقت

تحتوي إدارة الوقت على تحقيق عدة من الفوائد على الصعيد المجتمعي والشخصي في آن واحد، ويمكن ترتيب الوقت بالصورة المطلوبة لتحقيق الكثير من الإنجازات التي بالتأكيد ستزيد مستوى جودة حياتك، إذا أردت على تنظيم الوقت على قدر استطاعتك، ويمكن تلخيص أهمية تنظيم الوقت بالأتي:

• تنفيذ الأعمال في مدة قصيرة والانتهاء منها حينما يتسع لديك الكثير من الوقت لإنجاز غيرها أو أخذ فترة من الراحة لتستعيد شحن طاقتك التي أضعتها في ساعات عملك.
• عمل مجهود أقل لحل المشكلات التي قد تقابلك؛ فالنظام بوجه عام أهم مساند للقدرة على حل الصعوبات؛ لأنه يتيح عوامل صفاء الذهن والإمكانية على التفكير الصحيح.
• الإحساس النفسي بالتفاؤل والسعادة الذي ينتج من إنهاء المهام وتلاشي الشعور بالتهاون والذنب، بسبب تكدس المهام.
• الاستقرار النفسي والاجتماعي والعاطفي.
• سلاسة تحقيق الهدف والوصول إليه.
• التملص من الطاقة السلبية التي تضيع طاقة الفرد، وهذا يشتمل بالتأكد على طرد الكآبة والحزن والقلق.
• خلق دافع يشجع على التعزيز من العمل والإبداع.
• الإحساس بالفخر والنجاح ومتعة الإنجاز، وهو ما يكفل إنجاز الكثير من المهام والابتعاد عن التأجيل.
• الحيازة على مزيد من الوقت، وهذه نقطة قد تتضمن المزيد من الشرح لا سيما أن اليوم في العموم 24 ساعة لا تنقص، ولا تزيد، إلا أن إدارة الوقت تتيح للمرء على تنفيذ المهام في وقت قليل، وهو ما يسمح له بمزيد من الوقت الذي يمكن الاستفادة منه في تنفيذ أمور أخرى مع مراعاة التوازن بين الحياة الاجتماعية والعملية. [2]

3- سلبيات عدم تنظيم الوقت

إن الفشل في إدارة الوقت على نحو فعال قد يخلق بعض التداعيات غير المرغوبة حيث إن هناك الكثير من سلبيات عدم تنظيم الوقت نذكر منها الأتي:

• الإغفال عن مواعيد مهمة مما يخلق الكثير من المشكلات لا سيما إذا كنت صاحب مشاريع أو لديك عدة من التعاملات مع عملاء والذين سيشتكون بالتأكيد من إهمالك ونسيانك.
• عمل الكثير من الجهد وبجودة منخفضة وكثرة الأخطاء، ومن المحتمل السهو عن إحدى المعلومات المهمة.
• تفاقم الكثير من الأعمال مما يتسبب في الاستهتار في العمل وعدم إتمام المهام الكثيرة المطلوب الانتهاء منها.

4- خطوات تنظيم الوقت

نحن لا نقدر على صنع المزيد من الوقت، ولكن نقدر على إدارة يومنا على نحو منظم والانتفاع منه بذلك بدلاً من الشكوى الدائمة من ضيق الوقت، وفيما يلي عدة من النصائح والإرشادات التي تعاونك على إدارة وتنظيم الوقت. يوجد الكثير من العوامل الرئيسة التي تدعم في إدارة وتنظيم الوقت ومن أبرزها:

• التهيؤ لبداية يوم جديد بحيوية ونشاط.
• الشروع في تنفيذ خطة لإدارة الوقت.
• ترتيب أولوياتك تصاعديًا على نحو الأهم فالمهم للوصول للأقل أهمية.
• الاهتمام على مهمة محددة حتى الانتهاء منها وبناء على ذلك الانتقال إلى المهمة التي تليها مع مراعاة الترتيب.
• تجنب العوامل المربكة للذهن مثل التلفزيون أو الموبايل أو الضوضاء والفوضى.
• مراعاة على أن تغتنم كل دقيقة من وقتك والانتفاع منها في تحقيق نجاحاتك وأهدافك.
• أوجد العوامل التي تؤثر فيك، وتقوم على تضييع وقتك دون فائدة.
• من الضروري أن تكون شخصية منظمة ومرتبة، وأن تستند على أن النظام أسلوب حياة، فالتنظيم يسفر على أخطاء قليلة، علاوة على ذلك خفض فرص إعادة تكرير الأعمال السابق تنفيذها دون الحاجة إلى الرجوع إلى التفاصيل المتروكة والمعلومات المغلوطة وتضييع الوقت في عمل التعديلات عليها.
• إحالة المهام الرئيسة والجديدة إلى عادات. [3]

5- وسائل إدارة الوقت

يوجد من ينظم وقته بنفسه، وهناك من يلجأ إلى شخص آخر، ويوجد من يستند على الورق، وهناك من يستخدم الوسائل الحديثة لتهيئة وقته وترتيب شؤونه المرتبطة بالوقت، وبناء على ذلك لا فرق بين وسيلة وأخرى عادة أن النتيجة واحدة ألا وهي نجاح الفرد في إدارة وقته. ومع ذلك يوجد نوعان لوسائل إدارة الوقت وهي:

• وسائل غير تقنية أو تقليدية: ومنها الذاكرة الذاتية، مفكرة ورقية، مفكرة مكتبية، الاتكال على سكرتير شخصي.
• وسائل تقنية: كمسجل صوت، ماسح ضوئي، تسجيل موعد على الهاتف، مفكرة إلكترونية، البريد الإلكتروني.

6- مهام إدارة الوقت

عندما نستطلع المهام التي تتسم بها عملية إدارة الوقت، سنعرف مدى أهمية وقيمة هذا المجال، حيث إن المهام التي تنغرس في هذا المجال هي نفس المهام التي تنتمي في أهم مجالات الحياة، مما يزيد عملية إدارة الوقت إلى صنف المجالات المتطورة في الحياة، إن كان العملية أو الشخصية أو العلمية أو أي جزء آخر في هذا العالم. وتحتوي هذه المهام على:

1. التخطيط: لا يستطيع أن ينجح الفرد في إدارة الوقت دون تخطيط، بناء على ذلك فالتخطيط، هو قاعدة الأساس في عملية إدارة الوقت، وذلك على الرغم من تعقيده وصعوبته، ومن المحتمل أن يكون التخطيط طويل الأمد، وقد يصبح قصير الأمد، وذلك حسب الوضع.
2. التنظيم: تقتصر هذه المهمة بالعلم على جميع المستجدات التي تعاصر أفكار الشخص، ويرتبط ارتباطًا متينًا بالتخطيط، ويتضمن التنظيم على:

• التصور الدقيق للمهام.
• الأعمال الواجب عملها في الوقت المناسب.

3. تحديد الأولويات.

وتعمل على ترتيب المهام من الأهم فالمهم فالأقل أهمية، ومن المسموح أن تتجاوز الواحدة الأخرى، أو تؤخر، وذلك بحسب المقدار والأهمية للمهمة.

4. التوجيه.
5. المتابعة.

7- نصائح مهمّة لتحسين مهارات إدارة الوقت في العمل

• يوصي لتطوير مهارات إدارة الوقت في العمل بحصر الأهداف وجعلها ملحوظة، وإنشاء خُطَّة لتحقيق المهامّ، وتعيين الفترة الزمنيَّة لإنهائها، مع المراعاة على البدء بعمل المهامّ الأكثر أهمِّية أولًا، ونيل فترات راحة قصيرة في أثناء ساعات العمل؛ للابتعاد عن الإرهاق، كما متاح تطبيق إحدى تطبيقات إدارة الوقت التي تؤدي إلى زيادة الإنتاجيَّة، وتنظيم الوقت على نحو أفضل، كتقنية بومودورو، التي تعمل على تقسيم ساعات العمل إلى فتراتٍ زمنيَّة قليلة 25 دقيقة، تتوالي بعدها فترة راحة صغيرة 5 دقائق.
• ومن جهة أخرى، يجب الابتعاد عن المماطلة أو تأخير أداء المهامّ حتى اللحظات الأخيرة، والابتعاد عن أداء عِدَّة مهامّ في الوقت ذاته، مع البعد عن المُشتِّتات؛ مثل الإطلاع على الهاتف المحمول، أو التحدُّث إلى زملاء العمل، بجانب ذلك الاهتمام دائمًا على التعلُّم من الأخطاء، والسعي لمعرفة أسباب عدم القدرة من عمل المهامّ في الوقت المُحدَّد، وإيجاد الحلول المتوافقة لعدم معاودة ذلك في المرّات القادمة. [4]

وفي الختام، نكون قد علمنا أن الوقت أهم، وأغلي ما يملك الإنسان، وإدارة الوقت وتنظيمه تتيح القدرة على إنجاز كل شيء بوساطة ترتيب الأولويات والعمل باجتهاد، سيقدر على الوصول إلى مراده.

• أكاديمية أي بي إس للتدريبتعريف إدارة الوقت - بتصرف
• twinklأهمية تنظيم الوقت - بتصرف
• الطبيخطوات تنظيم الوقت - بتصرف
• أوامر الشبكةنصائح مهمّة لتحسين مهارات إدارة الوقت في العمل - بتصرف

مشاركة المقال