برامج إدارة المهام: أدوات لتحسين الإنتاجية

عناصر الموضوع

1- أهمية برامج إدارة المهام

2- ماهي أدوات الإنتاجية؟

3- لماذا تعتبر أدوات الإنتاجية ضرورية؟

4- برامج إدارة المهام

في عهد الأعمال السريعة اليوم، يعد تنظيم الوقت وإدارة المشروعات بوسيلة مثمرة أمرًا إلزاميًا للتأكد من تنفيذ الأهداف وتحسين الإنتاجية إلى الفريق.

تعد برامج إدارة المهام وسائل رئيسة لتنفيذ هذا التعادل بين الأداء العالي والتنظيم الذكي.

عن طريق هذه الأدوات، تستطيع الفرق العمل بمهارة أعلى، وملازمة التطور نحو تنفيذ الأهداف بوضوح.

وسنتحدث عن أفضل برامج إدارة المهام التي من المحتمل أن تحسن من إنتاجية فريقك، وتسهم على الوصول إلى النجاح في مشاريعك المتنوعة.

1- أهمية برامج إدارة المهام

• برامج إدارة المهام ليست فقط وسائل لتنظيم الأعمال.
• ولكن هي منصات تحسن من تنظيم العمل على نحو أكثر دقة، وتسمح للفريق العمل بتوافق كامل لتنفيذ الأهداف المشتركة.
• هذه البرامج تعرض واجهات سلسة تتيح بتوزيع المهام بين أفراد الفريق، تخصيص الأولويات، وتتبع التقدم بكل مرونة.
• إحدي العناصر البارزة التي تميز هذه البرامج هو سلاستها في التأقلم مع احتياجات الفرق المتنوعة.
• من المحتمل أن تعرض برامج إدارة المهام الوسائل الضرورية لتنفيذ إنتاجية مرتفعة والوصول إلى النتائج المرغوبة في الوقت المخصص. [1]

2- ما هي أدوات الإنتاجية؟

• أدوات الإنتاجية هي خدمات أو تطبيقات تساعد الأفراد أو الفرق على تنظيم وقتهم، إدارة مهامهم، والاتصال على نحو أكثر كفاءة.
• هذه الوسائل تختلف ما بين تطبيقات سهلة لكتابة الملاحظات وإدارة المهام اليومية، إلى منصات متطورة لإدارة المشاريع وتنظيم الجهود الجماعية.

3- لماذا تعد أدوات الإنتاجية ضرورية؟

في عالم يكثر فيه بالتناثر والتضليل، من الوارد حدوثه أن تفقد الانتباه أو أن تجد نفسك مغمورًا في مهام غير لازمة.

هنا تحضر أهمية وسائل الإنتاجية التي تساعد في:

• زيادة الكفاءة:

عن طريق اقتصاد وقتك وانتباهك على المهام الأكثر أهمية.

• تحسين التنظيم:

عن طريق تنظيم المهام وتعيين الأولويات، حيث يبسط عليك متابعة تطورك وتنفيذ أهدافك.

• التواصل الفعّال:

تبسيط التعاون بين أفراد الفريق عن طريق منصات الاتصال الفورية وإدارة المهام المتضامنة.

• تقليل التوتر:

نتيجة إلى إمكانية إدارة الوقت على نحو أفضل، يسمح لك الوصول إلى توازن أفضل بين الحياة العملية والشخصية. [2]

4- برامج إدارة المهام

Shift

• يربط Shift كافة حسابات البريد الإلكتروني والتطبيقات الخاصة بك في نافذة واحدة.
• حيث يعمل على التواصل خلال الأنظمة الرئيسة بطريقة أبسط من أي وقت مضى.
• إذا كنت تعمل مع الكثير من العملاء الذين يستعملون مجموعة مختلفة من الأنظمة الرئيسة، فإن محطة العمل Shift الخاصة بك تتيح لك بمتابعة إدارة المهام في كافة أعمالك على تطبيقات متنوعة، من ضمن ذلك Excel وGmail وMessenger وSlack وWhatsApp وDiscord وFacebook وInstagram وClickUp والمزيد.
• يسمح لك النظام الرئيسي كذلك بتخصيص علامات تبويب الويب الموجهة لخفض عوامل الإلهاءات وإشعارات سطح المكتب. حيث تعد إحدى أفضل وسائل الإنتاجية.
• مميزات الأداة: الاتصال خلال الأنظمة الرئيسة.

ProofHub

• يسهم ProofHub على البقاء مرتبًا، وفي إدارة المهام خلال متابعة تطورك في مشاريع العملاء المتنوعة.
• يسمح لك بتخطيط المشاريع بالكامل والمتكل على السحابة وتخصيص المهام لأطراف متنوعة، وملاحظة الوقت المتخذ في كل تسليم.
• تستطيع أيضًا تنزيل المستندات التي تريدها لتنفيذ كل مهمة بكفاءة.
• تحوي الامتيازات الأخرى قوائم المهام والترقبات ومخططات جانت والتقويمات ومتابعة المعالم.
• مميزات الأداة: وسيلة مناسبة لإدارة المشاريع الكاملة All-in-one project management.

Evernote

• برنامج Evernote هو تطبيق ملائم لكتابة الملاحظات يجعل عملية العصف الذهني مثمرة.
• يسمح لك بترتيب أفكارك وتنظيمها بمساهمة من القوالب والماسح الضوئي للمستندات وإدارة المهام ومقص الويب.
• بالإضافة إلى ذلك، يتضمن Evernote على تطبيق جوال، لذلك فهو بسيط الاستعمال من خلال التنقل.
• مميزات الأداة: كتابة الملاحظات وترتيب الأفكار.

Todoist

• يعد Todoist مدهشًا للمستقلين الذين يعتمدون على المهام وعاشقي قوائم المراجعة.
• يقوم التطبيق على تسهيل طريقة تنظيم المشاريع، فهو يستعمل الملصقات واللوحات والقوائم لوظائف متنوعة.
• تستطيع تخصيص مراحل الأولوية، وجعل عدة من المهام مميزة، وتحديد التذكيرات.
• يعمل التطبيق على التضامن مع الآخرين أمرًا سلسًا وبسيط عن طريق توفير سمة المشاركة. لذلك تعد من أفضل وسائل الإنتاجية.
• مميزات الأداة: إدارة المهام.

Zapier

• يسمح لك Zapier أتمتة برامج إنتاجية الويب المناسبة لديك.
• فهو يرتب كافة وسائل الإنتاجية خاصتك الأكثر استعمالًا في مكان واحد، حيث معناه أنك تستغرق وقتًا قليلًا في التغيير بين الأنظمة الرئيسة المتنوعة ووقتًا أكبر في التركيز على عملك.
• يتشابه Zapier مع أكثر من 4000 تطبيق في السوق، من ضمن ذلك وMailchimp Google Workspace وSlack وTwitter وFacebook Ads وHubSpot وDiscord والكثير.
• مميزات الأداة: البلوغ إلى برامج ومنصات متنوعة في مكان واحد.

Dropbox

• تسمح لك خدمة Dropbox، وهي خدمة لإرسال الملفات، ومشاركة الصور ومقاطع الفيديو ومستندات معالجة النصوص والملفات الأخرى بسرعة وسهولة إلى أي شخص.
• إنه ذو قيمة خصوصية للعمل مع الملفات الضخمة.
• يعمل النظام الرئيسي المبني على السحابة بحفظ كل المحتوى المرتبط بك بأمان في مكان واحد من دون تصاعد التنزيل على مساحة تخزين جهازك.
• كذلك أنه يتضمن على سمة التوقيع الإلكتروني للمحافظة على الملفات أكثر أمانًا.
• مميزات الأداة: إرسال الملفات وتخزينها.

GanttPRO

• يسمح لك GanttPRO بإعداد مخططات لإدارة المهام وتحديد مسار العمل الخاص بك.
• يتضمن البرنامج المتكل إلى السحابة على واجهة ظاهرة مذهلة للفرق البعيدة أو المستعملين الفرديين، حيث يتيح لك بإدارة المهام وتنظيم المواعيد النهائية.
• تستطع كذلك ملاحظة حجم الوقت الذي تستغرقه في كل جزء من أجزاء كل مشروع.
• مميزات الأداة: إدارة المهام.

Trello

• أداة Trello هي أداة تضامنية لإدارة المشاريع تساهم في ترتيب العمل وإرساله مع أعضاء الفريق أو العملاء.
• على شبيه اللوحة التي تتضمن على ملاحظات لاصقة، تتيح لك واجهة Trello بتخيل حالة إدارة المهام المتنوعة وتخصيص العمل الذي يجب إعداده على نحو سريع.
• لذلك تعد إحدي أفضل وسائل الإنتاجية.
• تستطيع كذلك أتمتة المهام وتسيير العمل على نحو عام.
• بالإضافة إلى ذلك، تستطع استعمال التطبيق خلال أجهزة متنوعة لمتابعة عملك حينما كنت.
• مميزات الأداة: تنظيم المشاريع.

Calendly

• وسيلة أتمتة الجدولة من Calendly هو برنامج بسيط لإدارة المهام يقوم على سهولة عملية جدولة الاجتماعات.
• يفعل ذلك بوساطة رؤية الأشخاص الذين ترغب التواصل فيهم بالضبط عندما تصبح متوفرًا.
• يتعامل Calendly مع الكثير من الوسائل المنتشرة مثل LinkedIn وGoogle Calendar وZoom وOutlook وiCloud Calendar حتى يمكنك من متابعة اجتماعاتك ومواعيدك من أي مكان.
• لذلك تعد أحدي أحسن وسائل الإنتاجية.
• مميزات الأداة: الجدولة. [3]

مشاريع زوهو

• Zoho Projects هو برنامج كامل لإدارة المهام معد للمؤسسات من كافة الترددات.
• وهو يقدم مجموعة كبيرة من الامتيازات، من ضمن ذلك متابعة المهام ووسائل التعاون ومتابعة الوقت وإدارة الموارد.
• بسبب تقاريرها المتينة، تسمح Zoho Projects للفرق التصور للمشاريع وتنفيذها وملاحظتها بكفاءة.
• كذلك تحوي على مؤقتًا زمنيًا متضامنًا لتعجل عملية نسخ إيصالات الدفع للعملاء.
• وتستطع نسخ التقارير بتنسيق CSV أو XLS أو PDF لتعديل البيانات وإرسالها بسلاسة.

المميزات

إدارة المهام:

• لإدارة المهام، تنال على هيكل تجزئة العمل، وإدارة العقبات، وعلامة تبويب إضافة عالمية لتزويد مستعملين جدد على نحو سريع.
• كذلك يقدم أيضًا وجهات نظر متنوعة للمهام، وتبعيات، ومخططات جانت، وتذكيرات، وتكرار، وسباقات، والكثير.

سهولة الاستخدام:

• يمتاز برنامج إدارة المهام هذا بواجهة بسيطة الاستعمال مع بساطة التحرك.
• كذلك يتضمن على قوالب مشاريع لاشتغال العمل الموحد في المشاريع المتشابهة، حيث يقوم على تسهيل العمليات.
• بالإضافة إلى ذلك، تتاح تطبيقات الجوال لنظام iOS، AndroidوiPad القدرة على إدارة المشروعات ببساطة خلال التنقل.

التخصيص والتقارير:

• يتضمن تطبيق إدارة المهام المجاني هذا على امتيازات محددة كاملة للحقول المحددة والعروض والحالات.
• ستمتلك على لوحة معلومات كاملة تعرض تقارير تفصيلية عن تطور المهام ومؤشرات الأداء.

الأتمتة:

• يحتوي على امتيازات التشغيل الآلي للمخطط وقواعد إشغال العمل والوظائف المحددة لأتمتة المهام المعادة.

دمج:

• تتوافق Zoho Projects مع تطبيقات Zoho وGoogle وMicrosoft التطبيقات، ودعم التعاون خلال المنصات. كذلك أن تمتلك علامات تبويب ويب، تقدم بلوغًا سريعًا إلى تطبيقات الطرف الثالث.

غيرها من الميزات:

• يقدم تطبيق إدارة المهام هذا منتديات وتلخيصات تفاعلية ودردشات جماعية للمشاركة المثمرة وتسلّم تطورات المشروع.

المنصات المدعومة:

• على شبكة الإنترنت، آي أو إس، Android، آي باد. [4]

ختامًا، تعد برامج إدارة المهام من الوسائل الرئيسة التي لا نستغني عنها لأي فريق يهدف إلى تنفيذ أهدافه بمهارة عالية. إن كنت تدير مشروعًا ضئيلًا أو فريقًا متنوع المهام، فإن تنقية الوسيلة الملائمة من المحتمل أن يحدث فرقًا هائلًا في قدرة إنتاجية فريقك وتفوقه.

• ilpappsأفضل برامج إدارة المهام لزيادة إنتاجية فريقك
• qalamcodeأفضل أدوات الإنتاجية لعام 2024: قائمة بأحدث التطبيقات والخدمات
• guru99أفضل 16 أداة مجانية لإدارة المهام (2024)
• blog.nafezlyأدوات الإنتاجية: 18 أداة ويب لمضاعفة إنتاجية عمل المستقلين في 2024

مشاركة المقال

وسوم