كيفية استخدام برامج إدارة الوقت بفعالية

عناصر الموضوع

1- هل إدارة الوقت مهمة

2- ما هي مهارات إدارة الوقت

3- ما هي أساليب إدارة الوقت

4- كيفية وضع خطة لإدارة الوقت

كيفية استخدام برامج إدارة الوقت بفعالية, إن المهام تتجاوز دائمًا الوقت المتاح، سواء في الحياة الشخصية، أو الالتزامات المهنية، أو الترفيه، أو الدراسة، أو تطوير الذات، أو حتى الهوايات، قد تنتهي حياة الإنسان دون أن ينجز كل ما خطط له، تاركًا الأمر للآخرين للاستمرار فيه. يشير دور استخدام برامج إدارة الوقت بفعالية أو تنظيمه إلى عملية السيطرة الواعية على وقت الفرد لإنجاز مهام متعددة بهدف زيادة كفاءته وكفاءته وإنتاجيته فلابد من معرفة كيفية استخدام برامج إدارة الوقت بفعالية.

1- هل إدارة الوقت مهمة

الغرض من إدارة الوقت ليس مجرد إكمال المهام، بل ترتيب المهام حسب الأولوية وتنفيذ المهام وفقًا لهذه الأولوية أولاً لذلك فإن إدارة الوقت أمر في غاية الأهمية حيث يجد الإنسان نفسه أمامه أشياء كثيرة في معظم الأحيان، يكون الهدف هنا هو تقسيمهم ووضعهم في جدول زمني، بدلاً من السير بشكل عشوائي على سبيل المثال، إذا كانت إحدى مهامك هي العثور على وظيفة، فسوف تحتاج إلى الوقت اللازم لتحديث سيرتك الذاتية، والبحث في إعلانات الوظائف والشركات، والاستعداد للمقابلات الشخصية، ويجب عليك تخصيص الوقت المناسب لكل مهمة، على سبيل المثال، إذا وجدت فترة قصيرة من وقت الفراغ بين المهام، فيمكنك إكمال مهمة قصيرة، مثل تحديث سيرتك الذاتية.[1]

2- ما هي مهارات إدارة الوقت

مهارات إدارة الوقت التي يجب أن تمتلكها، مثل:

• التنظيم
• الأولويات
• تحديد الأهداف
• تخطيط

1- التنظيم

التنظيم يعطيك فكرة واضحة عن المهام التي يجب إنجازها وتوقيتها، التنظيم هنا يعني وجود دفتر مقسم حسب الموضوع، أو تقويم بالمواعيد، أو ترتيب الملفات لسهولة الوصول إليها، وغيرها من الأشياء التي عليك القيام بها. . ابحث عن الخيار الذي يناسب أسلوب حياتك أو طبيعة مهمتك.

2- الأولوية

يعد تقييم المسؤوليات والمهام وتحديد أولوياتها مهارة أساسية لإدارة الوقت بنجاح، على سبيل المثال، يمكنك إكمال المهام القصيرة والسريعة أولاً، ثم المهام الأطول، أو إكمال المهام البسيطة أولاً، ثم المهام الأكبر، أو المهام العاجلة أولاً. عاجل، أو كما ترون، لا توجد قواعد صارمة هنا، الأمور مرنة.

3- تحديد الأهداف

الخطوة الأولى لتحقيق أهدافك هي تحديد أهدافك ومن ثم معرفة كيفية تحقيقها. لا يمكن تحقيق أي شيء بمجرد النظر إلى قمة الهرم، يجب تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر بأطر زمنية محددة. قم بتجميعها معًا مثل قطع الليغو حتى تكمل هدف المهمة الذي يجب إنجازه.

4- التخطيط

يعد التخطيط عنصرًا أساسيًا في إدارة الوقت لأنه يتضمن تحديد الأولويات طوال اليوم، مثل تحديد مواعيد الاجتماعات، والتخطيط لقائمة التسوق، وتحديد مواعيد لإصلاح السيارة، ومواكبة أنشطة أطفالك في المدرسة والقائمة تطول، الأمر كله يتعلق بالمهام التي تكون أكثر من الوقت المتاح.

5- إنجاز المهمات بطريقة سريعة

يعتقد بعض الناس أن قضاء المزيد من الوقت في مهمة ما يعني أداء أفضل لها، ولكن وفقًا لعالمة النفس إيما دونالدسون-فيلتر، لا ينبغي أن يكون الأمر متعلقًا بكمية الوقت التي يقضيها المرء في المهمة؛ بل يتعلق الأمر بالنتائج ويجب على المرء البحث عن طرق فعالة لإنجاز المهام ثم إكمال المهمة بأسرع ما يمكن، مما يساعد بدوره في إدارة الوقت بشكل أفضل في إيجاد الوقت للانخراط في مهام ضرورية أخرى.

6- تجنب تعدد المهمات

يحاول بعض الناس القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد لأنهم يشعرون أن هذا من شأنه أن يحقق أفضل استغلال للوقت. ومع ذلك، وجدت دراسة في جامعة ستانفورد أن هذا كان في الواقع غير منتج لأنه خفض الإنتاجية الإجمالية، وكان العمل غير صحيح لأن التركيز كان مقسمًا بين المهام، وفي معظم الحالات، أدى تعدد المهام إلى تأخير الإنجاز إلى الحد الذي تم فيه إنفاق الكثير من الوقت دون جدوى؛ وبالتالي فإن التوصية هي القيام بشيء واحد في كل مرة.

7- عدم المماطلة

بعض المهام الضرورية تبدو صعبة أو غير ممتعة؛ لذلك، يبدأ التسويف وتأجيل القيام بها. ومن الخطأ تجنب إنجازها؛ لأن التأجيل المستمر لمثل هذه المهام يعد أسوأ عدو للإنسان في إنجاز الأمور؛ لأنه يعيق التركيز ويزيد من الشعور بالقلق؛ لذا ينبغي القيام بها أولاً بدلاً من تأجيلها، ويمكن إنجاز مثل هذه المهام بتقسيمها إلى مهام أصغر ووضع نظام مكافآت لتحفيز إنجازها.[2]

3- ما هي أساليب إدارة الوقت

هناك ثلاث طرق فعالة وموثوقة لإدارة وقتك بطريقة منظمة يمكن أن تساعدك هذه الأساليب على تحقيق أقصى استفادة من يومك وتحقيق أهدافك بفعالية.

• خريطة ذهنية
• مفكرات
• تقويم

1- الخريطة الذهنية

يفضل العديد من الأشخاص أستخدام الخرائط الذهنية لتقسيم المهام وتفرعها بدلاً من الفوضى والعشوائية للأستمتاع براحة البال، وهو ما يشبه “قص” المعلومات المتشابكة في عقلك ثم “لصقها” على الخريطة الذهنية، بحيث يمكنك سوف يصبح التفكير واضحا يمكن للعقل أن يشارك بشكل كامل في إكمال مهامك واحدة تلو الأخرى. هناك العديد من البرامج والمواقع المتاحة لتصميم الخرائط الذهنية، ولكن كل ما عليك فعله هو استخدام برنامج MS PowerPoint الشهير.[3]

2- مفكرات

يمكنك كتابة أي شيء تريده في دفتر ملاحظاتك، مثل سؤال عشوائي يدور في ذهنك، أو قائمة التسوق، أو قطع غيار السيارات، أو مهارات العمل لا تحتاج إلى قلم أو ورقة، أو استخدام عشرات التطبيقات على هاتفك بين الحين والآخر نقدم لك تطبيق Keep من Google لأنه بسيط وفعال ويمكنك أيضًا ربطه بهاتفك قم بتحديث برنامج “المفكرة” تلقائيًا حتى تتمكن من استعادته بسهولة في حالة فقدان البيانات على هاتفك

3- التقويم

إذا كنت تحضر الكثير من الاجتماعات سواء في القاعة أو عبر الإنترنت، وإذا قابلت الكثير من الأشخاص فلا شك أنك قد تصاب بالارتباك وقد تنسى أحد الاجتماعات، مما قد يضر بسمعتك أو يسبب ضرراً كبيراً ل بالنسبة لك، تكمن أهمية التقويم في أنه يمكنه جدولة المواعيد لك وإرسال تذكيرات لك عند اقترابها أو وصولها، ونحن نوصي باستخدام تقويم Google نظرًا لراحته وإمكانية مزامنته تلقائيًا مع حسابك.[4]

4- كيفية وضع خطة لإدارة الوقت

هناك عدة طرق لإنشاء خطة لإدارة الوقت، أشهرها المصفوفة التي قدمها ستيفن كوفي، مؤلف كتاب العادات السبع للأشخاص الناجحين للغاية.

يقوم كوفي بترتيب المهام حسب أهميتها ودرجة إلحاحها، كما هو موضح في الجدول التالي:

• صيانة السيارة أمر هام وعاجل.
• زيارة مدرسة الأطفال مهمة ولكنها ليست ملحة.
• التسوق ليس مهما ولكنه عاجل.
• سقي النباتات ليست مهمة ولا عاجلة.[5]

لكن يرجى ملاحظة أن ترتيب المهام يتغير من وقت لآخر وغير ثابت، ويمكنك تحديد ذلك، فمثلا سقي النباتات قد يصبح مهما وعاجلاً إذا كان الهواء جافاً أو إذا لم يتم السقي لفترة طويلة وقت.

وأخيرًا، نحن نعلم أن لديك الكثير من المشاغل ونحن مهتمون بأن نكون قادرين على إدارة وقتك الإداري بشكل أفضل، هل كنت تقوم بتطبيق تلك الأساليب؟ أم ستبدأ بتطبيق ما قرأته.

• معرفة نت طرق تنظيم الوقت.. خطوات عملية لتحقيق النجاح والتوازن في الحياة _بتصرف
• أرقام إدارة الوقت .. كيف يمكنُكَ إدارة وقتك بفاعلية لإنجاز المهام؟ _بتصرف
• Time camp Most Effective and Proven Time Management Techniques _بتصرف
• Timely 5 essential time management techniques _بتصرف
• University of st 9 Proven Time Management Techniques and Tools | USAHS _بتصرف

مشاركة المقال

وسوم