كيف تنجز مهامك الدراسية والوظيفية بكفاءة؟

عناصر الموضوع

١- إنشاء جدول زمني

٢- تحديد الأولويات ووضع الأهداف

٣- إدارة الوقت بكفاءة

٤- إنشاء خطة دراسية واقعية

٥- إدارة كفاءة العمل

تعلم مع موقع البوابة كيفية إنجاز مهامك الدراسية والوظيفية بكفاءة، قد يكون إدارة كل من المدرسة والعمل أمرًا صعبًا، ولكن مع التخطيط السليم والتنظيم ومهارات إدارة الوقت، من الممكن تحقيق التوازن بين هذه المسؤوليات بشكل فعال، فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في إدارة كل من المدرسة والعمل.

١- إنشاء جدول زمني

• الجدول الزمني يشبه إلى حد ما الخطة، ما هي الخطة الخاصة بحدث ما، أو يوم عمل، أو ميزانية، أو هدف لياقة بدنية، أو حتى لموظفي الشركة، تتطلب كل هذه الأشياء جدولاً زمنيًا يحدد العملية أو الإجراء اللازمين.
• وبغض النظر عن الجدول الزمني الذي تقوم بإنشائه، سواء كان جدولًا عائليًا يوميًا، أو نموذجًا لروتين العمل لموظف جديد، أو جدول ورديات متناوب، أو مخطط جدول أسبوعي، فإن منشئ الجدول الزمني يجعل العملية بأكملها بسيطة.
• استخدم أداة إنشاء الجدول الزمني لمساعدتك على تنظيم وقتك.
• أنشئ جدول عملك وجدول حصصك الدراسية وجدول اللياقة البدنية وجدول التنظيف وغير ذلك الكثير.
• بفضل قوالب الجدول الزمني اليومية والأسبوعية والشهرية المجانية، لن تنسى أبدًا موعدًا أو عنصرًا من عناصر العمل مرة أخرى.

اتبع الخطوات الموضحة أدناه لإنشاء جدولك الزمني في دقائق:

• أسس مشروع جديد وحدد قالب الجدول الزمني.
• قم بتحديث النص لتخصيص جدولك الزمني واستبدال الألوان بألوان شركتك لجدول العمل أو ألوانك المفضلة لجدول شخصي.
• اسحب وأفلِت كتل المحتوى لتعديل مظهر وشكل جدولك الزمني أو قالب مخططك.
• قم بإضافة أو تعديل أحجام الجدول لإنشاء جدول بالحجم المثالي.
• اكتب روتينك في قالب الجدول أو قم بتنزيله وطباعته لتعبئته بنفسك.[1]

٢- تحديد الأولويات ووضع الأهداف

• إن تحديد أولويات العمل يعد مهارة مهمة في إدارة الوقت بالنسبة للشركات الصغيرة والعاملين المستقلين الذين يعملون غالبًا على مشاريع متعددة في نفس الوقت لعملاء مختلفين.
• لتحديد أولويات مشاريعك بشكل فعال، تحتاج إلى تحديد مدى إلحاح وأهمية جميع مهام العمل المختلفة لديك، وترتيبها وفقًا لذلك.
• يجب أن يتوافق العمل المهم مع أهدافك ورسالتك على المدى الطويل، في حين أن العمل العاجل يحتاج ببساطة إلى إنجازه في أقرب وقت ممكن.
• من خلال تعلم تقنيات تحديد الأولويات المناسبة، ستصبح أكثر إنتاجية في حياتك العملية وأكثر تركيزًا على أهدافك.

كيفية تحديد أولويات العمل؟

يتضمن تحديد أولويات العمل اتخاذ قرارات صعبة بشأن أهمية الوظائف الجارية، اتبع الخطوات السبع التالية لتعلم كيفية تحديد أولويات العمل بشكل فعال:

• حدد أهدافك.
• إنشاء قائمة بالمهام الخاصة بك.
• تقييم الأهمية والإلحاح.
• قياس القيمة.
• ترتيب المهام المتشابهة حسب الجهد المبذول.
• كن منفتحا على التغييرات.

كيف تركز على أهدافك؟

• قم بتقسيم أهدافك.
• قياس التقدم الذي أحرزته.
• احصل على شريك للمساءلة.
• التخلص من المشتتات.[2]

٣- إدارة الوقت بكفاءة

أهم مهارات إدارة الوقت هي:

• ضع خطة.
• تأسيس قائمة أولويات بدل قائمة مهام.
• ابدأ مبكرا.
• تقسيم كل مهمة إلى أجزاء صغيرة.
• ممارسة اتخاذ القرار.
• تفويض المهام.
• حدد أهدافًا ذكية.
• تحديد المواعيد النهائية.
• تعلم كيفية وضع الحدود والقول لا.
• تقليل عوامل التشتيت.
• التعامل مع التوتر بحكمة.
• تجنب تعدد المهام.
• استخدم قاعدة الـ 20 دقيقة.
• خذ وقتا إجازة.
• بناء نظام ومتابعته بجدية.[3]

٤- إنشاء خطة دراسية واقعية

• قم بتقييم التزاماتك الأسبوعية في العمل والشخصية، وحدد أفضل الأوقات للدراسة، على سبيل المثال، فكر في الصباح الباكر، أو فترات استراحة الغداء، أو الأمسيات بعد العمل .
• استخدم منصات التعلم عبر الإنترنت مثل: edX للوصول إلى مواد الدورة التدريبية في أي وقت يناسبك، مما يتيح لك الدراسة بالسرعة التي تناسبك.
• يتيح لك التطبيق الوصول إلى جميع مواد الدورة التدريبية، مثل مقاطع الفيديو ومذكرات المحاضرات والاختبارات والبودكاست، في أي وقت ومن أي مكان.
• حدد أهدافًا واقعية لكل جلسة دراسية، مع التركيز على مواضيع أو مهام محددة بدلاً من محاولة تغطية كل شيء دفعة واحدة.
• قم بإعداد جلسات دراسية قصيرة لمساعدتك على تحقيق ذلك.
• قم بمراجعة وتعديل خطة دراستك بشكل منتظم بناءً على تقدمك وأي تغييرات في عملك أو حياتك الشخصية.[4]

٥- إدارة كفاءة العمل

• تشير الكفاءة إلى إنجاز المهام بطريقة تستهلك أقل قدر من الوقت والجهد.
• وتتميز بالعمل والقيام بشيء ما دون فقدان الموارد القيمة.
• لكي تكون فعالاً، عليك أن تمارس الإنتاجية، وأن تعمل بذكاء (وليس دائمًا بجهد أكبر)، وأن تنظم وقتك، تعرف علي بعض النصائح المفيدة لتعظيم كفاءة عملك:

أولاً إنشاء عادات صحية

إدارة الوقت:

• تنظيم وتخطيط وتقسيم وقتك بين الأنشطة.
• إن الإدارة الجيدة للوقت تمكنك من العمل بذكاء وليس بجهد أكبر.
• وهذا يسمح لك بإنجاز المزيد من الأمور في وقت أقل، حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية.
• إن الفشل في إدارة وقتك يضر بفعاليتك ويسبب التوتر.

تطوير روتين ضمن جدول زمني:

• إن وجود روتين تلتزم به عند إتمام مهامك يعد وسيلة رائعة للحفاظ على الكفاءة.
• قد يكون هذا مثل شيء بسيط مثل الاستيقاظ كل يوم في الساعة 12 ظهرًا للمشي السريع أو التمدد.
• أو، كل صباح تأخذ بضع دقائق لتدوين أهدافك ومهامك لهذا اليوم في مخطط.
• أيا كان الأمر، فإن وجود شيء تفعله كل يوم يمكن أن يساعد في خلق عادة تلتزم بها.

أيضاً من الضروري أخذ فترات راحة:

لا تستنزف طاقتك، إذا كنت تشعر بالتعب أو افتقارك للحافز، خذ قسطًا من الراحة وافعل شيئًا لشحن طاقتك، مثل: التمدد أو المشي أو الاتصال بصديق أو الاستماع إلى الموسيقى أو حتى مشاهدة مشهد من فيلمك المفضل.

ثانياً: حاول قدر الإمكان تقليل عوامل التشتيت

قد تجد نفسك محاطًا بكل ما يشتت انتباهك، وقد يبدأ تشتيت انتباهك بعيدًا عن مهمتك في التراكم حتى تصبح غير مدرك تمامًا لما كان أمامك مباشرةً.

حاول العثور على مكان هادئ للعمل فيه، احتفظ فقط بعلامات التبويب المتعلقة بالعمل مفتوحة أثناء وجودك على مدار الساعة.

إذا لزم الأمر، اضبط حالتك على “عدم الإزعاج” على هاتفك أو تطبيقات الاتصال الخاصة بك لمنع وصول عوامل التشتيت إليك.

إن وجود عدد أقل من عوامل التشتيت حولك قد يؤدي إلى:

انخفاض التوتر:

مع وجود عدد أقل من عوامل التشتيت، سنكون قادرين على إكمال العمل الذي نقوم به، مما يخفف أيضًا الضغط عن المهام الأخرى

التفكير العالي:

عندما نركز كثيرًا على بعض المهام، فإننا نحد من مواردنا المعرفية.

تحسين الذاكرة:

يؤدي تقليل عوامل التشتيت إلى توفير المزيد من الفرص لذاكرتنا للعمل بشكل صحيح.

مدى اهتمام أطول:

كلما ركزنا أكثر، كلما زادت مدة انتباهنا.

ثالثاً: تحديد الأولويات والتنظيم والتأمل الذاتي

قم بتحديد الأهداف: افهم مهمتك وحدد الأهداف لمساعدتك في الوصول إلى النتيجة النهائية المرجوة.

العمل والتحسين: التخلص من الأنشطة غير الضرورية، والتعامل مع المهام بأقصى جهد، والتركيز.

قيِّم أداءك: فكِّر أيضًا في مشاعرك الشخصية تجاه تقدم مهمتك.[5]

وختاماً، تذكر أن إيجاد التوازن بين الدراسة والعمل يتطلب القدرة على التكيف والمرونة، كن مستعدًا لتعديل جدولك حسب الحاجة وتقديم التنازلات اللازمة، كن لطيفًا مع نفسك وتذكر أنه لا بأس من طلب المساعدة أو إعادة تقييم التزاماتك إذا شعرت بالإرهاق، من خلال إدارة الوقت الفعّالة والنهج الاستباقي، يمكنك إدارة مسؤوليات الدراسة والعمل بنجاح.

• Visme Free Schedule Maker for Custom Schedules- بتصرف
• Freshbooks How to Prioritize Work Effectively and Focus on Your Goals- بتصرف
• Simplilearn Top 16 Time Management Skills to Help You Become a Success- بتصرف
• IU International University of Applied Sciences How to Balance Work and Study?- بتصرف
• Brooklyn College What are some ways to manage work efficiency?- بتصرف

مشاركة المقال

وسوم